Erzurum Palandöken Devlet Hastanesi

Doğu illeri halkının düşmanla mücadele için el birliği ile çalışacağının kararlaştırıldığı Kongre’nin (23 Temmuz 1919) toplandığı il. Bir zamanların meşhur İpek Yolu üzerinde yer alan, zengin batıya ve Anadolu'ya açılan tarihi bir kapı. Güneyini bir yay gibi kuşatan, yılın yedi ayı karlarla kaplı, uzun, doğal ve Dünya’nın sayılı kayak pisti bulunan Palandöken Dağları (palan deviren, dayandırmayan) ile kış turizmi açısından dikkat çeken bir kent. Siyah incisi Oltu Taşı ve kuzu etine sadece soğan ve karabiber katılarak yatay bir şekilde odun ateşinde pişirilen cağ kebabı ile de ünlenen Doğu Anadolu Bölgesi'nin en büyük kenti. Kalesi, Saat Kulesi, Çifte Minareli Medresesi, Yakutiye, Şeyhler ve Kurşunlu Medreseleri, Üç Kümbetler, diğer kümbetleri ve türbeleri ile tarihe tanıklık eden eski bir yerleşim yeri Erzurum.

Erzurum Palandöken Devlet Hastanesi hakkında ayrıntılı bilgi almak için ilk olarak hastane Başhekimi Uzm. Dr. Recep Almacı ile görüştük.

            Hastanenizin, kuruluş öyküsünden ve kısa tarihçesinden söz eder misiniz?

            Hastanemiz 1959 yılında kiralık bir binada o zaman ki adıyla “Erzurum SSK Hastanesi” (35 yataklı) olarak hizmete açılmış, 1969 yılında da halihazırda kullanılmakta olduğumuz binamıza taşınmıştır. 19 Ocak 2005 tarih, 25705 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6 Ocak tarih ve 5283 sayılı” Bazı Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Ait Sağlık Birimlerinin Sağlık Bakanlığı’na Devredilmesine Dair Kanun’un gereği olarak 20 Şubat 2005 tarihi itibariyle Sağlık Bakanlığı’na devredilmiş ve Bakanlığımız da hastanemizin adını “T.C. Sağlık Bakanlığı Erzurum Palandöken Devlet Hastanesi” olarak belirlemiştir.

          Hastanenizin yeni uygulamalarından ve hayata geçen ilklerinden söz eder misiniz?

            Hastanemiz, 2005 yılında alımı yapılan tıbbi cihaz, araç ve gereçlerle, modern tıbbın gerektirdiği en son yeniliklerle bölge halkına en iyi hizmeti sunmayı ilke edinmiş, bu doğrultudaki çalışmalarını aralıksız sürdürmüştür.

         Bu anlayışla; 1,5 Tesla gücünde MR ve Spiral Tomografi cihazlarını hastalarımızın hizmetine sunduk. Spiral tomografi cihazı, normal tomografi cihazına oranla daha kısa sürede çekim yapabiliyor. MR sistemimiz ise çok kısa sürede ve yüksek kalitede tetkik imkânı sunuyor. Bölgede geniş bir hasta gurubuna hitap eden hastanemiz (Mart ayı itibariyle rekor sayıya ulaşarak 60 bin hastaya hizmet verdik) bu iki önemli hizmeti bünyesine almakla büyük bir hizmet aşaması gösterdi. Bu hizmetleri alan hastalarımız oldukça memnun oluyorlar. Şehir dışından gelen hastalarımız tetkiklerini kısa süre içerisinde tamamlayıp evlerine dönebiliyorlar.

         Yine hastalarımızın sıkıntısını büyük ölçüde giderecek olan, son sistem modern cihazlarla donattığımız Patoloji Laboratuar’ımızı hizmete açtık. Yıllarca patolojik tetkikleri antlaşmalı laboratuarlarda ve Tıp Fakültesi Patoloji Laboratuarı’nda yaptıran hastalarımız artık hastanemizde güvenle histopatolojik tetkiklerini yaptırabiliyorlar. Laboratuarda çok iyi bir seviyede olduğumuzu söyleyebilirim.

            Hava kirliliği bakımından son yıllarda ilk sıralarda yer almaya başlayan Erzurum’da doğal gazın daha yaygın kullanılması ile birlikte hastanemizi de çevre dostu bir yapıya kavuşturduk. Tüm ısınma ve buhar sistemlerimizi uzun çalışmalarımız sonucunda artık doğal gazla çalışır duruma getirdik. Sağlık açısından önem taşıyan bu temiz enerjiyi hastanemize hep birlikte kazandırdık.

            Giriş kapılarımızın üzerlerine modern hava perdeleri yerleştirdik. Hava perdelerinin sayesinde hem ısı kayıplarını önlenmiş olduk, hem de hastanemize konforlu, modern bir ortam sağladık.

