Çanakkale Devlet Hastanesi

Doğa Güzelliği ve Tarihsel Zenginlikler Kentinde Modern Bir Hastane.

            Doğa güzelliği ve tarihsel zenginliği, modern ve düzenli yerleşimler ile destekleyen Çanakkale, bütün çekiciliği ile insanları adeta büyülemiş. Yerli halkın Çanakkale’de yaşamalarından kaynaklanan huzuru açıkça gözlenebiliyor. Dışarıdan gelip yerleşenlerin hepsinin ise güzel birer öyküleri ve haklı birer nedenleri var. Çanakkale’den söz eden insanlar  heyecanlanıyor, bir sevgiliden söz edercesine gözleri parlıyor. Ve Çanakkale’de kalma öyküleri eski insanların bilinçli seçimlerini de doğruluyor. Çanakkale, burada doğan ve buralı olan insanların ellerinde günden güne gelişiyor, güzelleşiyor. Kurtuluş Savaşı’ nda yazılan destan ile düşmanlara GEÇİLMEZ dedirten Çanakkale, dostlara tüm konukseverliği ile kapılarını açıyor.

           Bölge hastanesi olma yolunda çalışmalar yürüten Çanakkale Devlet Hastanesi’ni ziyaret ettiğimizde, modern sağlık hizmetinin gerektirdiği asgari uygulamaların çok üzerinde çalışmalar zinciri ile karşılaştık;

            Tam Otomasyon Sistemi hastaneyi bütünüyle yöneterek çağdaş bir işleyiş kazandırmış. Gelir kayıpları ve el ile yapılan işlemlerden kaynaklanan hatalar bütünü ile ortadan kaldırılmış.

            Telefonla Randevu Sistemi ile birlikte hastaların randevuları zaman kaybı olmadan ve düzenli bir şekilde yapılıyor.

            Hastanenin web sitesini kullanarak hastaların kendilerine ait  bilgileri, (şifrelerini kullanarak) hekimlerin ise hastalara ait bilgileri görebilmesi ve izleyebilmesi sağlanmış. Çocuk Servisi’nin zemini çizgi film kahramanları ile süslenerek, minik hastaların hastaneden korkmaları önlenmiş. Yaşlı ve yardıma muhtaç hastaların kısa sürede tedavi işlemlerinin yapılmasını sağlayan Sosyal Servis kurulmuş.

            Kamera Sistemi, Sıramatik Sistemi gibi uygulamalar hızla hizmete girmiş.

            Çanakkale Devlet Hastanesi’ndeki yeni uygulamalar hakkında bilgi almak için ilk olarak Başhekim Op.Dr. Orhan Talu’ ile görüştük.

            -HBYS’ye neden gereksinim  duydunuz?

            Artık otomasyon günümüzün vazgeçilmez bir gerçeği haline geldi. Eğer bir hastane otomasyona sahip değilse o hastanenin yönetilmesi çok zor olacaktır. Hastane gibi yüksek cirolu bir kurumda otomasyona geçmemekten kaynaklanan mali kayıplara, iş gücü kayıpları da eklenince kontrolsüzlük verimsizlik yönetime önemli sıkıntılar yaşatacaktır. Bunun yansımaları da iki yönlü olacaktır. Hem hastane yönetimi, çalışanları, hem de hizmet almak isteyen hastalar olumsuz yönde etkilenecektir. Sunduğumuz hizmeti kolaylaştırmak, iyileştirmek için yenilikleri, en iyi uygulamaları hastanemize kazandırmaya çalışıyoruz. Çözüm HBYS bunlardan birisidir.

            -Randevu Sistemi’ni kullanan ikinci Devlet Hastanesi olarak izlenimleriniz nelerdir?

            -Hastanemizde randevulu muayene mecburiyeti söz konusu değil. Randevusuz hasta da kabul edili-yor. Ancak randevu alınınca sıra beklemeden muayene olmak mümkün oluyor. Hastalarımız poliklinikten Sıra Numarası alarak o saatte muayene olmaya  geliyor. Böylece hastane önlerinde yaşanan yığılmaların önüne geçilmiş olunuyor. Hastalarımız Muayene Sırası  almak için hastanede harcayacakları zamanı kazanıyorlar.

