Cumhuriyet Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanesi

            1987 yılında şirketimizin de doğum yeri olan Sivas üç vadi arasındadır. Halkının büyük çoğunluğu, çeşitli zamanlarda bölgeye yerleşmiş Türkmenlerdir. İlde yer yer Kafkasya göçmenlerine de rastlanmaktadır. Kızılırmak Havzası; kenti İç Anadolu iklimine, Yeşilırmak; Karadeniz, Fırat Havzası ise Doğu Anadolu iklimine bağlamaktadır. Bu üç su, üç yol, üç farklı kültür anlamına gelmektedir. Sivas şehrinin adı, kentin antik dönemdeki adı olan "Sebastia" sözcüğünün Türkçeleşmesinin ardından bugünkü halini almıştır. Sebastia ismi de Yunancada saygıdeğer, yüce anlamına gelir ve Latincede de “Augustus” kelimesinin Yunanca karşılığıdır. Bu da Pontuslar tarafından kurulan bu kentin, Roma İmparatoru Augustus'un onuruna, onun ismiyle adlandırıldığına delalet eder. Sivas ismi ile ilgili bir başka rivâyete göre ise, kentin adı Farsçada “üç değirmen” mânâsına gelen “Sebast” kelimesinden gelmektedir; Sebast ismi zamanla halk dilinde Sivas olarak yerleşmiştir. Sivas ismi bu şekilde oluşmuş ve günümüze dek gelmiştir.

            Hastaneniz hakkında kısaca bilgi verebilir misiniz?

            1974 yılında üniversitenin kurulmasının ardından, 1977 yılında da hastanemiz kurulmuştur. Hastanemiz, daha önce Göğüs Hastalıkları Hastanesi olan Numune Hastanesinin acilinde kurulmuştur, 1993 yılına kadar burada hizmette bulundum. 1993 yılından sonra hastane bulunduğumuz yerleşkeye taşındı. Temelleri 1974 senesinde atılan bu hastanenin inşası, 1993 yılında bitişti. Yani biz teslim aldığımızda 17 yaşında bir binaydı. Biliyorsunuz Ankara Tıp Fakültesi Hastanesi de 1947'de temeli atılmasına rağmen, 1987 senesinde hizmete açılmıştır. Hastanemizde halen daha eksiklerimiz mevcut tabi ki... Hastane faaliyete geçeli 35 sene olmuş, ben ise yaklaşık 34 senedir buradayım. Ayrıca en eski öğretim üyesi olarak bulunmaktayım.

            Rakamsal veriler yardımıyla hastanenizdeki poliklinik ve çalışan sayısı hakkında bilgiler verebilir misiniz?

            Hastanedeki hizmetlere göz atacak olursak; şu an itibariyle toplam 29 bölümümüz mevcut, aktif olmayan bir branşımız da yok. Yan dalda eksiğimiz vardı, onları da kısa zamanda çözüme ulaştırdık. Ana branş olan Dahiliye, Cerrahi ve Pediatri konusunda eksiğimiz yok. Personel sayısı;  doktoru, asistanı, hemşiresi, çalışanı ile birlikte toplam 2000 civarında. Hastanemizin durumu çok iyi. Tabi ki personelin bu konudaki desteği yadsınamaz, otomasyon sistemimizde ise Sisoft’un bu konudaki yardımları inkar edilemez. Ben şuna çok inanıyorum; paranın halledemediği bir çok şeyi, insanın arkadaşı, dostu halleder. Biz sizlerden de bunu bekliyoruz, Ömer Bey olmasa bu nasıl olurdu bilmiyorum çünkü ben kendisini çok iyi tanıyorum, Sivaslı olması da bunda çok büyük etken oldu şüphesiz.

            Hastaneniz hakkında kısaca bilgi verebilir misiniz?

            HBYS programını 2006 yılından bu yana kullanıyoruz kesinlikle bunun bir zorunluluk olduğunu düşünüyorum. Bir laf vardır “Olması gereken olmalıdır”. Bu da öyle bir şey. Otomasyon sisteminin zararının olması mümkün değil aksine artıları sayılamayacak kadar çok fazla boyutta. Bu durum sizlerin elinde ve bu işi bilen de muhakkak kazanır.

            Sağlık-NET, MEDULA gibi sistemlere entegrasyon sürecinde karşılaştığınız sorunlar var mıdır?

