MEDULA V2.0 Uygulaması

            GSS tarafından yapılan duyuruda, Medula 2.0’ın 18.12.2006 da uygulamaya geçeceği belirtilmiştir. Otomasyon sisteminde gerekli düzenlemeler yapılmış ancak henüz gerçek çalışma ortamı ilgili kurum tarafından uygulamaya alınmadığı için (18.12.2006 Pazartesi günü uygulamaya alınacağı bildirilen sistem şu an yalnızca test ortamında çalışmaktadır) yeni sürüm internette yayımlanmamıştır.

            Medula v2.0 Online ve offline çalışması gereken iki ayrı bölümden oluşmaktadır.

            Normal hasta kabul, sevkli hasta kabul, takip numarası alma (provizyon alma), tetkik veya tedavi için sevk etme (yeni takip numarası alma) ve reçete yazma (eczaneler için takip numarası alma) işlemleri online olarak gerçekleştirilmelidir.

            Hastalara yapılan tetkiklerin, verilen ilaçların, ameliyatların, kullanılan malzemelerin GSS’ye bildirilmesi, GSS’den en az bir gün sonra fatura için onay alınması, faturaların düzenlenmesi ve GSS’ye gönderilmesi gibi işlemler ise offline (hasta hastaneden ayrıldıktan sonraki herhangi bir zamanda) gerçekleştirilmektedir.

            Yeni sürümle birlikte Online işlemler için yapılması gerekenler aşağıda sıralanmıştır.

1 – Normal başvuru kaydı; Hasta Takip modülünde bu konuda herhangi bir değişiklik yapılmamıştır. Hasta arama ekranında hasta bilgileri sorgulanır. Yoksa yeni hasta kaydı girilir, devamında hastanın muayene olacağı poliklinik ve doktor seçilir. Kayıt öncesi GSS provizyonu sorulur. GSS bir takip numarası döndürür ve başvuru kaydı tamamlanmış olur.

            GSS’de provizyon için hastanın muayeneye başladığı tarih esas alınmaktadır. Dolayısıyla hasta birkaç gün içinde kontrole geldiğinde, provizyon tekrar sorulmaz.

            GSS sadece Takip Numarası döndürmekte, provizyon numarası vermemektedir.

2 – Sevkli başvuru kaydı; Hastayı sevk eden kurumda otomasyon kullanılıyor ve GSS’den takip numarası alınarak sevk gerçekleştirilmiş ise, hastanın sevk evrakı üzerinde bu takip numarası bulunmalıdır. Hasta arama ekranında, GSS Sevkli Hasta Kabul bölümünde, Takip Numarası alanına, sevk evrakının üzerindeki Takip Numarası yazılır.

            Hastayı sevk eden kurumda otomasyon kullanılmıyorsa, hastanın sevki GSS’de kayıtlı değildir. Fakat hasta sevklidir ve sevk kabulü yapılması gerekir. Bu durumda hasta arama ekranında Takip Numarası alanına herhangi bir karakter yazılır.

            Diğer hasta arama kriterleri girilerek, hasta kartı bulunur, bulanamaz ise yeni hasta kaydı açılır ve hasta bilgileri kayıt edilir. Arama ekranında takip numarası alanına veri girişi olduğu için yeni başvuru kaydı aşamasında otomatik olarak Sevk Kabul ekranı açılır.

            Arama ekranında, takip numarası alanına 3 veya daha uzun veri girişi olmuş ise, Sevk Kabul ekranındaki Takip No alanına bu veri otomatik aktarılır. Buradaki takip numarası, sevk eden kurumun GSS’den sevk işlemi için almış olduğu takip numarasıdır. Arama ekranında takip numarası alanına  2 veya daha kısa veri girişi yapılmış ise, Sevk Kabul ekranındaki takip no alanı boş olacaktır.

            Hastada sevk evrakı yok veya evrakın üzerinde takip numarası yok ise, hastanın sevkinin GSS’de kaydı olup olmadığı “Hastanın Sevklerini Sorgula” tuşu ile sorgulanabilir. Ekrana gelen listede sevk için alınan takip numarası, sevk tarihi, sevk eden tesisin kodu ve adı listelenecektir. Listedeki uygun kayıt seçilerek, takip numarası, gönderen hastane, sevk tarihi ve branşı Sevk Kabul ekranına aktarılır. Gönderen hastane bilgisi aktarılmıyor ise, hastane tanımlarında ilgili tesis kodu, bir hastane ile eşleştirilmemiş demektir.