            -Hastanenizde çocuk bahçesi gibi bir servisle karşılaştık. Bu uygulama hakkında bilgi verir misiniz?

            -Kadın Doğum Servisimizin ek binaya taşınması ile eski binadaki servis Çocuk Servisi haline getirildi. Bu servisimizi tamamen elden geçirerek daha modern bir hale getirmek için çalışmalar başlattık. Çocukların hastaneye geldiklerinde korkuları oluyor. Bunu oradan kaldırmak için yerlere çizgi film kahramanlarının resimlerini yapıştırdık. Servise gelen çocuklar hoş bir sürpriz ile karşılaşıp buradan ayrılmak istemiyorlar. Kısa bir süre sonra bu bölümde görev yapanyapan hemşirelerimizin formalarını da çizgi film karakterlerinden oluşan formalar ile değiştireceğiz. Böylece minik hastalarımız onlardan korkmayacaklar.

            Hastanedeki Sosyal Servis hakkındaki bilgiyi Hastane Müdürü Halil Işık’tan aldık:

            -Sosyal Servis’in kuruluş amacını özetleyebilir misiniz?

            -Yaşlı ve yardıma muhtaç hastaların kısa sürede tedavilerini yaptırabilmeleri için hastanemiz bünyesinde bir Sosyal Servis oluşturduk. Bir erkek, İki bayan personel ile bir hemşire hastaneye gelen hastalara yardımcı olarak, onların muayenelerini ve tahlil sonuçlarını takip ederek kendilerine veriyorlar. Desteğe ihtiyacı olan anne adayları ve bebekli kadınlara da yardımcı olarak kaliteli bir hizmet vermeye çalışıyoruz.

               Hastanemizde bir de Hasta Hakları Birimi oluşturduk. Hastalarımızın hastane işleyişine yönelik istekleri, şikayetleri burada yüz yüze görüşülerek alınıp, gerekli birimlere iletilerek çözümlenmeye çalışılıyor.

            Hastanenin otomasyon Sistemi’nin geçmişi ile ilgili  bilgi almak ve teknik bakımdan bir prog-ramcı olarak görüşlerini almak için Başhekim Yardımcısı Op.Dr.Enzar Töre ile görüştük:

            -Hastanenizin Bilgi Yönetim Sistemi’nin kullanım öyküsünü anlatır mısınız?

            -İki bin yılında hastanemizin otomasyon sistemini ben geliştirmiştim. Otomasyon Barkod Sistemi’ne göre çalışıyordu ve ancak Tahakkuk Servisine yedi tane bilgisayar koyabilmiştik. En önemlisi polikliniklere bilgisayar koyamamıştık. 

            Ancak minimum mali gereksinmeleri karşılayacak yapıda bir yazılıma sahiptik. Mesela personel programımız yoktu ama maaş hesaplaya biliyorduk. Zamanla da sistem oldukça büyüdü. Ancak idari görevlerimin ağırlığı ve yazılım geliştirme, destek verme işinin bir kişi ile yürütülmesinin mümkün olmamasından dolayı benim programımdan vazgeçtik. Zaten artık hastanenin işlem hacminin artmasından dolayı yazılımın Tam Otomasyon’u içermesi gerekiyordu. Biz de Tam Otomasyon yapısına sahip, anahtar teslimi programlar üreten firmalar ile bağlantı kurduk. On beş hekimden oluşan bir komisyon kurduk. Komisyon kararını Çözüm Bilgisayar’dan yana kullandı.

            -Otomasyona geçiş sürecinde öncelikle karşılaştığınız zorluklar neler oldu?

            -Hastanemizin otomasyon konusunda belli bir alt yapısı vardı. Bir çok hastamız zaten otomasyona kayıtlıydı. Mevcut sistemdeki kayıtlar aktarıldığından çok sıkıntı oluşturmadı. Eğer ilk kez otomasyon kullanacak olsaydık sıfırdan kayıtlar girilecek olduğundan bir miktar yığılmalar yaşı-yabilirdik. Ama bu oran hastanemizde yüzde on’u geçmedi.

