Gaziantep 25 Aralık Devlet Hastanesi Sıcak ve kuru
topraklardan yeşile dönen Ayıntab topraklarındaki doğa sevgisi, Anadolu'ya ilk
yerleşimden günümüze kadar Ayıntab insanının gönlünde taht kurmuş. Anadolu'nun bilinen en eski yerleşim
yerinde, ilk kez teknolojinin ve taş alet sanayinin kullanıldığı yörede,
tarihin her dönemine ait izler zamana meydan okurcasına tanıklık etmiş. Tarih
boyunca güzel ve düzenli bir şehir olan Ayıntab, I. Dünya Savaşı’ndan sonra
düşman işgaline uğramış. O yıl çiçekler
açmamış Ayıntab'ın dağlarında. Barak ovası işgal altındayken bahar ’gelmem?
demiş bu topraklara. Düşman kurşunlarına inat köprü başında memleket düşüne
duranlar, düşmanı yerden aldığı taş ile korkutanlar "Düşman ancak benim vücudum üzerinden
geçebilir!" diye haykırmış. Akıllara durgunluk veren direnişi ve eşsiz kahramanlığı ile bütün dünyada
hayranlık uyandırmış Ayıtab. TBMM, bu başarısından dolayı 8 Şubat 1921 tarihinde
“GAZİ” lik ünvanı vermiş. 25 Aralık 1921 tarihinde Ankara'ya bağlı kuvvetlerin,
Gaziantep'e girmesi nedeni ile her yıl 25 Aralık günü Gazantep'in Kurtuluşu
olarak kutlanmış.
Gaziantep 25 Aralık Devlet Hastanesi hakkında bilgi almak için Başhekim
Opr. Dr. M. Emin Türk ile
görüştük;
Hizmeti daha da kaliteli hale getirmek adına teknolojiye yaptığınız
yatırımların hastanenize sağladığı temel kolaylıklar nelerdir? Örneğin bilgi
yönetim sistemi hastanenizdeki
işleyişi hangi yönde değiştirdi?
Tıp Fakültesinden mezun olduğumuz yıllarda hasta kayıtları manuel olarak
yapılıyor, manuel olarak izleniyordu. Hastaların hastaneye daha önceki
gelişlerine ait bilgilerine neredeyse ulaşılamazdı. Kağıt dosyalar ve defterler
üzerinde işlem yapmak çok zordu. Dosya arşivi oluşturmak başlı başına bir sorun
olurdu. Zaten hastanın kağıt dosyalarda tutulan kayıtları hastanın hastaneye
giriş ve çıkışı sırasındaki işlemlerinin tamamını içermiyordu. Çoğunlukla eksik
bilgiler ışığında teşhis-tedavi yapılıyordu. Bu da tıbbi hata yapma riskimizi büyütüyordu.
Günümüzde bilgi yönetim sistemleri tarafından kolaylıkla erişebildiğimiz
elektronik sağlık kayıtları sayesinde hastanın geçmiş hastalık öykülerini bir
bütün olarak değerlendirerek karar verebiliyoruz. Dolayısıyla tıbbi hata yapma
riskimizi azaltıyoruz. Hastanemizin tüm gelir/gider durumunu, her birimimizin
ihtiyaçlarını, ödemelerimizi, alacaklarımızı, kontrol edemediğimiz mali
kaçaklarımızı kontrol ederek hastanemizi
yönetme yeteneklerimizi güçlendiriyoruz. Hastanemizde Çözüm HBYS’yi kullanıyoruz. Bilgi
çağında yaşıyoruz. Bilgi Yönetim Sistemi?mizin hastanemizin her biriminden elde
ettiği bilgileri sistemli bir şekilde bize sağlamasıyla bilgiyi güce
dönüştürüyoruz.
Hastaneyi bir bütün halinde, bütün bileşenleriyle entegre bir şekilde
yönetmekten söz ettiniz.
Mali olarak herşeyden önce, kırtasiye işinden kurtulmuş olmamız bizi çok
rahatlattı. Çünkü kırtasiye işleri, işleyişimizi yavaşlattığı gibi maliyet
olarak da önemli bir unsurdur. Bu konuda yapılacak harcamaların hastane içindeki
herhangi bir ihtiyacımızı karşılaması mümkündür. Zaten kaynakları kısıtlı bir
ülkede yaşıyoruz. Kaynaklarımızı verimli
kullanmak açısından kırtasiye maliyetlerinin yok edilmesi çok önemli. Bilgi
yönetim sistemi sayesinde işgücü kayıplarını da önlüyoruz. işgücü kayıplarımızın
önlenmesi ve bunun mali karşılıkları açısından da kazancımız büyük.
Personelimizle verimli ve kontrollü çalışırken maliyetlerini azaltıyoruz.
