Satin Alma Modülü

Satınalma ve İhale İşlemleri Birlikte Gerçekleştirilir

SisoHBYS üzerinde tüm ihale ve satın alma işlemleri elektronik olarak yapılabilmektedir. Satınalma Modülünde sağlık kurum/kuruluşlarının hizmet, ilaç, tıbbi malzeme ve sarf malzemelerinin satınalma işlemine ilişkin bilgiler kayıt altına alınır.

Kamu İhale Kanunu'na (KİK) göre düzenlemeleri yapılan SisoHBYS Satınalma Modülü; ihale ve satınalma işlemlerinde, malzemelerin yaklaşık maliyet tespitinden alımına, otomatik faturalandırmadan muhasebeleştirmeye kadar geçen sürecin bilgisayar ortamında, kolay ve hızlı bir şekilde yapılabilmesine olanak sağlar.

İhaleye Ait Birçok Hazırlık Elektronik Ortamda Gerçekleştirilir

İhalelerin tüm hazırlık aşamaları Satınalma modülü üzerinden adım adım takip edilebilmektedir. Sürece dair; fiyat araştırmaları, firmalarla hazırlık sürecinde yapılan yazışmalar, ihale içeriği, teknik ve idari şartnameler, ihale komisyonları gibi bilgiler hazırlık aşamasında kayıt altına alınmaktadır.

İhale Dokümanları Elektronik Ortamda İncelenir

Satın Alma Modülü kullanılarak ihale dokümanları elektronik ortamda incelenebilir ve dokümanlara yönelik açıklamalar oluşturularak kaydedilebilir. İhaleye katılan firmaların komisyonlara sundukları belgeler elektronik olarak kontrol edilir. İhale dosyaları gruplanabilir ve yıl bazında takibi yapılabilir. Ayrıca modülde kısmi teklif verilebilen ihaleler için özel takip yapılabilir. İhaleye katılan firmaların ihaleye katılımı, katıldığı tarih ve saatleriyle birlikte kaydedilerek ihale katılım tutanağı otomatik olarak hazırlanır.

Tüm İhale Süreci Ayrıntılı Olarak Adım Adım Belgelenir

Satın Alma Modülü kullanılarak İhale süreci başlangıcında firmalardan alınan dosya teslim alma bilgileri ve komisyon teslim tutanak bilgileri ile kaydedilir. İhale değerlendirmeleri sonucunda değerlendirme dışı tutulan firmalar için Değerlendirme Dışı Bırakma Tutanağı düzenlenir. Firmaların komisyona sunduğu belgeler elektronik ortamda kontrol edilerek belge kontrolü bilgileri kaydedilir. Belge kontrolü bilgileri çerçevesinde belge kontrol tutanağı düzenlenebilir.

İhale dokümanları elektronik ortamda inceleniyor.

İhale dokümanları elektronik ortamda incelenerek dokümanlara yönelik açıklamalar kayıt edilebiliyor. İhaleye katılan firmaların komisyonlara sundukları Belge Bilgileri (Oda sicil Belgesi, Teklif Mektubu, Geçici Teminat, Vekaletname, Yeterlilik Belgesi vb) elektronik olarak kontrol edilebiliyor. İhale dosyaları gruplanıyor ve yıllar bazında takip edilebiliyor. Kısmi teklif verilebilen ihaleler için özel takip yapılabiliyor. İhaleye katılan firmaların ihaleye katılımı, katıldığı tarih ve saatleriyle birlikte kayıt edilerek İhale Katılım Tutanağı otomatik olarak hazırlanıyor.

Farklı İhale Türlerine ve Usullerine Göre Çalışma Dosyaları Düzenlenebilir

Mevcut alım şekillerine Hizmet Alımı, Mal Alımı, Danışmanlık Hizmeti Alımı, Yapım İşleri ve ihale türlerine göre işlemler yapılabilir. Açık İhale, Belli İstekliler Arasında, Pazarlık Usulü, Doğrudan Temin ve Usulü Sonradan Belirlenecek İhale usullerine göre 4734 sayılı KİK Kanunu kapsamında ya da kapsamı dışında kalacak yeni çalışma dosyaları düzenlenebilir.