            Gönderen doktorun Tescil Numarası (16 karakter), sevk eden kurumda hastanın muayenesinin başladığı tarih (provizyon için bu tarih önemlidir), provizyonun türü ve raporlu olup olmadığı bilgileri girilerek sevk başvurusu kayıt edilir.

            ESC ile Sevk Kabul ekranından çıkılır, poliklinik ve doktor seçilerek normal başvuru gibi kaydı yapılır. Provizyon sorgulaması aşamasında sevk başvuru kaydı kontrol edilecek ve GSS’ye sevkli hasta kabulü yapıldığı otomatik bildirilecek, sevk zinciri tamamlanarak yeni takip numarası alınacaktır.

            Sevki yapan kurum bilgisi GSS’ye tesis kodu şeklinde gönderilmektedir. Bunun için hastane tanımları GSS sayfasına Tesis Kodu alanı eklenmiştir. Mevcut ve yeni açılacak hastane kartlarında, bu alan mutlaka doldurulmalıdır. GSS’de tesis listesi ve kodları bulunmaktadır. “GSS Tesis Listesi” tuşu ile liste görüntülenebilir ve uygun tesis seçilerek, tesis kodu aktarılır. Ekrana liste gelmedi veya liste boş ya da aranan kayıt listede bulunamadı ise, “Tesisleri Güncelle” tuşu ile son tesis bilgileri GSS’den otomasyona aktarılmalıdır.

Yardımcı GSS İşlemleri

            İşlemlerin iptal edilmesi veya yapılan hataların düzeltilebilmesi amacıyla yardımcı işlemler GSS tarafından yayınlanmış ve Çözüm Otomasyon programına aktarılmıştır. Hasta kartı F6 Menü/Provizyon altında “GSS Takip Detay” ve “GSS Takip No Sil” menüleri yer almaktadır. GSS Takip Detay ile, GSS’den alınan provizyon bilgileri GSS’den sorgulanır ve ekrana getirilir. GSS Takip No Sil ile alınan takip numarası GSS tarafından iptal edilir.

            Takip numarası silme işlemi, kullanıcı tanımlarındaki “GSS Takip Numarası Silebilir” yetkisine bağlanmıştır.

3 – Tetkik / Tedavi amaçlı sevk; Hasta tetkik veya tedavi için kurum dışına sevk edildiğinde, bu işlem otomasyon içinde “Kurum Dışı Sevk” ekranından yapılmaktadır. Bu ekranda gönderilen hastane, gönderen doktor, gönderilen poliklinik mutlaka belirtilmelidir. Kayıt öncesi sevk işlemi için GSS provizyonu alınıp alınmayacağı sorulur. Sevk evrakının yazdırılabilmesi için provizyon zorunludur. Provizyon alınmamış ise, yazdırma aşamasında aynı soru tekrarlanır. Provizyon bilgileri GSS sayfasında görülebilir.

            Sevk Provizyon bilgilerinin sevk evrakına yazdırılabilmesi için #GSSSEVKTAKIPNO#, #GSSSEVKTARIH# ve #GSSSEVKSONUC# değişkenleri kullanılabilir.

            Yetkisi olan kullanıcı, sevk işlemi için alınan takip numarasını silebilir, daha sonra yeni takip numarası alınabilir.

            Sevk eden doktorun tescil numarası personel kartında belirtilmemiş ise, sevk provizyonu hata verebilir. Doktorların Diploma Tescil Numaralarının personel kartında Tescil Numarası alanına girilmesi gerekmektedir. GSS’den yapılan duyuru şu şekildedir. “Doktor Tescil numaraları Sağlık Bakanlığı tarafından bildirildikten sonra kullanılacaktır. GSS tarafından ilan edilecek tarihe kadar, kamu hastaneleri için doktor tescil numarası kontrolü yapılmayacaktır.”

4 – Reçete; İlaç reçeteleri için GSS’den takip numarası alınması gerekmektedir. Otomasyon programında reçete düzenleme işlemi için, Doktor poliklinik işlemleri ekranındaki İlaç Reçetesi menüsü kullanılmaktadır. İlaçlar girilerek kayıt işlemi yapılır. Reçete evrakı yazdırılmak istendiğinde, GSS provizyonunun yapılması gerektiği uyarısı görüntülenir. Kullanıcı onayladığında Eczaneye sevk için GSS’den takip numarası alınır ve reçete yazdırılabilir. Provizyon alınmadığında reçete yazdırılamaz. Bu sayede Eczaneler için sevk zinciri tamamlanmış olur.