Formalite yaratan, asıl işlerini engelleyen işlerlerden kaynaklanan mali
kayıpları önlüyoruz.
MEDULA?ya gönderdiğimiz hastalarımıza sunduğumuz hizmetlerin mali
karşılıklarına ait bilgiler fatura bilgilerimizin doğru bir şekilde elde
edilmesini sağladı. Entegrasyonumuzu başarı ile sağladık. Bu sistemle
kayıplarımız hemen hemen yüzde sıfırdır.
Elde ettiğiniz bilgiler karar alma süreçlerinizde geri besleme sağlıyor
mu? Sürekli bilgi akışını nasıl değerlendiriyorsunuz?
Hastane yönetimi olarak karar verme aşamasında mutlaka sağlıklı bilgiye
ihtiyaç duyarız. Tam otomasyon sistemimizle hastanemizdeki her birimden bilgi
akışı olur. Bu bilgiler belirli bir düzen içinde, büyük bir hızla bize ulaşır.
Eczanemizdeki, malzeme depolarımızdaki, ameliyathanemizdeki kısaca tüm
birimlerimizdeki stoklarımıza ait bilgilere kolaylıkla ulaşırız. Bu stokların
kritik miktarları, miadları, ihtiyaç oranları, ortalama sarf miktarları gibi
bilgilerin yardımıyla alım yapmak, yeni ünite açmak, verimsiz birimleri
kapatmak, verimli olabilecek alanlara yatırım yapmak gibi hareketlerimizi
düzenleriz. Alacağımız stratejik kararlardaki, yapacağımız planlamadaki
klavuzumuz başvurduğumuz bu bilgilerdir.
Bilgi yönetim sistemi ile ilgili daha ayrıntılı bilgi edinmek üzere bilgi
işlemden sorumlu Başhekim Yrd. Dr. Murat Yıldızhan ile
görüştük;
Çözüm HBYS?nin hastanenizdeki kuruluş öyküsünden başlayarak, Gaziantep?in
en iyi yerinde konumlanmış köklü bir hastaneye neler kazandırdığını anlatabilir
misiniz?
Söylediğiniz gibi hastanemiz konum itibarıyla Gaziantep?in en iyi
yerinde merkezi bir noktada bulunuyor. Hastanemiz, daha SSK hastanesi olduğu
için, hizmet kalite seviyesi çok yüksek olduğu için çok sayıda hasta tarafından
tercih ediliyor. Hastanemiz 350 yatak kapasiteli, 24 saat hizmet veren, 3000
ayaktan poliklinik hastasını takip ettiğimiz yüzde 80 doluluk oranına sahip bir
hastanedir. Bundan dolayı yaklaşık 800 personelimizle bütün imkanları sağlamaya
çalışıyoruz. Dijital görüntüleme hizmetlerimizden, modern cihazlarımıza, uzman
kadromuzdan, deneyimli personelimize, teknolojik yatırımlarımızdan, geleceğe
yönelik planlamalarımıza kadar bütün yenilikler, sağlık alanındaki bütün
gelişmeler hastanemizde bulunuyor.
Bilgi yönetim sistemimizin de
yoğun hasta trafiğini, sürekli yenilenen yönetmelilikleri ve teknolojik
gelişmeleri, satış sonrası sürecek kaliteli destek hizmetini sağlayacak bir
yapıda olması gereklidir.
Göreve geldiğimiz 2006-2007 yıllarında Çözüm HBYS?yi yaklaşık 5 yıldır
kullanmamıza rağmen birçok modülü eksik kullandığımızı fark ettik. Tüm
modüllerin kullanılmasının hastanede hızı artıracağını, daha fazla işlemi
elektronik ortamda yapabileceğimizi, verimliliği daha da artıracağımızı ve
faturadaki kaçaklarımızı önleyebileceğimizi düşündük.
Tespit ettiğimiz eksik birimlerimizdeki modüllerimizi işlevsel hale
getirdik. Hastanemizde tam otomasyon sisteminin kullanılmasını sağladık.
Verileri bilgisayar ortamına aktarak sistem üzerinde kontrol etme imkanını
yakaladık. Kısa zaman içinde her
yaptığımız işlemi kayıt altına aldığımızı, tüm işlemlerde hızımızın arttığını,
fatura döneminde açıklarımızın kapandığını gördük. Birikmiş faturamız
kalmadı. Müdahalemizden dolayı geçen
sene yaklaşık olarak 8-10 Trilyon kadar kazancımız
oldu.
Çözüm HBYS?nin Otomatik Fatura Sistemi?ni kullanıyor musunuz? Sağladığı
yararlar nelerdir?