            Geçmişte ödeme sistemi konusunda ciddi sorunlar yaşıyorduk. Fakat kısa zaman içinde yapılan çok önemli düzenlemelerle, ödeme sistemimiz kontrol edilebilir hale geldi. Artık verdiğimiz hizmetleri faturalandırarak MEDULA'ya gönderebiliyoruz. Sisohbys üzerinden faturalarımızı iletip, fatura ile ilgili tüm ayrıntılara ulaşabiliyoruz. Faturalandırılan hizmetleri, faturalandırılamayanları ve niçin faturalandırılamadığını ayrıntısı ile görebiliyoruz.

            Hastane yönetimi açısından bilgi yönetim sisteminin önemi nedir?

            Bilgi sistemlerindeki teknolojik gelişmeler göz önüne alındığında, neredeyse tüm iş alanlarında üretilen bilginin saklanması, işlenmesi ve değerlendirilmesi süreçleri vazgeçilmez bir unsur haline gelmiştir şüphesiz. Elbette özünde çok yoğun bilgi üreten kurumlardan birisi olarak, sağlık hizmet sunucularının bu gelişmeden ayrı düşünülmesi kesinlikle de mümkün değildir. Sağlık hizmet sunucuları olarak bilgi sisteminin etkin kullanılması sayesinde, kurumun vermekte olduğu hizmetlerin kalite standartları açısından değerlendirilmesi ve izlenmesi çok kolaylaşmaktadır. Aynı zamanda bu veriler ileriye dönük iyileştirme çalışmalarındaki karar süreçlerinde hastane yönetimlerine sayısız katkı sağlamaktadır.

            Fatura bilgilerini toplamak, değerlendirmek ve geri ödemesini sağlamak için geliştrilen, Medula'ya entegrasyon ile ilgili olarak, bilgi sisteminizde yaşadığınız sıkıntılar var mıdır?

            Hastanemizde kullandığımız otomasyona bağlı olarak fatura ve bilgilerin Medula'ya gönderilmesi ile ilgili bir sorunla karşılaşmadık. Entegrasyon, otomasyon sistemimizde zaten mevcut durumdaydı. Hastanemizde bilgi toplanması ve gönderilmesi sürecinde ortaya çıkan ve beklentilerimiz dahilinde olan problemleri, ihtiyaç anında ve doğru işlemlerle çözdük.

            HBYS'nin kullanılması ile ortaya çıkan verimliliğin kurumdaki etkileri hakkında biraz bilgi verebilir misiniz?

            Sağlık hizmetleri diğer alanlardan daha fazla bilgiye duyarlı bir alandır ve dolayısıyla etkin bir yönetim için sistematik olarak bilginin elde edilmesi muhakkak şarttır.

            Kaliteli bir sağlık hizmeti sunumu kesinlikle geniş kapsamlı ve iyi planlanmış bir bilgi sürecine bağlıdır. Hastane bilgi sistemlerinde modern teknolojinin kullanımı giderek artan bir oranda önemli hale gelmektedir. Hastane bilgi sistemi, hastanenin idari ve tıbbi bilgilerinin yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırmıştır. Hastalarımıza sunduğumuz sağlık hizmetlerinin kalitesini de bir o kadar yükseltmiştir. Günümüzde, Hastane Bilgi Yönetim Sistemi olmadan tam anlamıyla bir sağlık hizmeti sağlamanın mümkün olmayacağı kanısındayım.

            Bilgi Sistemlerinin günümüzde geldiği aşama nedir?

            Hastane bilgi yönetim sistemleri, kesinlikle profesyonel anlamda hazırlanması gereken yazılımlar olmalıdır. Mahremiyeti olan hasta bilgilerinin, sağlıkla ilgili bilgilerin saklanması, işlenmesi ve yönetilmesi söz konusu. Bir de hastanelerimizdeki süreçler oldukça zorlu süreçler. Çok sayıda bilginin birçok noktadan hareketi ve kontrolü söz konusu.

            Türkiye de bu anlamda profesyonelleşmiş, yazılımlarını geliştirerek ikame ettirmiş firmalar var. Bunlar sonuç itibariyle hastanelerimize ait istatistikleri ve raporlamaları istenilen bilgileri kolay ve hızlı olarak elde etmemizi sağlıyor.

            Hastane içerisindeki süreçlerden kısaca bahsedebilir misiniz?

            Hastane bilgi yönetim sistemlerinde teknik destek kadar önemli başka bir unsur ise ArGe çalışmalarıdır. Hastanelerimizdeki süreçler çok dinamik bir yapıya sahiptir.

            Hastalarımızın daha iyi hizmet alabilmesi için sürekli yenilenen, geliştirilen ve iyileştirilen süreçler bu dinamizmin içerisinde yer almaktadır. Hastane bilgi yönetim sistemlerimizin de bu yoğun dinamizm sürecine uygun olarak hareket etmesi yeni yönetmeliklere, genelgelere ve uygulamalara çok hızlı bir şekilde uyum sağlaması gereklidir.