5 – 18 yaş altı hasta takibi; Kurum kartı kurum tipi olarak “18 yaş altı” seçeneği eklenmiştir. Bu şekilde başvuran hastalar için ayrı bir kurum açılır, kurum tipi olarak 18 yaş altı belirlenir. GSS provizyonu ile ilgili parametreleri işaretlenir.

Sıkça Sorulan Sorular

1 – Hastanın başvurusu yeni muayene olarak kayıt edildi ve GSS’den takip numarası alındı. Ancak hasta daha sonra sevk evraklarını getirdi. Hastanın sevk başvurusu daha sonra yapılabilir mi?

Cevap: Hasta kartında F6 Menü\Faaliyetler\Sevk Kabul menüsü ile sevk kabul ekranına her zaman ulaşılabilir. Bu ekrandan sevk bilgileri girilir ve kayıt edilir. F6 menü provizyon alt menüsünden mevcut takip numarası silinir. Aynı menüden yeniden provizyon sorgulanır ve yeni takip numarası alınır.

2 – Sevkli bir hastanın başvurusu normal başvuru olarak kayıt edilebilir mi?

Cevap: Sevk zincirinin takip edilebilmesi için hastanın durumuna göre uygun kayıt yöntemi seçilmelidir. GSS ödemeleri yaparken sevk zinciri esas alınmaktadır.

3 – Gelen sevk kaydında, listeden uygun sevk seçildiğinde, sevk eden hastane bilgileri otomatik gelmemektedir.

Cevap: seçim sonrası tesis kodu, mevcut hastane tanımları içinde aranmakta, bulunan hastane ekrana otomatik getirilmektedir. Otomatik gelmemesi durumunda hastane bulunamadı demektir. Bu durumda hastane kayıtları kontrol edilmeli, tesis kodu boş olan hastane kayıtları düzeltilmelidir.

4 – Hastane tanımları ekranında GSS Tesis listesi tuşu çalışmamaktadır.

Cevap: Tesis listesi GSS’den güncellenmemiş demektir. Bir sağdaki “Tesisleri Güncelle” tuşu ile tesis bilgileri GSS’den, otomasyon sistemine alınmalıdır. Bundan sonra, GSS Tesis Listesi tuşu çalışacaktır.

5 – Sevkli hasta kabulü için hasta arama ekranında Takip numarası alanına veri girişi yapılması zorunlu mudur?

Cevap: Takip numarası alanı doldurulduğunda, yeni işlem kaydı aşamasında Sevk Kabul ekranı otomatik açılmakta, başvuru kaydı ve dolayısı ile provizyon alımı öncesi sevk bilgilerinin girişi sağlanmaktadır. Takip numarası alanı boş bırakılır ise, yeni işlem kaydında sevk ekranı gelmeyecektir. Bu durumda ya kayıt aşamasında provizyon alınmamalı ve daha sonra Sevk Kabul ekranı doldurularak provizyon alınmalı, ya da alınan provizyon önce iptal edilmeli, Sevk Kabul bilgileri doldurulmalı ve sonra yeni provizyon alınmalıdır.

6 – Sevk Kabul ekranında muayene başlama tarihi alanına ne yazılmalıdır?

Cevap: Sevk eden kurumda, hastanın muayenesinin başladığı tarih yazılmalıdır. Çünkü GSS’de muayene başlama tarihi esastır. Bu tarih sevk evrakında bulunmalıdır. Örneğin hastanın başvurusu 11.12.2006 ve sevk tarihi 12.12.2006 ise, Sevk Kabul ekranında muayene başlama tarihi alanına 11.12.2006 yazılmalıdır. Sevkli hastanın kabulünde, yeni takip numarası alımı aşamasında GSS’ye bu alandaki tarih bilgisi gönderilmektedir.

7 – Tetkik veya tedavi amaçlı hasta başka bir kuruma sevk edildiğinde, GSS den provizyon alınmadan neden sevk evrakı yazdırılamıyor?

Cevap: Sevk zincirinin takip edilebilmesi için GSS’den sevk provizyonu almak zorunludur. Alınan takip numarası ve hastanın başvuru tarihi (provizyonun alındığı tarih) sevk evrakı üzerine yazdırılmalıdır. Sevk edildiği kurumda hastanın kabulü yapılırken, evrakın üzerindeki takip numarası ve muayene başlangıç tarihi esas alınacaktır.

8 – Doktor Tescil Numarası 2 adet olan doktorlarda hangisini tanımlamalıyım?

Cevap: Birden fazla Doktor Tescil Numarası olan doktorlarda Tescil Numarası olarak  hastanede görev yaptığı uzmanlık alanına göre girilmesi gerekmektedir.