Satin Alma Modülü

İhale ve Satınalma işlemleri tümleşik bir yapıda gerçekleştiriliyor.

Sağlık kurum/kuruluşlarının ilaç, tıbbi malzeme ve sarf malzemelerinin satınalımına ilişkin bilgiler (Fiyat, Tarih, Miktar vb) kayıt edilebiliyor ve gerekli tüm ihale ve satınalma işlemleri elektronik olarak yapılabiliyor. Tutulan kayıtlara ve yapılan işlemlere ilişkin çeşitli istatistikler elde edilebiliyor, ayrıntılı sorgulamalar yapılabiliyor ve istatistiksel sorgu raporlarının çıktısı alınabiliyor.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na (KİK) göre düzenlemeleri yapılmış olan yazılım, ihale ve satınalma işlemlerinde malzemelerin yaklaşık maliyet tespitinden alımına, otomatik faturalandırmadan muhasebeleştirmeye kadar geçen sürecin bilgisayar ortamında otomatik olarak yapılabilmesini sağlıyor.

Farklı ihale türleri ve usüllerine göre çalışma dosyaları düzenlenebiliyor.

Mevcut alım şekillerine, Hizmet Alımı, Mal Alımı, Danışmanlık Hizmeti Alımı, Yapım İşleri ihale türlerine göre işlemler yapılabiliyor. Açık İhale, Belli İstekliler Arasında, Pazarlık Usülü, Doğrudan Temin ve Usülü Sonradan Belirlenecek İhale Usüllerine göre 4734 sayılı kanun kapsamında ya da dışında kalacak yeni çalışma dosyaları düzenlenebiliyor, eski çalışma dosyaları üzerinde sorgulama işlemleri yapılabiliyor.

İhale hazırlığı elektronik ortamda gerçekleştiriliyor.

Tüm İhalelerin hazırlık aşamasında Fiyat Araştırması yapılabiliyor. Fiyat araştırmasında, araştırma yapılan firmalar ile yapılan Yazışma Bilgileri, ekleri ile birlikte ihaleyi tanımlayan içerik, firmaların iletişim bilgileri ve Şartname Özeti yer alıyor. Her ihale için ayrı-ayrı Teknik Şartname Komisyonu, Yaklaşık Maliyet Komisyonu Başkanı, üyeleri, yedek üyeler belirlenebiliyor. Teknik Şartname Komisyonu yazılarının (Görevlendirme, Teşkil, Tebliğ) bilgisayar çıktıları alınabiliyor.

İhalenin gerçekleştirileceği toplantının tarihi ve saati belirlenebiliyor, ihalenin Son İlan Tarihi, İlan Tipi, İhale Onay Son Tarihi bilgileri görüntülenebiliyor. Onay ve Görevlendirmeye yönelik bilgiler (Tarih, Onay Tarihi, Onay Sayı, Görevlendirme Sayı) yer alıyor. Teklif ve sözleşme Türü (Götürü Bedel, Birim Fiyat) ve Bütçe Türü (Genel Bütçe, Katma Bütçe, Özel İdare, Döner Sermaye, Bilim Araştırma Proje) belirlenebiliyor. Malzeme listesi (Ad, Kod, Miktar, Stok Birimi, Stok Birim Fiyatı, Maliyet, Son Alınan Firma, Son Alım Fiyatı, Bütçe Kod, Bütçe Adı vb) düzenlenebiliyor. Kalem veya grup bazında ihale oluşturabiliyor.

Yaklaşık maaliyet hesaplanıyor.

Yaklaşık maliyet tespiti için firmalardan Proforma Tekliflerz alınıyor, alınan faturalar kayıt ediliyor, raporları bilgisayar çıktısı olarak yazdırılabiliyor. Yaklaşık Maliyet Teklifleri alınıyor. Yaklaşık maliyet tespitine göre, Yaklaşık Maliyet Tutanağı otomatik olarak hazırlanarak yazdırılabiliyor. En düşük, Ortalama veya Yüksek Fiyata göre Yaklaşık Maliyet Tespiti yapılabiliyor. Yaklaşık maliyet tespitine göre, Geçici Teminat Tutarı otomatik olarak hesaplanıyor.