            Sürekli AR-GE gayreti içerisinde, dünyadaki sağlık alanındaki teknolojik gelişmeleri yakından takip etmesi, bu yenilikleri kendi geliştirdikleri sistemlerinde kullanması gereklidir.

            Hastane yönetimi açısından bilgi sisteminin önemi hakkında biraz bilgi verebilir misiniz?

            Bilgi sistemlerindeki teknolojik gelişmeler dikkate alındığında neredeyse tüm iş alanlarında üretilen bilginin saklanması, işlenmesi ve değerlendirilmesi süreçleri vazgeçilmez bir unsur haline gelmiştir. Elbette özünde çok yoğun bilgi üreten kurumlar olarak sağlık hizmet sunucularının bu gelişmeden ayrı düşünülmesi mümkün değildir. Sağlık hizmet sunucuları olarak bilgi sisteminin etkin kullanılması sayesinde, kurumun vermekte olduğu hizmetlerin kalite standartları açısından değerlendirilmesi ve izlenmesi çok kolaylaşmaktadır. Aynı zamanda bu veriler ileriye dönük iyileştirme çalışmalarındaki karar süreçlerinde hastane yönetimlerine sayısız katkı sağlamaktadır.

            Kullanıcıların bilgi sistemleri kullanımını artırmak ve onları bu sürece alıştırmak için neler yapılmalıdır?

            Yıllar içerisinde kalem-kağıt-dosya tarzında klasik yöntemle çalışmaya alışmış hizmet sunucularının tümüyle elektronik ortamda çalışmaya alışması zor bir süreç olacaktır. Bu süreç belirli bir eğitim ve alışkanlık gerektirmektedir. Ancak bu süreçlerin aşılmasının ardından, kullanıcıların bilgi sistemlerine olan yaklaşımı kendileri için “fazladan bir iş yükü” olarak değil de, tam tersine yaptıkları çalışmalar için olmazsa olmaz bir ön şart haline dönüşmektedir.

            Hastanenizde PACS kullanılması gerekliliği konusunda ne düşüyorsunuz?

            PACS'ı kullanmanın bir gereklilikten ziyade bir zorunluluk olduğu kanısındayım. PACS hizmetinin kullanılması şarttır zira bütün özel hastanelerde zaten bu ürün kullanılmaktadır. Film masraflarından kurtulmak isteniyorsa şayet, bu hizmetin tüm sağlık kurumlarımızda gerekli kılınması gerekmektedir. Öyle bir dönemde yaşıyoruz ki, teknoloji iliğimize kadar işlemiş. Artık her şey teknolojik cihazlar üzerine kurulu zira bunlar da teknolojinin gereğidir, bu tür ürünler olmazsa olmazlardır. PACS'ın 3D olanının da hastanemize ve radyoloji departmanına büyük kolaylıklar sağlayacağını düşünüyorum.

            Hastanenin Başhekim Yardımcısı Doç. Dr. İlker TOKER'in de hbys ve mobil uygulamalar hakkındaki görüşlerini aldık.

            Kendinizden ve hastanenizden kısaca bahsedebilir misiniz?

            Bendeniz, Göz Hastalıkları Ana Bilim Dalı Öğretim Üyesiyim. 2008 Ağustos Ayı'ndan bu yana hastanemizde Başhekim Yardımcısı olarak görev yapmaktayım. O tarihten itibaren otomasyon, fatura ve bununla ilişkili olan tüm ilgili bölümler bana bağlı olarak çalışmalarına devam ediyor.

            Otomasyonun kurumunuza ve size kattığı faydalar nelerdir?

            En önemli katkısının kayıp ve kaçakların azalmış olmasıdır diye düşünüyorum. Faturalama hızımızı son derece arttırdık. Hekimlerimizin, sekreterlerimizin hem de personellerimizin hasta bilgilerine ulaşması, yapılan işlemlerin hasta faturalarına kayıt ettirilmesi ve bunları kolayca takip edebilmeleri de son derece ivme kazandı.

            Sisohbys'nin Fatura Modülünü aktif olarak kullanan birisi olarak, fatura işlemleri öncesi ve sonrası ile ilgili bir değerlendirme yapabilir misiniz?

            Verilerin gönderilmesi ve MEDULA ile ilgili olarak son dönemde hiçbir sorun yaşamıyoruz. Ayaktan ve yatan hasta faturalarını kolaylıkla kesebiliriz. Fatura kesim hızını ciddi bir şekilde arttırmış oldu. Mevcut sistemin son derece hastanemize yararlı olduğu kanısındayım.

