Eğitim-Destek Departmanı ve Eğitim-Destek Departmanı Müdürü İlkay Çalışkan

     Eğitim Destek biriminin görev ve sorumlulukları nelerdir? Eğitim Destek birimi olarak görevimiz, sağlık kurumlarına HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) kurmanın yanı sıra, belki de bundan daha önemlisi, kurulumun ardından uygulanan teorik ve pratik eğitimdir. Sağlık kuruluşlarının birçoğunda, atıl duruma gelmiş Dos tabanlı yazılımlar kullanılıyor. Ancak gelişen teknoloji ile birlikte sağlık kurumları da çok hızlı bir şekilde eski yazılımlarının yerine Windows tabanlı yazılımlara geçmeye başladı. Artık bir çok yazılım firması, Dos tabanlı yazılımlara sektördeki yeniliklerin uyarlanamaması ve güvenlik yetersizliklerinden dolayı sorumluluk almak istememekte asgari düzeyde destek vermektedir, Bu da kullanıcıların yeni Windows tabanlı yazılımlara yönelmesine neden olmaktadır. Bu nedenle, destek hizmetlerimiz ağırlıklı olarak Windows çözümlerimizin kurulumu ve bunun hastaneye adaptasyonunu içermektedir. Windows tabanlı yazılımların eğitimi ve kurulumları daha hızlı olmaktadır. Kullanıcılar Çözüm Windows Hastane modüllerimiz sayesinde, sistem kaynaklarını sonuna kadar kullanarak kullanıcının dolayısıyla sistemin verimliliğini artırmaktadır. Ayrıca başka firmaların yazılımlarını kullanıp da bizim programlarımıza geçmeye karar veren sağlık kurumlarının da, sistemlerindeki mevcut verilerin aktarılması, programa adapte edilmesi ve kullanıcılara, kendi programımıza göre eğitim verilmesi konularında çalışıyoruz.

     Çalışma şeklimize değinecek olursak; sistem kurulumuna başlanmadan önce bir personelimiz hastanenin mevcut donanım alt yapısını incelemek için gönderilir; "yazılımlarımızın kurulumu için gerekli olan terminal sayısı, ana makine kapasitesi, ek ekipmanları ve ağ alt yapısı için gerekli tespitleri yapar." Çözüm yazılımlarının kullanılabilmesi için yetersiz noktalar hastaneye bildirilir ve eksiklerin giderilmesi beklenir. Varolan donanımlar yeterliyse otomasyon dahilinde kullanılır. Aksi halde onları kullanılır hale getirebilmek için yapılacak değişiklikler tespit edilir.

      Otomasyon kurulumunda ve eğitime ilişkin olarak karşılaşılan sıkıntılar nelerdir ?

      Bilgisayar yaşamımızın vazgeçilmez bir parçası artık. Buna ilişkin olarak bilgisayar gelişiminin yanı sıra bilgisayar eğitimleri de önem kazanıyor. Çok gelişmiş bir bilgisayarınız ve programınız olabilir fakat onun için gerekli olan düzeyde eğitim almadıysanız kullanım esnasında çok büyük problemler yaşanabilir. Kullanıcılar, belirli noktaların dışına çıkmak istemez, hata yapmaktan korkarlar. Bu korkuyu atlattıkdışına çıkmak istemez, hata yapmaktan korkarlar. Bu korkuyu atlattıkları andan itibaren de programlarımızı daha rahat kullanabiliyorlar. Programlarımızın en büyük özelliği, kullanıcıların kendi istedikleri özelliklere göre programa yön verebilmeleri. Raporlarını tamamen kendileri dizayn edebilir, herhangi bir veri giriş formunu bile kendileri hazırlayabilirler. Sistem yetkililerinin sahip olması gereken bilgiler bilgi işlem sorumlularına öğretiliyor. Son kullanıcılara ise kendi yapacağı iş ile ilgili gerekli eğitim verilir; veri girişi, akışı, raporlama ve raporlamada kendi kriterlerinin kullanımı gibi. Kullanıcı, raporlarını kendisi değiştirebilir, veri dizaynlarını yapabilir, çok rahatlıkla bir arama penceresini bile kendisine göre özelleştirebilir. Her birimin kendine ait programlarına yönelik eğitim verilir. Örneğin Sağlık kuruluna eğitim vereceksiniz, 4 tane personel var. Diğer birimlerin personeline de sağlık kurulu anlatmak fazla bir şey ifade etmez. Çünkü diğer personeller o birimin çalışma içeriğini bilmez. Eğitimler verilirken her birimi içinden bir kişiye üst düzey eğitim verilerek o birimin yetkilisi yapılır. Yetkili, rapor düzenleme ve gerekli ayarları yapabilme eğitimi alırken diğerleri, normal veri girişi ve daha sonra raporlama aşaması eğitimine tabi oluyor. Bizimle birlikte, birim eğitimlerinde kurumun bilgi işlem servisi de bulunuyor. Bu sayede kurumdaki diğer personellerle daha iyi iletişim kurabilirsiniz. Eğitimler tamamen uygulamalı olarak verilir. Yaşadığımız en büyük sıkıntılardan birisi de kullanıcıların işlerini bilgisayarsız daha hızlı yaptıklarını iddia etme kullanıcılar “Ben sevki bir dakikada veriyordum, bilgisayarda iki dakikada veriyorum" diyor. Gerçekten bir sevki bir dakikada veriyordur ama sonraki işlem önemli. Hasta tekrar geldiğinde sevki arşivden bulmanız en az 15 dk kaybınız demektir. Öte yandan bilgisayar kayıtlarından bu sevki saniyeler içinde bulabilirsiniz. İlk girişte belki 2-3 dk, uğraşıyorsunuz ama zamanla verimini fazlasıyla alıyorsunuz, istediğiniz raporları anında çıkarabiliyorsunuz. Eğitimde kullanıcılara bu bilgileri de aktarıyoruz. Önceki yıllarda hastaya bir tane fiş veriliyormuş. Hasta bu fişle polikliniğe muayene olmaya gidiyormuş. Şimdi öyle değil. Bilgisayar aracılığıyla kişi kendisi randevu alabiliyor. Belirtilen işlemler yapıldığında hasta diğer birimlere uğramak zorunda kalmıyor. Laboratuarda bilgisayarla röntgen kullanırsanız, merkezi birime gitmeksizin laboratuarda tahlilini yaptırırken işlemlerini de halledebilirsiniz. Doktorun da bilgisayarı olursa, hastanın işlemlerini yaparken laboratuar sonuçlarını da görebilir.

