Dr. Vefa Tanır Ilgın Devlet Hastanesi

 
            Roma devrinden kalan şifalı kaplıca ve içmeleri, Şeker Fabrikası, Çavuşcu Gölü, Eldeş Nodalar Höyüğü, tarihi camileri, kömür ocağı, Bedesteni, ormanları, yörükleri, pınarları ile öne çıkan, İç Anadolu Bölgesi’nin karakteristik özelliklerinin neredeyse tamamını taşıyan güzel bir ilçe Ilgın. Son yıllarda sağlık turizmine yönelik olarak romatizmal sendromlar, karaciğer, safra yolları, metabolizma hastalıklarında etkili olan kaplıcalarına duyulan yoğun ilgi nedeniyle dikkatleri üzerine çeken ılgın, Romalılar, Bizanslılar, Selçuklular zamanında da bu yöredeki su, şifa kaynağı olmuştur.

            Dr. Vefa Tanır Ilgın Devlet Hastanesi hakkında bilgi almak amacı hastane Başhekimi Dr. Bayram Çelik ile görüştü.

            Hastanenizin kuruluş öyküsünü ve kısa tarihçesini anlatır mısınız?

            Hastanemiz, 1959 yılında, Ilgınlı Hacı Elmas Özdemir’in bağış yaptığı arazi üzerinde, yapılan 2 katlı binada 10 yataklı sağlık merkezi olarak, 1973 yılında yapılan ilave kat ile 50 yataklı hastane olarak hizmet vermeye başlamıştır. 2001 yılında yeni hizmet binasında 100 yataklı olarak tam müştemilatlı olarak hizmetlerine devam ediyor.

            Hastanenizin, sunduğu hizmetin kalitesini artırmak için yürüttüğü çalışmalardan söz eder misiniz?

            2005 yılının Haziran ayında ISO 9001–2000 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) çalışmalarına başladık. Hastanemiz genelinde KYS ile ilgili olarak, belge alma aşamasına geldik.

            Laboratuar ve Radyoloji ünitelerimizi restore ederek yeniden düzenledik. Bu birimlerde de KYS yapısına, standartlara uygun, hizmetlerimizi sürdürüyoruz. Tüm birimlerimizin cihaz ve malzeme stok yapılarını, ayniyat ve idari işlemleri ile cihazların kalibrasyon işlemlerini yine KYS çerçevesinde yürütüyoruz. Diğer eğitim çalışmalarımız ve faaliyetlerimiz de KYS çerçevesinde ve sürekli hizmette iyileştirmeyi hedef alarak devam ediyor.

            Bebek Dostu Hastane uygulaması çerçevesinde, gerekli düzenlemeleri yaptık. Bu çalışmalarımızın sonucunda hastanemiz, bebek dostu hastane olarak ödüllendirildi.

            Bakanlığımızın emirleri doğrultusunda, hastanemizde Hasta Hakları Birimi oluşturduk. Hastanemizin hizmet kalitesinin hızla yükselmesi ile oluşturduğumuz bu birime şikâyetler oldukça azaldı. Zaten şikâyetlerin önemli bir bölümü otomasyon ile ilgili oluyordu. Çözüm HBYS ile sağlam bir altyapı oluşturduğumuz için çok fazla şikâyet olmuyor.

            Ayrıca Çözüm HBYS kurulduktan sonra hastalara sunduğumuz hizmette önemli iyileşmeler yaşandı. Tam otomasyona geçtikten sonra özellikle Çözüm Randevu Sistemleri’nin aktif olması ile birlikte poliklinik önlerinde hastalarımızın oluşturduğu sıralar azaldı, mükerrer kayıtlar önlendi, yanlış kayıt yapma ve yanlış sonuç girme önlendi. Çözüm Barkod Sistemi sayesinde hastanın hastanemize her gelişinde bilgilerinin tekrar girilmesine gerek kalmadı. Hastanın tüm bilgilerine 15–20 sn gibi kısa bir süre içerisinde ulaşmamız nedeniyle hasta memnuniyeti en üst düzeye çıktı. 

            Kalite çizgimiz hızla yükseliyor. Çok kısa bir süre içinde Konya’da örnek gösterilen hastane haline geldik. Selçuk Üniversitesi Meram Tıp Fakültesi Hastanesi’nde “Hastanelerde Faturalandırma ve Tahsilât Sorunları ile Çözüm Önerileri Paneli’nde Ilgın Devlet Hastanesi’ne teşekkür ettiler. Bunda otomasyonun payının büyük olduğunu düşünüyoruz.