İhale dokümanları elektronik ortamda inceleniyor.

İhale dokümanları elektronik ortamda incelenerek dokümanlara yönelik açıklamalar kayıt edilebiliyor. İhaleye katılan firmaların komisyonlara sundukları Belge Bilgileri (Oda sicil Belgesi, Teklif Mektubu, Geçici Teminat, Vekaletname, Yeterlilik Belgesi vb) elektronik olarak kontrol edilebiliyor. İhale dosyaları gruplanıyor ve yıllar bazında takip edilebiliyor. Kısmi teklif verilebilen ihaleler için özel takip yapılabiliyor. İhaleye katılan firmaların ihaleye katılımı, katıldığı tarih ve saatleriyle birlikte kayıt edilerek İhale Katılım Tutanağı otomatik olarak hazırlanıyor.

Stok ya da sarf malzemelerinde alımında Mukayese Cetvelleri oluşturuluyor.

Sisoft HBYS modüllerindeki (Stok, Demirbaş, Eczane, Muhasebe) Lüzum Müzekkereleri ile entegre çalışıyor. İhalesi ya da satınalım işlemi yapılacak malzemeler için Otomatik olarak Lüzum Müzekkereleri düzenlenebiliyor. Stok ya da sarf malzemelerinin satınalma işlemlerinde, önceki fiyatlarla karşılaştırma yapılarak, verilen fiyatlara ve indirimlere göre, kalem ya da grup bazında Mukayese Cetvelleri (Ad, Miktar, Birim, Maliyet, Yaklaşık Maliyet, Toplam Maliyet vb) oluşturuluyor. Mukayese cetvelleri ile birlikte isteği yapılmış olan stok ya da sarf malzemelerinin satınalma onayının yapılabilmesi için standart Form Çıktısı alınabiliyor.

Åžablonlar sayesinde idari ve teknik ÅŸartnameler otomatik olarak oluÅŸturuluyor.

İhale Bilgileri, Onay Bilgileri ayrıntılı olarak (Onay, İhale Kayıt Numarası, İdari Şartname Maddeleri, Sözleşme) görüntülenebiliyor. İhale İlan Bilgileri, İhale İlanı Dokümanı ve İhale Tutanağı görüntülenebiliyor, bilgisayar çıktıları alınabiliyor. Tip İdari Şartname, Tip Sözleşme görüntülenebiliyor, bilgisayar çıktıları alınabiliyor. Zeyilname düzenlenebiliyor. Şablonlar ve matbu formlar kullanıcılar tarafından değiştirilerek ve özelleştirilebiliyor. Kullanıcıların program içinde yaptıkları işlemler, hareketler, kayıt ve değişiklikler dinleyici tablolar aracılığı ile izleniyor.

Gazete ilanları için ilan istek formu hazırlanıyor.

Gazeteye verilen ilanların hangi gazetede, hangi şehirde, hangi tarih ve no ile yayımlandığına dair bilgiler komisyon üyelerinin onayı ile tutuluyor. Gazetelere verilen ilan metni bir ya da birden fazla ihale için otomatik olarak hazırlanabiliyor.

Tüm ihale süreci, ayrıntılı olarak adım-adım belgeleniyor.

İhale süreci başlangıcında firmalardan alınan Dosya Teslim Alma Bilgileri (İhaleye Katılım Sıra No, Tarih, Saat, Ad, Kod vb) ve Komisyon Teslim Tutanak Bilgileri (Teslim Tarihi, Teslim Eden Personel, Teslim Alan Personel Saat vb) ile birlikte kayıt edilebiliyor. İhale değerlendirmeleri sonucunda değerlendirme dışı tutulan firmalar için Değerlendirme Dışı Bırakma Tutanağı (Tarih, Saat) düzenlenebiliyor. Firmaların komisyona sunduğu belgeler elektronik ortamda kontrol edilerek Belge kontrolü bilgileri kayıt ediliyor. Belge kontrolü bilgileri çerçevesinde Belge Kontrol Tutanağı düzenlenebiliyor.