     Bir kullanıcı ve tüm personel için eğitim süresi nedir? Çalışma planınız nasıl işliyor ?

     Eğitime başlamadan önce, sağlık kuruluşunun birimlerinden kaç kişinin eğitime alınacağına dair plan hazırlanıyor. Hangi birimin eğitimi kaç saat-gün sürecekse buna göre eğitim veriliyor. Örneğin karantina birimindeki hasta yatış işlemlerini düşünün, hasta yatış işlerini karantina servisi yapar ama nöbet görevinde iken her personel bu işlemi yapabilir. Bunun için gerekli eğitimi 30-40 memura veremiyorsunuz ama ilgili birimde verdiğiniz eğitimle o birim diğerlerine bu bilgileri aktarıyor. Böylelikle kullanıcı da programı öğrendiğinin farkına varıyor, bir başkasına nasıl kullanacağını öğreterek. Bir hastanenin toplam eğitim süresi; 80 kullanıcılı bir sistem olduğunu varsayarak, her kullanıcıya ortalama 2 saat ayrıldığını düşünürsek, toplam 160 saat, bu da dört eğitim-destek personeli ile yaklaşık bir hafta demek. Eğitim verildikten sonra iş bitmiyor. Sistem kullanılma aşamasında iken ek bir işiniz çıkıyor. Personelin sisteme, sistemin hastaneye adaptasyonunu sağlamanız gerekiyor; Program kullanmamış bir hastanede bilgisayar ortamında işlerin nasıl işleyeceğini, evrak akışının daha hızlı nasıl olabileceğini, hastanın hastaneye başvurusundan çıkışına kadar geçen süredeki işlemlerinin takibinin nasıl yapılacağı gibi.

      Bilgisayar eğitimi veriyor musunuz ?

      Bundan 4-5 yıl öncesine kadar Bilgisayar okuryazarlığı adı altında temel eğitim de veriyorduk. Kullanıcılara klavye, fare kullanmasını, bilgisayarın açılıp kapanmasını dahi öğretiyorduk. Günümüzde bilgisayar evimize kadar girdiğinden bir çok kullanıcı temel düzeyi aşmış bulunuyor. Artık eski döneme göre bilgisayar okuryazarlığı eğitimine fazla ihtiyaç duymuyoruz. Yaklaşık 150'den fazla tesise hizmet verdiğimizi göz önüne alırsak; her hastaneden 30 personele bu eğitimi sağladığımız düşünülürse 30 x 150 yaklaşık 4500 kişiye, yeni gelen personelleri de bu rakama dahil edersek rahatlıkla en az 6000 kişiye bilgisayar okuryazarlığı eğitimi verdiğimizi söyleyebilirim. Şu an sadece yeni programların, yeni işletim sistemlerinin eğitimini veriyoruz.

      Eğitim sonrasında yaşanan sorunlar oluyor mu ?

      Eğitim tamamlandıktan sonra en büyük problem güvenlikle ilgili çıkıyor. Kurulumda her kullanıcıya kullanıcı kodu ve şifre veriliyor ve buna göre güvenlik ayarları yapılıyor. Bir çok personel kendi şifre kullanıcı kodlarını gizli tutma ihtiyacı duymuyor. Yanlışlıkla bir personel kayıt sildiği zaman silinen kaydın hangi kullanıcı tarafından ne zaman bilgisayardan silindiği tespit edilebiliyor. Fakat bu kullanıcıya neden sildiği sorulduğunda aksine kendisinin silmediğini belirtiyor. Şifrelerinin önemi her ne kadar vurgulansa bile gizlemedikleri için başka kullanıcılarda girebiliyor. Bunların dışında kullanıcıların aldıkları eğitimlerin bazen yetersiz olduğu gözleniyor bu durumda aynı eğitim tekrarlanıyor.

     Şu anda Eğitim Destek Departmanında kaç çalışanı var Çözüm Bilgisayar’ ın ?

     Departmanımızdaki personel sayımız yaklaşık 25 kişi. Personel sayımız hızla artıyor ancak yetişmiş personel bulmak da güç oluyor. Düşünün, günde 3 - 4 bin hastaya bakan bir hastane, sistemini size emanet ediyor. Bu yüzden yapılan işin sorumluluğunu taşıyabilecek personellerle çalışmamız gerekiyor.