            KYS çerçevesinde hastanenin bilgi sistemi temelinde yaptığı yenilikleri öğrenmek amacıyla Başhekim Yrd. Uz. Dr. Levent Yılmaz ile görüştük.

            Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’ nizin hastanenize işleyiş olarak kazandırdıkları kolaylıklar nelerdir?

            Otomasyon sistemimiz sayesinde hasta kayıtlarımız düzenli bir şekilde tutuluyor, servis ve polikliniklerden gelen hastaların bilgilerine istenildiğinde ulaşabiliyoruz.

            Arşiv, gıda ambarları, tıbbi sarf ambarları, serum ve ilaç ambarları, diyaliz sarf malzeme ambarlarımızın stok ve kontrollerini yapabiliyoruz. Bu kontroller hastanemize yönelik planlama da çok işimize yarıyor.

            Bakanlığımızın genelge ve yönetmelikleri çerçevesinde, hastanemiz genelinde yürüttüğümüz ISO 9001–2000 çalışmalarına esas olan gerekli tüm düzenlemelerde; hasta giriş-çıkış işlemleri, yatış süreleri, gerekli tedavi uygulamaları, görev, yetki ve sorumlulukların oluşturulması, kontrollerinin yapılmasında sistemimiz bize çok büyük destek sağladı.

            Otomasyon sistemimiz, mali açıdan da hastanemize düzen getirdi. Gelir ve giderlerimizi kontrol altına almamız kayıplarımızı önledi. Gerçek olarak mali gücümüzü, ödeme yapacağımız yerleri net olarak belirleyebiliyoruz. Faturalarımız standartlar çerçevesinde oluşturuluyor. Artık geri dönen faturamız olmuyor.

            Otomasyon kullanarak BAĞ-Kur’dan SSK’dan provizyon alabiliyoruz. Hak sahibi hastalarımıza birçok işlemle uğraşmaya gerek kalmadan hizmet sunabiliyoruz. Sistem üzerinden bu sorgulamayı yapmamız işlem hızımızı artırıyor, bize zaman kazandırıyor. 

            Gelişen, değişen teknolojiden yararlanmak ve teknik alt yapımızı daha da güçlendirmek için monitörler, hasta başı monitörleri, merkezi monitör, suni solunum cihazı ve en son teknoloji ürünü bilgisayarlı göz muayene cihazı aldık. Antakya-Osmaniye-Adana üçgeninde hiçbir yerde olmayan horlama tedavisinde kullanılan Radyo frekans Sistemi’ ni, kansız, bıçaksız basur ameliyatı yapan cihazı yine yörede ilk defa biz aldık. Göreve geldiğimizde yalnız fiziksel değil bütçe açısından da önemli bir büyüme sağladık; 3 milyon YTL olan bütçemizi bu yıl 16 milyon YTL’ ye çıkarttık.

            Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’nizin kuruluş aşamasında karşılaştığınız sorunlar var mıdır?

            Biz otomasyonun hayata geçirilmesi ve birimlerimizde tam anlamıyla kullanılmaya başlayabilmesi için 3 ay ile 6 ay gibi bir süre geçmesi gerektiğini düşünüyorduk. Çok şükür bir ay gibi kısa bir süre içinde çok yumuşak bir geçiş yaptık. Tabii bu sonucu almamızda ekip çalışmasının tüm halkalarının büyük önemi var. İdari ve diğer personelimiz yeni sisteme uyum sağlamak için çok iyi çalıştı. Çözüm Bilgisayar tarafından teknik destek ve eğitimler çok iyi verildi.

            Açıkçası otomasyona geçiş aşamasında Türkiye’nin her yerinde sıkıntılar yaşandığını bildiğimiz için biz de hastanemizde otomasyona geçişin sancılı olacağını düşünüyorduk. Ancak personelimiz de, hastalarımız da (hastalarımız tarafından iletildi) geçişin farkında olmadı.

            Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’ nizin iş akışı açısından hastanenizde yarattığı değişimler nelerdir?

            Otomasyondan önce günlük poliklinik sayımız 350–400 iken, bugün için ortalama 1500 hastaya hiç sıkıntı çekmeden hizmet verebiliyoruz. Bu sonuçta otomasyonun katkısı çok büyük.