            Hastanemizde Tahakkuk ve Müracaat Servisleri otomasyon konusunda bilgi sahibiydi. Bu servislerde geçiş oldukça sorunsuz oldu. Ancak bazı servislerde hiç bilgisayar kullanmamış personel vardı. Personelin program kullanımı konusundaki acemlikleri, kullanıcıların temel bilgisayar okur yazarlık eğitimlerinin yetersizlikleri başlıca sorunumuz oldu.

            Her şeye rağmen bizim çalışmalarımız gösteriyor ki, otomasyon konusunda korkmaya hiç gerek yok-tur. Bu işi biz yapamayız, çalışmalarımız yetersiz demek anlamsız olacaktır. Bu işi yapamaz denilen insanlar şu anda bilgisayarı severek kullanıyorlar. Gelip bize bu işi daha önce neden yapmadığımızı soruyorlar. Bu bakımdan benim hastanelere tavsiyem, otomasyona geçme konusunda kesinlikle geç kalmasınlar. Biz bunu yapabilir miyiz diye  düşünmesinler.

            Ve sistemi kurarken küçük düşünmesinler, tüm birimlerini kapsayacak şekilde düşünsünler. Biz dört yüz yataklı hastanemizde yüz bilgisayarlı bir sistem kurduk. Bu sayıyı yakında daha da arttıracağız. Hastanelere ikinci bir tavsiyem de, alacakları yazılımı, firmayı ve destek hizmetlerini iyi incelesinler. Otomasyon’a geçerken Çözüm Bilgisayar ile görüşmeden karar vermesinler. Sonuçta mutlu olacaklar.

            -Bir kullanıcı ve aynı zamanda bir programcı olarak Çözüm Yazılımlarını nasıl değerlendiriyorsunuz?

            -Veri tabanı programcılığı olarak oldukça iyi bir program. Sadece hasta kayıt yada tahakkuk programı değil gerçek anlamda bir Tam Otomasyon Sistemi.             Otomasyonda birinci amaç bilgi sahibi olmaktır. Nereden ne geliyor? Nereye gidiyor? Mali kayıtlar gibi bilgilere sağlıklı bir şekilde sahip olmak çok önemlidir. Bu bilgilere sahip olmadan hastane gibi yüksek cirolu ve çok sayıda personelin hizmet verdiği bir kurumu yönetemezsiniz. İyi bir otomasyonun öncelikle sağlıklı bilgi akışını sağlaması gereklidir. Bence Çözüm Bilgisayar’ın yazılımları tüm modüllerinde bunu kesinlikle sağlıyor.

            İyi bir yazılım için, standart gereksinmelerin dışında hizmeti kolaylaştıran, vatandaşlarla olan ilişkileri çağdaş seviyeye çıkaran artı özellikler çok önemlidir. Randevu Sistemleri, Sıramatik, Kamera Sistemi, Kiosk Uygulaması vs. gibi özelliklerin tümü  Çözüm Yazılımlarında mevcut.

            Tüm modüller entegre bir şekilde çalışıyor ve sistem çok esnek yapıda tasarlanmış . Belirli şartlarda çalışan bir program değil, gelişmelere kolayca ayak uydurabilen bir esnekliği var. Yazılımlarda istenilecek değişiklikleri en kısa sürede yapabilecek çekirdek bir yapı var. Kullanıcı Tanımlı Raporlar benim en beğendiğim uygulamalardan. Her kurum kendi işleyiş özelliğine göre rapor tasarımı yapabiliyor.

            -Çözüm Telefonla Randevu Sistemi’nin hastanenizdeki etkileri neler oldu?

            -Telefonla Randevu Sistemi hastanemizde başarı ile uygulanıyor. İnsan faktörü kullanılmadan tamamen robot sistem çalışıyor. Dört tane hattımızı  PBX olarak bağladık, sesli cevap sistemi ile hastalarımız evlerinden randevu alıyorlar. Polikliniğe geldikleri zaman randevu aldıkları saatte muayene olabiliyorlar.