            Teknik konularda bilgi almak için Bilgi İşlem Sorumlusu Osman Katı ile görüştük.

            Hastanedeki istatistikler hakkında bazı rakamsal veriler verebilir misiniz?

            Toplam 1150 yatak kapasitesine sahip olan hastanemiz, yatak doluluk oranı olarak %70 civarında bir doluluk oranına sahiptir. Günlük poliklinik sayımız 1000 civarındadır. Hastanemiz yatan hasta sayısı açısından yoğun bir hastane olarak nitelendirilebilir.

            HBYS'de hangi modülleri aktif olarak kullanıyorsunuz?

            2005 Yılında aktif olarak kullanmaya başladığımız HBYS yazılımında zamanla birkaç modül hariç tüm modülleri kullanmaya başladık. Temel hedefimiz hastanemizde tek bir yazılım üzerinde tüm modülleri kullanmak. Bu konuda epey yol aldığımızı düşünüyoruz. Yönetimimizin bu konuya verdiği önemden dolayı ülkemizdeki Tıp Fakültesi hastanelerini inceleme imkanımız oldu. Yaptığımız araştırmalar sonucunda yerinde gidip inceleme imkanı bulduğumuz 10 'a yakın hastane oldu.Yapmış olduğumuz incelemeler sonucunda  bizim kadar bir HBYS yazılımında aktif modül kullanan hastane yok diyebiliriz.

            Fatura modülünü aktif kullanan bir hastane olarak, bu konudaki görüşlerinizi alabilir miyiz?

            HBYS yazılımında özellikle fatura modülü üzerinde durmakta fayda görüyorum. Hastanemiz fatura birimi ile ortak yürüttüğümüz çalışmalara sonucunda en çok geliştirme imkanı bulduğumuz ve hastanemize uyarladığımız modüllerden bir tanesi fatura modülüdür. Diğer hastanelerde yapmış olduğumuz incelemeler sonucunda gördük ki, çoğu hastanenin fatura birimi tabiri yerindeyse evrakların içinde kaybolmuş vaziyette. Hastanemiz fatura birim sorumlusu Ziya YILMAZ beyin çabaları sonucunda yapılan işlemleri tamamen otomasyon sistemine devretmeyi büyük ölçüde başardık diyebiliriz. Mevcut ayaktan hasta faturaları sistemden otomatik olarak kesilebiliyor. Aynı şekilde yatan hasta faturalarını da otomatik bir şekilde sisteme kestirmeyi düşünüyoruz. Bu konuda da epey yol aldığımızı söyleyebilirim. Bunları HBYS yazılımına eklenen modüller ile yaptık. Çalışma listeleri oluşturduk , otomasyon üzerinden hatalı evrakları inceleyen bir sistem oluşturduk. Bu konuda SİSOFT firmasının elinden gelen desteği verdiğini gördük.

            Fatura modülünün haricinde özellikle üzerinde durmak istediğimiz order modülünden de bahsetmek istiyorum. Başhemşirelikle yürüttüğümüz çalışmalar sonucunda hastanemiz, order sistemini tamamen otomasyon üzerinde gerçekleştirir bir durumdadır.

            Hastanenizdeki bilgi yönetim sisteminizde karşılaştığınız sorunlar var mıdır?

            Günümüzde en yoğun kullanılan yazılımların başında HBYS yazılımlarının geldiğini söylersek abartı olmaz diye düşünüyorum. Sistemin birkaç dakikalığına durmasının yaratacağı sorunları bu sektörde çalışan herkes az çok tahmin edebiliyordur. Sürekli bir veri akışı söz konusu. Gerek yerel ağ içerisinde gerekse MEDULA sistemi üzerinde 24 saat boyunca bir veri akışı olmaktadır. Durum böyle olunca sistemin durması sorun nereden kaynaklanırsa kaynaklansın büyük problem teşkil etmektedir. Bizde bu problemleri zaman zaman yaşadık. Önemli olan problemin kaynağını tam tespit edebilmek. Böyle olduktan sonra çözüme daha kolay ulaşıyoruz. Tabi ki sistemin yürümesi için gerekli her türlü donanım alt yapısının da sağlanması gerekli. Bu konuda da hastanemiz yatırımlarını sürdürmektedir.

            Hastanedeki iş süreçlerinde süre bakımından ne gibi iyileştirmeler belirginleşerek, göze çarpar hale geldi?