            Barkodsuz hiçbir iş yapmıyoruz. Tüm işlemlerimiz kontrol altında. İstediğimizde yapılan tüm işlemleri anında sorgulayabiliyoruz.

            Poliklinik defterlerimiz ortadan kalktı. İnsanlar kapının önünde kayıt yaptırmak için birbirinin sırasını almıyor. Çözüm Sıramatik Sistemi’miz, hasta yönlendirme panolarımız, kiosk cihazımız vb. sayesinde tüm işlemler tam bir düzen ve kural içinde yapılıyor. Artık hastalarımız Çözüm Monitör Sistemi’ni kullanıyor; kapı üstlerine yerleştirdiğimiz monitörlerimizde adını ve sıra numarasını takip ederek işlemlerini yapıyor. Hekimlerimizin en büyük şikâyeti hastalarımızın hepsinin odalara birikmesi ve bekleme salonundaki, koridorlardaki kavga gürültü içinde görev yapmalarıydı. Artık hekimlerimiz de ve diğer personelimiz de işlerini çok keyifle yapıyor.

            Yine işlerimizi kolaylaştıran büyük yeniliklerden birisi Çözüm Kiosk Sistemi. İlk başta hastalarımız bu sistemi yadırgar mı? diye düşünmüştük. Kullanan sayısı çok olmazsa atıl kalır mı? diye tereddüt etmiştik. Ama vatandaş kısa sürede sisteme alıştı. Artık kimseye sorma ihtiyacı duymadan işlemini yapıyor, sıra numarasını alıp, sırası geldiğinde doğrudan hekim ile görüşüyor. Muayenesi bitince de reçetesini alıp hastaneden ayrılıyor. Bu kadar kolaylaştı işlerimiz. Endişelerimizin tam tersine Kiosk Sistemi’ni kullanarak randevu alan hastalarımızın sayısının hızla artması bizleri sevindirdi.

            Bütün servislerde otomasyon sistemini kullanıyoruz. Bulunduğunuz yerden bütün tetkikleri görebiliyorsunuz. Bu da hekimin hastasına ayıracağı hizmet süresi, kalitesi ve hasta memnuniyetini yükseltiyor.

            Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’nin işleyişi hakkında bilgi almak amacıyla Müdür Abdullah Ayhan ile görüştük.

            Çözüm HBYS’ den önce bilgi işlem işleyişiniz nasıldı? Bir karşılaştırma yapar mısınız?

            Hastanemizdeki ilk otomasyon sistemini 1996 yılının Şubat ayında hizmete sunduk. Poliklinikler ve kliniklerde verilen birtakım hizmetler otomasyon sistemi ile takip ediliyordu. Ancak tam otomasyon dediğimiz bir yapıya 2005 yılının Mayıs ayı itibarıyla Çözüm Bilgisayar ile başladık. Önceki otomasyon sistemi ile Çözüm HBYS arasında kıyaslama yapmamız mümkün değildir. Biz sistemden söz etmeye Çözüm HBYS ile başladık.

            Çözüm HBYS’nin uygulanması ile birlikte hastalarımızın poliklinik önlerinde, müracaatta beklemelerinde önemli bir azalma meydana geldi. Hastalarımız bu durumdan çok memnun oldular. Yüz yüze yaptığımız görüşmelerimizde hastalarımızın anlatımları, söylemleri hastanemizdeki son gelişmelerin olumlu olduğu doğrultusunda. Tabii hastalarımızın memnuniyeti çalışanlarımıza da yansıyor.

            Çözüm HBYS sayesinde eczane ünitemizden gerekli ilaçların servis bazında dağıtımlarını, kontrollerini yapılabiliyoruz.

            Provizyon işlemleri, otomatik olarak alınıyor. Kişinin kimlik bilgileri, TC Kimlik Bilgileri, varsa Sosyal Güvenlik kuruluşlarına ait bilgileri sorgulanabiliyor.

            Poliklinik, hasta kayıt, ambar, ayniyat, satınalma hepsi birlikte entegre çalışıyor. Bir yıl gibi kısa bir süre içinde kayıplarımız minimuma indirildi, aksaklıklar giderildi, çok ufak tefek kullanıcı hataları oluyor, bunların da kısa sürede giderileceğine inanıyorum.