            Biz de, hastalar da bu randevu sisteminden çok memnunuz. Vatandaşlar gerek yolda önümüzü keserek gerekse keserek, gerekse de odamıza gelerek teşekkür ediyorlar. Bu teşekkür sadece vatandaş bazında değil, üst makamlarımız tarafından da seslendiriliyor. Telefonla Randevu Sistemi ile polikliniklerde yığılmanın bitmiş olması mükemmel bir olay.

            Bu yönde daha ileri projeleri gerçekleştirmeye devam ediyoruz. İnternetten Randevu ’yu yakın zamanda hastaların kullanımına sunacağız. Burada önemli olan randevunun yönteminden daha ziyade bu sistemin gerekliliği konusunda karar verebilmek. Karar verildiği andan itibaren bu cep telefonu yada daha ileri teknolojileri içeren bir sistem olabilir. Kesin olan bir şey vardır ki, randevu sistemlerinin bütün kurumlarda mutlaka uygulanması gerekiyor.

            -Hastanenizde Internet kullanım oranı ne seviyededir?

            -İki adet web sitemiz var. Bir tanesi klasik sitemiz, diğeri de hasta/hasta yakını veya hekimin girip hastaya yapılan işlemleri izleyebileceği  kısım.

            Biz yöneticiler interneti yoğun olarak kullanıyoruz. Zaten bu nedenle tüm bilgisayarlara internet erişimi sağladık. Yönetim olarak kullanıcılara bilgisayarı sevdirmek istedik, bunda da çok başarılı olduk.

            Ayrıca İnternet sunucumuz ile program sunucumuz da ayrı olduğundan işlem yoğunluğu ya da virüs etkileri gibi olumsuzluklardan etkilenmeden işlerimizi kolayca yürütüyoruz.

            -Sorunlarınızın çözümü konusunda karşılaştığınız güçlükler nelerdir?

            -Çözüm Bilgisayar ile hiçbir sorunumuz olmadı. Gerek kurulum aşamasında gerekse işletim sürecinde  bir olumsuzluk yaşamadık. Dün olduğu gibi bu gün de isteklerimiz en kısa zamanda yerine getiriliyor.

            Bizim Çözüm Bilgisayar ile  olan birlikteliğimizi ben evliliğe benzetiyorum. Yani sürekli bir ilişkiden söz ediyorum. Programı aldık her şey bitti diye bir anlayış yok. Önemli olan satış sonrası verilecek hizmetin kalitesidir.

            -Hastanenizdeki Çözüm Kamera Sistemi hangi aşamadadır?

            -Kamera sistemi şu anda iki yerde kullanılıyor. Oldukça çağdaş bir uygulama. Tüm bilgisayarlardan bu kamera görüntülerine şifre girilerek  erişmek mümkün. Örneğin Baş hekim kendi bilgisayarından kan almanın önündeki kuyrukları görebiliyor veya başka bir bilgisayardan müracaattaki durum izlenebiliyor.             Önümüzdeki yıl içerisinde kamera sayısını arttırmak, hastanemizdeki tüm birimleri görmek ve kaydetmek istiyoruz. Tüm hastanede bu uygulamayı yaygınlaştırdığımızda, has-talar, hasta yakınları şifrelerini kullanarak özellikle ziyaretçi girişinin yasak olduğu Yoğun Bakım, Ameli-yathane gibi ünitelere ulaşmaları mümkün olacak. Daha da önemlisi hekimlerimiz hastalarının durum-larını ve tedavilerini kameralar aracılığı ile izleyebilecekler. 

            Tahakkuk Servisi’ne otomasyon Sistemi’ne kazandırdıkları kolaylıklar ile ilgili olarak Tahakkuk Servisi Şefi Eda Yıldırım ile görüştük:

            -Çözüm HBYS Tahakkuk Servisi’nize neler kazandırdı?