            HBYS kullanıldıkça vazgeçilmez bir hal alıyor. Bizler de sistemi kullandıkça daha da tecrübe kazanıyor ve verilerden elde edilen tecrübe kapsamında çok daha kısa sürede sonuçlar alıyoruz. Artık hastane olarak ilgili birimlerde ne zaman ve ne düzeyde işler yapıldığını kolaylıkla takip edebiliyoruz. Zira sistemin kolayca takip edilebilir ve yönetim kademesinde ulaşılabilir olması ve yorumlanabilir veriye dönüşmesi, bizim için önemli bir ihtiyacı karşılıyor.

            HBYS'nin kurumunuza kattığı başka değerlerden bahsedebilir misiniz?

            SİSOFT ile birlikte çalışarak  yapmış olduğumuz yazılım geliştirmelerinin bize geri dönüşü konusunda bah sisteminizde karşılaştığınız sorunlar var mıdır?

            Günümüzde en yoğun kullanılan yazılımların başında HBYS yazılımlarının geldiğini söylersek abartı olmaz diye düşünüyorum. Sistemin birkaç dakikalığına durmasının yaratacağı sorunları bu sektörde çalışan herkes az çok tahmin edebiliyordur. Sürekli bir veri akışı söz konusu. Gerek yerel ağ içerisinde gerekse MEDULA sistemi üzerinde 24 saat boyunca bir veri akışı olmaktadır. Durum böyle olunca sistemin durması sorun nereden kaynaklanırsa kaynaklansın büyük problem teşkil etmektedir. Bizde bu problemleri zaman zaman yaşadık. Önemli olan problemin kaynağını tam tespit edebilmek. Böyle olduktan sonra çözüme daha kolay ulaşıyoruz. Tabi ki sistemin yürümesi için gerekli her türlü donanım alt yapısının da sağlanması gerekli. Bu konuda da hastanemiz yatırımlarını sürdürmektedir.

            Hastanedeki iş süreçlerinde süre bakımından ne gibi iyileştirmeler belirginleşerek, göze çarpar hale geldi?

            HBYS kullanıldıkça vazgeçilmez bir hal alıyor. Bizler de sistemi kullandıkça daha da tecrübe kazanıyor ve verilerden elde edilen tecrübe kapsamında çok daha kısa sürede sonuçlar alıyoruz. Artık hastane olarak ilgili birimlerde ne zaman ve ne düzeyde işler yapıldığını kolaylıkla takip edebiliyoruz. Zira sistemin kolayca takip edilebilir ve yönetim kademesinde ulaşılabilir olması ve yorumlanabilir veriye dönüşmesi, bizim için önemli bir ihtiyacı karşılıyor.

            HBYS'nin kurumunuza kattığı başka değerlerden bahsedebilir misiniz?

            SİSOFT ile birlikte çalışarak  yapmış olduğumuz yazılım geliştirmelerinin bize geri dönüşü konusunda bahsetmek gerekirse, önemlilerinin fatura kesinti tutarımız ve bu faturaları kesme zamanından ede ettiğimiz zaman kazancı diyebiliriz. Sistem üzerinde ki iyileştirmeler ve geliştirmeler sonucunda daha önceden kestiğimiz fatura tutarının 1,5 katına artık ulaşmış durumdayız. Üstelik çok daha kısa sürede ve hızlı bir şekilde. Aynı zamanda önceden kesinti oranı olarak %15 leri görmüş bir hastane olarak mevcut şu anki sistemde bu kesinti oranını %1-2 ler seviyesine çektik. Bu konuda diğer tıp fakültesi hastanelerinin önünde olduğumuzu söylememize de gerek yok sanırım. Bu çalışmalardan dolayı SİSOFT firmasının gayretleri takdire değerdir. Özellikle firmanın bizzat yerinde gördüğümüz yazılım ekibine hastanemiz olarak teşekkürlerimizi iletirim.

setmek gerekirse, önemlilerinin fatura kesinti tutarımız ve bu faturaları kesme zamanından ede ettiğimiz zaman kazancı diyebiliriz. Sistem üzerinde ki iyileştirmeler ve geliştirmeler sonucunda daha önceden kestiğimiz fatura tutarının 1,5 katına artık ulaşmış durumdayız. Üstelik çok daha kısa sürede ve hızlı bir şekilde. Aynı zamanda önceden kesinti oranı olarak %15 leri görmüş bir hastane olarak mevcut şu anki sistemde bu kesinti oranını %1-2 ler seviyesine çektik. Bu konuda diğer tıp fakültesi hastanelerinin önünde olduğumuzu söylememize de gerek yok sanırım. Bu çalışmalardan dolayı SİSOFT firmasının gayretleri takdire değerdir. Özellikle firmanın bizzat yerinde gördüğümüz yazılım ekibine hastanemiz olarak teşekkürlerimizi iletirim.