Çözüm HBYS?de mevcut olan Otomatik Fatura Sistemi sayesinde
fatura birimimizin işleri kolaylaştı. Bu sistem sayesinde usülüne uygun yapılan
kayıtlara sahip faturalar otomatik olarak kesilebiliyor. Zamanlanmış görevlere
göre tanımlayabildiğimiz, yani istediğimiz zaman aralığı için
belirleyebileceğimiz fatura kesme işlemi gerçekleştirebiliyoruz. Fatura
birimimizdeki personelimiz sorunlu olan, yani bir şekilde kayıtlarda, işlemlerde
hata olan faturaların düzenlenmesine çalışıyor. Faturalar sistem tarafından
otomatik olarak hazırlanarak bize büyük kolaylık
sağlıyor.
Gider tahakkuku, gelir tahakkuku hazırlayan ve kontrol eden bir sistem
otomasyon sisteminde mutlaka bulunmalı. Biz birçok nedenle birlikte bu nedenle
de tam otomasyon sistemine sahip bir firma ile, Çözüm Bilgisayar ile çalışmayı tercih
ettik.
İyi bir tercih yaptığımızı düşünüyorum. Bizim birçok noktada iyi bir aşamaya geldiğimizi
düşünüyorum. Problemlerimizin olduğunu ve aşılamayacak bir probleme sahip
olduğumuzu düşünmüyorum. Ama, şu anki durumun bizi memnun etmesi çabalarımızın
bittiği anlamına da gelmemeli. Hastane yönetimi olarak hep daha iyisini yapma
gayreti içinde olacağız. Kapımızdan giren hastamızın, çıkıncaya kadar mutlu,
mesut ayrılması, içinde bulunduğu sıkıntılı durumdan kurtulması için bütün
çabamızı sarfedeceğiz.
Bilgi Yönetim Sistemimiz sayesinde çalışma hayatımızı da disipline ve
kontrol eden bir yapıya kavuştuk; hekimlerimizin hangi saatte polikliniğe
başladığını, ne kadar poliklinik yaptığını, hangi servislerin yoğun çalıştığını,
hangi servislerin ne kadar gelir getirdiğini vb kontrol etme şansımız oldu.
Malzeme Yönetim Sistemi ile ilgili olarak, malzemelerimizin stoklarının
durumunu, ihale süreçleriyle ilgili bilgilere kolaylıkla
ulaştık.
Otomasyon sistemimiz ile tam bir uyum içinde birlikte çalıştık. Hastane
yönetimi ve diğer personelimiz tarafından bir çözüm ortağı gibi çalıştık.
Personelimizi sürece dahil ettik. Kullanıcı gibi değil katılımcı gibi
çalışmalarını istedik. Sağlık Bakanlığı?nın sürekli çıkardığı genelgeler
konusunda SGK?nın uygulamaları konusunda eğitimler verdik. Kullanıcıları, hatta
hastalarımızı gelişmeler konusunda haberdar ederek işlemlerin daha doğru
yapılmasını sağladı.
Bilgi Yönetim sisteminin hastanenin idari süreçlerinde sağladığı
yararları öğrenmek üzere Hastane Müdürü Metin Mayda ile
görüştük.
Hastane bilgi yönetim sistemine idari açıdan ihtiyaç duyulan unsurlar
nelerdir? Pratikte yaşadığınız örneklerle açıklamanız mümkün
müdür?
Göreve başlar başlamaz öncelikle hastanemizin fizibilite çalışmasını
yaptık. Bu çalışma sonucunda hastanemizde daha kaliteli, daha hızlı hizmet
sunmak için neler yapabileceğimiz noktasında bazı planlamalar yaptık.
planladığımız işleri hayata geçirmek için gayret
gösteriyoruz.
SSK döneminden bu yana hastanemizde çok önemli, çok köklü değişiklikler
oldu. Hastalarımıza daha iyi hizmet
verme noktasında birçok yeniliği hastalarımızın hizmetine sunduk. Yaptığımız tüm
işlerde yeni olanı, teknolojik olanı tercih ettik. Tam otomasyon sistemimiz de
hayata geçirdiğimiz önemli işlerden birisi. Tam otomasyon sistemi bugün birçok
hastanenin gündemine aldığı, yapmayı planladığı işlerden birisi iken, birçoğu
ancak bazı modülleri kullanırken, hastanemizde tam otomasyon sistemini sağlanmış
durumdayız.
Hastane Bilgi Yönetim Sistemi?niz hakkında bilgi verir misiniz?
Karşılaştığınız sorunlar var mıdır?
Tam otomasyon sistemimizin serüvenine Çözüm HBYS?ile birlikte çıktık. İyi
bir yazılımla hastanemizdeki hizmetin kalitesinin daha da artacağını planladık.