            -Tam otomasyon’a geçmeden önce yarı otomasyon diyebileceğimiz sistemde yatan veya ayakta hastanın işlemleri Evrak Servisi’ne geldiğinde bilgisayara bütün işlemleri kendimiz girip, İcmalini basıp faturasını kendimiz çıkarıyorduk.    Tam Otomasyon’a geçtikten sonra her servise bilgisayar koyduk. Hastanın tüm işlemler bilgisayar aracılığı ile yapılmaya başlandı.

            Tam Otomasyon’da hastanın tüm işlemleri tamamlanarak bize hazır bir şekilde geliyor. Burada yapılan işlemler hatalar fazlalıklar vb inceleniyor. Daha önceden birkaç servisten bilgi alabilirken şimdi tüm servislerden sağlıklı bilgi alabiliyoruz. Yeni sistem bizim işimizi çok  kolaylaştırdı. 

            Her şeyden öte tahakkuk için çok önemli olan kaçağı önlemiş olduk. Çözüm HBYS ile kaçağımızı iki aylık bir sürede yüzde elli oranında önledik. Yeni Sistemde hasta ister ücretli olsun ister resmi olsun bilgisayara kaydını yaptırmak zorunda olduğundan ücretli ise parasını ödemeden, resmi ise işlemlerini yaptırmadan hizmet alması mümkün olmuyor. Çözüm HBYS’den önce hasta barkod almadan polikliniğe gidebiliyordu. Hekimler bilmeden işlemini yapabiliyordu.

            Daha önce işlemleri elle giriyorduk. Elle yaptığımız işlemlerde hata yapma oranı çok yüksek, kontrolü ise çok zor oluyordu. Servisimizde evraklar kayboluyordu, işlemler eksik yapılıyordu, hatalı faturalarımız çok sayıda basılıyordu. Şimdi hata yapma oranımız  çok düştü. Üstelik hata yapıldığında hatanın hangi kullanıcıdan yapıldığını belirleyebiliyoruz. Faturaları inceleyerek hata durumunda kullanıcılara resmi yazı yazıyoruz. Sen bu hatayı yapmışsın, şu hatayı iki üç kez yapmışsın gibi.  Böylelikle personel hata yapmamak için daha dikkatli çalışıyor. Önceki sistemde faturalarda yanlış yapıldığında o yanlışı kimin yaptığı bilinemediği için çok da dikkat edilmeden işlemler yapılabiliyordu.

            Otomasyon Sistemi, evrak saklanma sorunlarını da ortadan kaldırdı. Evrakların zarar görme riski, arşiv, ulaşımdaki zorluklar gibi sorunları  vardır. Bilgisayar sisteminde ise bunlar güvenle saklanacak durumdadır. Özellikle de adli evrakların takibi konusu önemlidir. Çözüm HBYS ile geçmişe yönelik olarak sorgulama yaparak önceki kayıtlara ulaşılmakta ve hastanede ne gibi işlemler yapılmış olduğu görülebiliyor. Her gün hastanemize binlerce adli vaka geliyor. Adli kayıtları tutmak ve istenildiğinde kolayca ulaşabilmek hastanemiz  için çok önemli.

            -Geçiş aşamasında karşılaştığınız güçlükler nelerdir?

            -Otomasyona geçiş aşamasında bazı zorluklar da yaşadık. Hiç bilgisayar kullanmamış insanlar ile çalışmak zorunda olduğumuzdan hatalar başlangıçta çok oldu. Aynı işlem birkaç kez girdiler, çok sayıda faturayı iptal ettik. Bilgisayarı bilmemekten kaynaklı olarak ilk başta tepki gösterenler oldu. Ancak sistemi kullanmaya, bir şeyler ortaya çıkmaya başlayınca, çok hoşlarına gitti. İnsanlar bilgisayarı kullanırsam daha fazla yanlış yaparım düşüncesi ile korkmuşlardı. Kullandıklarında ise tam tersi olduğunu gördüler. Daha güvenli, daha az yanlış yapan ve işlem yapanı daha az sıkıntıya sokacak bir sistem olduğunu gördüler. Ve iki ay gibi kısa bir süre içinde çok iyi konuma geldik.