Yaklaşık Maliyet Hesaplanır

Firmalardan yaklaşık maliyet tespiti için proforma teklifleri alınır ve alınan faturalar kaydedilir, istenilen raporlar çıktı olarak alınabilir. Satınalma Modülü’nde yaklaşık maliyet tespitine göre, yaklaşık maliyet tutanağı otomatik olarak hazırlanır. En düşük fiyat, ortalama fiyat veya yüksek fiyata göre yaklaşık maliyet tespiti yapılır. Yaklaşık maliyet tespitine göre, Geçici Teminat Tutarı otomatik olarak sistem tarafından hesaplanır.

Stok ya da Sarf Malzemelerin Alımında Mukayese Cetvelleri Oluşturulur

SisoHBYS Modülleri (Stok, Demirbaş, Eczane, Muhasebe) Lüzum Müzekkereleri ile entegre çalışmaktadır. İhalesi ya da satınalma işlemi yapılacak malzemeler için otomatik olarak Lüzum Müzekkereleri düzenlenir. Stok ya da sarf malzemelerinin satınalma işlemlerinde, önceki teklif edilen fiyatlarla karşılaştırması yapılarak, verilen fiyatlara ve indirimlere göre, kalem ya da grup bazında Mukayese Cetvelleri oluşturulur.

Firma Yeterlilik Durumu İncelenebilir

Firmanın komisyona sunduğu İş Deneyim Belgesi değerlendirilip, yeterli olup olmadığına ilişkin açıklamalar kaydedilir. Geçici Teminat Kontrolü yapılabilir, firmanın yeterli olup olmadığına ilişkin açıklamalar kaydedilir. Firmaların komisyona sunduğu belgelerde eksiklik olması halinde gerekli kayıtlar oluşturulur, gerekçeleri kayıt altına alınarak ihale işlemlerine devam etmesi önlenir. İhale tutanakları içerikleriyle ve gerekçeleriyle birlikte (tarih, saat, sayı, konu, tür) düzenlenebilir. Firmanın yeterli olması halinde Yeterlilik Kararı kayıt altına alınır.

İhaleyi Kazanan Firmalar Sözleşme Yapmak İçin Davet Edilir

Satınalma Modülü’nde, ihale sonucunda ihale kararı bildirilecek olan firmaların listeleri alınır ve firmalara karar bildirimi yapılır. İhaleyi kazanan firmaların listeleri, ihale kalem listeleri ve bu verilerin çıktıları alınabilir. Sözleşmeye davet edilen firma veya firmaların ayrıntılı bilgileri ile sözleşme metni görüntülenebilir. Kesin sipariş işlemleri yapılabilir. Komisyon kararının ekinde belirtmek için; firmaların kazandıkları kalemleri, teklif ettikleri tutarları ve diğer bilgilerin yer aldığı Firma Kazandı Belgeleri otomatik olarak hazırlanır. Firmalarla yapılacak anlaşmalar şablonlar aracılığı ile otomatik olarak hazırlanabilmektedir.

Onayı Alınmış Stok ya da Sarf Malzeme İsteklerinin Siparişleri Verilebilir

Satınalma Modülü’nde; onay belgesi, ilgili bütçe maddelerine göre otomatik olarak hazırlanır. Onayı alınmış stok ya da sarf malzeme istekleri siparişe aktarılarak, firmaya gönderilmek üzere sipariş çıktısı alınabilir. Verilen siparişlerin mevcut durumları (beklenen, geciken, gümrük, muayene, kabul vb.) izlenebilir.

Malzeme Tesliminde Muayene Raporu Hazırlanır

Satın Alma Modülü kullanılarak kesin siparişi verilen her malzemenin tesliminde muayene yapıldıktan sonra muayene raporu hazırlanır. Malzeme kalitesi, firma servisi, satış sonrası destek, zamanında, eksik, geç, kusurlu teslim bilgileri; malzeme ve alınan firma bazında tutulur. Firma ödemeleri için bir veya daha fazla Tahakkuk Müzekkeresi oluşturabilir. Muhasebenin ilgili fişleri onaylamasıyla birlikte ödeme yapılır. Ayrıca yapılan ödemeler takip edilerek hatalı işlemler engellenir.