Firma Yeterlilik Durumu incelenebiliyor.

Firmanın komisyona sunduğu İş Deneyim Belgesi (iş Bitirme ve İş Durum Belgeleri) değerlendirilip, yeterli olup-olmadığına ilişkin açıklamalar kayıt edilebiliyor. Geçici Teminat Kontrolü (Teklif Toplamı, gerekli Teminat, Yatırılan Teminat, Evrak Tarihi vb) yapılıyor, yeterli olup-olmadığına ilişkin açıklamalar kayıt edilebiliyor. Firmaların komisyona sunduğu belgelerde eksiklik olması halinde gerekli kayıtlar gerçekleştirilip, gerekçeleri kayıt edilerek ihale işlemlerine devam etmesi önleniyor. İhale tutanakları içerikleriyle-gerekçeleriyle birlikte (Tarih, Saat, Sayı, Konu, Tür) düzenlenebiliyor. Firmanın yeterli olması halinde Yeterlilik Kararı kayıt ediliyor.

Satınalma kararları programca otomatik olarak hazırlanıyor.

Tüm satınalma işlemlerine ilişkin Satınalma Komisyon Kararları (Doldurulduğu Tarih/Saat, Karar Tarihi/Saati, Karar No, Açıklama, Malzeme Avantaj Listesi vb) saklanabiliyor, bilgisayar çıktıları alınabiliyor. Satınalma kararı, ilgili firma seçilerek, Karar Tarih ve Numarası belirtilerek programca otomatik olarak hazırlanıyor. İdare yetkilisinin onayı ve açıklamaları kayıt edilebiliyor. İhale evraklarının incelenmesi amacıyla oturuma ara verilmesi durumunda Komisyon Ara Karar Tutanağı Sdüzenlenebiliyor.

İhaleyi kazanan firmalar sözleşmeye davet ediliyor.

İhale sonucunda ihale kararı bildirilecek olan firmaların listeleri alınıp Karar Bildirimi (Karar Tarihi/No, Onay Tarihi/No) yapılıyor. İhaleyi kazanan firmaların listeleri ve ihale kalem listesi ve bilgisayar çıktıları alınabiliyor. Sözleşmeye davet edilen firmanın ayrıntılı bilgileri (Teminat Türü, Tarihi, Tutarı, İmza Yetkilisi, Sözleşme Tutarı vb) ve sözleşme metni görüntülenebiliyor. Kesin sipariş işlemleri (Teslim Zamanı, Onaylayan Adı ve Unvanı, Teslimat Adresi, Tarih vb) yapılabiliyor. Komisyon kararının ekinde belirtmek için; firmaların kazandıkları kalemleri, teklif ettikleri tutarları ve diğer bilgilerin yeraldığı Firma Kazandı Belgeleri otomatik olarak hazırlanıyor. Firmalarla yapılacak anlaşmalar şablonlar aracılığı ile otomatik olarak hazırlanabiliyor.

Onayı alınmış stok ya da sarf malzeme isteklerinin siparişleri veriliyor.

Onay Belgesi, ilgili bütçe maddelerine göre otomatik olarak hazırlanıyor. Onayı alınmış stok ya da sarf malzeme istekleri siparişe aktarılarak, firmaya gönderilmek üzere Sipariş Çıktısı alınıyor. Verilen siparişlerin mevcut durumları (beklenen, geciken, gümrük, muayene, kabul vb.) izlenebiliyor.

Malzeme tesliminde Muayene Raporu hazırlanabiliyor.

Kesin siparişi verilen her malzemenin tesliminde muayene yapılarak Muayene Raporu hazirlanabiliyor. Malzeme kalitesi, firma servisi, satis sonrasi destek, zamaninda, eksik, geç, kusurlu teslim bilgileri; malzeme ve alinan firma bazinda tutulabiliyor. Firma ödemeleri için bir veya daha fazla Tahakkuk Müzekkeresi oluşturabiliyor. Muhasebenin ilgili fişleri onaylamasıyla birlikte ödeme yapılıyor. Yapılan ödemeler takip edilerek fazla ödemeler engelleniyor.