            Polikliniklerimizde hastalarımızın işlemlerini rahat yapabilmeleri için poliklinik ve hasta kabul ünitelerini yeniden düzenleyerek hizmete sunduk. Hastalarımızın sıra yoğunluğunu azaltmak için, hastane bilgi yönetim sistemi ile entegre çalışan Çözüm Telefonla Randevu Sistemi, Çözüm İnternetten Randevu Sistemi, Çözüm Kiosk Sistemi ve SMS ile Randevu Sistemi ve ayrıca internet üzerinden hasta takip uygulamalarını başlattık. Bu uygulamalar Türkiye’deki birçok hastanede kullanılan yaygınlaşmış sistemlerden oluşuyor.

            İnternet erişiminin olduğu her yerden, ya da telefon açarak randevu alabiliyor. Çözüm SMS ile Randevu Sistemi ile Turkcell aboneleri 2919’a kısa mesaj göndererek randevu alabiliyor. Çözüm SMS ile Randevu Sistemi kullanımı çok kolay, çok yeni ve çok pratik bir sistem.

            Çözüm Kiosk Sistemi ile hastalarımız müracaat bankolarında sıra beklemeden, uzun kuyruklar oluşturmadan sıralarını alabiliyorlar. Sıra konusunda oluşabilecek itirazların, iltimasların önüne geçilmiş oluyor. Hastalarımıza kolaylık sağlamak amacıyla kiosk cihazının kullanımı için bir personel görevlendireceğiz. Görevlimiz hastalarımıza kullanım için ön bilgi verecek. Bir süre sonra kullanım konusunda gerekli anlatımlar tamamlandığında görevliyi çekerek sistemin daha rahat çalışması sağlayacağız.

            Çözüm Randevu Sistemleri’nin tamamını kullandığımız için hastanemizin daha önceki yıllarda yaşamış olduğu sıra karmaşası ve birikmeler yaşanmıyor. Hastalarımız bölümlerini, birimlerini, servislerini daha rahat ve kolay bir şekilde buluyor. Biliyorsunuz Sağlık Bakanlığımızın bir uygulaması var; tüm hekimlere poliklinik açılması uygulaması. Bu uygulama doğrultusunda tüm hekimlerimize randevu alınabiliyor. Bakanlığımızın genelgelerine istinaden, tüm hekimlere poliklinikler açtık. Polikliniklerimizin kapı üstlerine yerleştirdiğimiz LCD monitörler aracılığıyla sıramatik sistemi uyguluyoruz.
  

            Dolayısıyla otomasyonda çok sayıda işi ve işlevi sıkıntı çekmeden yerine getirebiliyoruz. Mükemmele yakın bir sonuç aldığımızı söyleyebilirim.

            Çözüm HBYS’nin işleyişi ile ilgili olarak bilgi almak için Müdür Yardımcısı Hüseyin Asan ile görüştük.

            Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’nizin hastaneniz işleyişine kattığı kazanımlar nelerdir?

            Hastanemizde çok kısa zaman içinde büyük değişiklikler yaşadık. Bunlardan en büyüğü ve en önemlisi otomasyon sisteminde oldu. Çözüm HBYS, özellikle mali yöndeki kayıplarımızı sıfıra indirdi. Kırtasiye masraflarımızı yok denecek kadar azalttı. Tüm işlemlerimizi düzenli ve doğru yapmamızı sağladı. Çözüm HBYS ile tüm işlemlerimizi anında sorgulayabiliyoruz, kontrol edebiliyoruz.

            Çözüm Laboratuar Bilgi Yönetim Sistemi (LBYS) hastalarımıza büyük kolaylıklar sağladı. Çözüm LBYS Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’miz ile entegre çalışıyor. Hastaya yapılan tüm işlemler anında kayıt ediliyor. Yetki dahilinde sistemin herhangi bir ucundan ulaşılabiliyor. Yanlış işlemin nereden yapıldığı hangi bilgisayardan yapıldığı sorgulanabiliyor. Tahlillerin üzerine yapıştırılan barkod etiketleri sayesinde tahliller karışmıyor, kolaylıkla takip edilebiliyor. Artık hastalarımız tahlil peşinde koşmuyor. Ücretli veya resmi olmayanların tahlilleri yapılmıyor. Hastalarımız kendi başlarına laboratuara kesinlikle giremiyor. Hak sahibi olanlar yararlanıyor. Kayıtlı olmayan hiç bir işlem yapılmıyor. Bu konuda olabilecek iltimasların ve mali kayıpların önüne geçiliyor. Hastalarımız laboratuar ve tahlil sonuçlarını almak için uzun kuyruklar oluşturmuyor.