İyi bir işbirliği içinde çalışmalarımızı sürdürüyoruz. İlgi ve desteği eksik
etmiyorlar. Bizler de hastane yönetimi olarak personelimizin kendisini
geliştirmesi konusunda başta eğitim olmak üzere birçok desteği sağlıyoruz. 2010
yılının sonuna doğru hastanemizi özel hastanelerden daha iyi hizmet verecek bir
hastane durumuna getireceğiz. Bilgi işlem firmamızla, hastane yönetimimizle,
personelimizle, hastalarımızla büyük bir uyum içinde çalışarak kısa vadede gerçekleştirebileceğimize inanıyoruz.
Başhekimimiz geniş bir vizyona ve çalışma gayretine sahiptir. Çalışma
azmi, statik bir durumdan ziyade dinamizm katmaya çalışan, hastanemizi bölgedeki
en iyi devlet hastanesi yapmaya çalışan iyi bir idarecidir. Biz de hastane
müdürlüğü olarak bu durumun bizim için çok artısı olacağını düşünüyoruz. Uyum
içinde çalışan bir idarenin başarıya ulaşma şansı çok yüksek olacaktır. Nitekim,
uyum içinde hastanemizin geleceğine yönelik olarak yaptığımız planlamaları adım
adım gerçekleştiriyoruz.
Hastanemizin can damarlarından birisi olan tam otomasyon sistemimizle
ilgili bir sorun yaşamıyoruz. Personelimizin mesleklerine olan ilgilerinden ve
sevgilerinden şüphe duymuyoruz. Bundan sonra, modern cihaz parkımızı daha da
zenginleştirerek, hastanemizin fiziksel şartlarını daha da iyileştirerek
hastalarımıza daha iyi hizmet gayretinin içinde
olacağız.
Elektronik sağlık kayıtlarının tutulmasının, çok sayıda farklı iş
akışının tek bir iş akışı gibi davranmasının, istatistiklerin ve hesaplamaların
elektronik olarak yapılmasının mali kayıtlara yansımaları nasıl olmaktadır?
Hastanenizin gelirlerinin önceki döneme göre karşılaştırmasını yapar
mısınız?
Her hastane otomasyon sisteminin özelliklerini incelerken, bu özellikleri
bir şartname temelinde somutlarken sağlayacağı işleyiş ve mali kazançları bu
esasa göre dizayn eder. Anahtar kural; her şeyin istisnasız kayıt ve kontrol
edilmesine dayanır.
Yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması, bu kayıtların kontrolü mali
kayıpların en az seviyeye indirilmesini sağlar. Dikkatsizlik sonucu kayıtların
unutulması, hatalı ya da eksik kayıt yapılması, suistimal sonucu kayıt
yapılmaması, işlemler arası uyumsuzluğun olması, kayıtların birbiri ile
ilişkilerinin kopuk ya da eksik olması gibi nedenlerle mali kayıplar
gerçekleşir.
Bu nedenle sistemin, hata yapılması durumunda kullanıcıyı uyarması,
yönlendirmesi, hatanın nerede yapıldığı raporlaması ve işlemleri doğru yaptığı
gibi hızlı da yapması gereklidir. Aslında
işlemlerin zamanında ve hızlı bir şekilde yapılmaması da mali açıdan bir
kayıp yaratır; işlemlerini zamanında tamamlayamayan, sıra bekleyen, her
defasında başka yerlere yönlendirilen, tekrar tekrar işlem yapmak zorunda kalan
hastalar, söz konusu hastaneye bir daha kolay kolay gelmeyi düşünmezler.
Dolayısıyla hasta sayısında düşüşler meydana gelir ki bu da mali
kayıptır.
İyi bir planlama yapamamak da mali kayıplara yol açabilir. Muhasebe
kayıtlarının yanında, yapılan ihaleler, satınalma işlemleri, hastane bütçesinde
ne kadar para kaldığı, harcamaların şu anki durumu, etkin bir şekilde nasıl
harcanabileceği, öncelik sırasının nerelere verilmesi gerektiği gibi bilgilere
de kolayca ulaşabilmek lazımdır. Sistemce bu bilgilere ulaşılması, zaman, işgücü
vb birçok unsurun yanında bütçenin doğru kullanılmasına yol açacak planlamanın
yapılmasını da sağlar.
Bizim kullandığımız tam otomasyon sistemi tüm bu özellikleri içeriyor.
Sistem sayesinde mali kayıplarımızı en az seviyeye indirdiğimizi, kontrol
mekanizmaları oluşturduğumuzu, işleyişimizi kolaylaştırdığımızı, iş gücü
kaybından doğan maliyetleri yok ettiğimizi, planlama ve karar alma süreçlerimizi
daha doğru bir şekilde gerçekleştirdiğimizi söyleyebilirim.
Tabi ki sonuca baktığımızda hastanemizin gelir düzeyinde önceki yıllar
ile kıyaslandığında önemli bir artış gözlenecektir. |