            Birçok özel hastanede dahi olmayan, internet sitemiz üzerinden sanal sağlık desteğinin verildiği ve yatan hastalara mesaj yazılabilecek bir yapı oluşturduk. Hastanemizde yatan hastalarımıza, yakınları veya tanıdıkları İnternet sitemiz üzerinden mesajlar yollayabiliyorlar. Bu mesajlar günün belirli saatlerinde gizlilik ilkelerine uyularak zarf içerisinde hastaların kendilerine veya refakatçilerine ulaştırılıyor.

            Göz kliniklerinin en zor ameliyatlarından olan Vitreoretinal Cerrahi’yi artık hastanemizde yapılır hale getirdik. Bu ameliyat için bölgedeki hastalarımız Ankara, İzmir ve İstanbul gibi büyük merkezlere gitmek zorunda kalıyorlardı.

            Eğitim ve Üniversite hastaneleri haricinde ERCP yapan ender hastanelerden birisi olduk. Bu yeniliklerimizle sadece Erzurum açısından değil bölgesel açıdan da önemli bir hizmet adımı atmış olduk. Bu operasyonlar bölge halkına büyük bir hizmeti beraberinde getirdi.

            Çözüm Kiosk Sistemi ile yine Doğu Anadolu Bölgesi’nde bir ilki gerçekleştirdik. Hastalarımız sıra beklemeden, sıkıntı çekmeden, kiosk cihazından aldıkları numaralar ile poliklinik kapılarının üzerlerine yerleştirdiğimiz LCD monitörleri izleyerek muayene oluyorlar. Çözüm Monitör Sistemi ve Çözüm Kiosk Sistemi sayesinde işleyişimiz çok kolaylaştı. İşlemlerini çok kısa sürede tamamlayan hastalarımız, memnun bir şekilde hastanemizden ayrılıyorlar. Hastanemizdeki sıramatik sayesinde düzenli sıra oluşturdukları ve sırada da fazla beklemedikleri için bizim hizmetimizi tercih ediyorlar.

          Bölge halkımızın bu yeniliklerden de mahrum kalmasını istemedik. Bu sistemi hayata geçiren ilk hastanelerden birisi olduk.

            Hastanemiz bundan sonra da çağın gereklerine uygun en son teknolojileri her zaman takip edecek ve vatandaşlarımızın hizmetine sunacaktır.

            Hastanenin bilgi işlem ünitesinin işleyişi ve Hastane Bilgi Sistemi’nin uygulanışına yönelik olarak bilgi almak amacı ile Bilgi İşlemden Sorumlu Başhekim Yardımcısı Dr. İsmail Cemil Özyazıcı ile görüştük

            Bilgi sistemleri ve iletişim teknolojilerinin hasta bakım kalitesinde yarattığı değişimler nelerdir?

            20 Şubat 2005 tarihinden önce hastanemiz SSK Erzurum Bölge Hastanesi olarak hizmet vermekteydi. Bu süre zarfında bilgisayar sistemleri sadece eczane ve personel tahakkuk servislerinde bulunuyordu. Hastanemizin Sağlık Bakanlığı’na devredilmesinden sonra kayıtların elektronik sistemde tutulması ve yapılan her şeyin kayda alınması, fatura edilmesi gerekiyordu. Artık bilgi sistemi olarak tüm işlemlerimizi kontrol edebileceğimiz, kayıt altına alıp güvenle saklayabileceğimiz, gerektiğinde ulaşabileceğimiz, işleyişimizi bir bütün olarak kolaylaştıracak tam otomasyon sistemine ihtiyaç duyduk. Devir işlemlerinin tamamlanmasında sonra Çözüm Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’nin (HBYS)  kurulmasına karar verdik. Kuruluş aşamasında alt yapımızın modernize edilmiş olması ve eğitimlerin iyi verilmiş olmasından dolayı önemli bir sorun yaşamadık. Ve gerek personelimiz gerekse hastalarımız bu adaptasyon sürecini çok hızlı atlattılar.

         Çözüm HBYS’nin tüm birimlerimizde tam olarak devreye girmesinden sonra bilgi sistemleri ve iletişim teknolojileri ile hasta kayıtlarının elektronik ortamda tutulması ve her türlü istatistiksel bilgilere anında ulaşılması konusunda oldukça büyük yol katettik. Hastanenin başta Bilgi-İşlem olmak üzere tüm birimlerinin modernizasyonu konusunda oldukça büyük atılımlar yapıldı. Bunlardan bazılarını sıralamak gerekirse;

            LCD monitörlü Çözüm Monitör Sistemi, Çözüm Laboratuar Bilgi Yönetim Sistemi (LBYS), 16 kameralı full kayıtlı güvenlik sistemi, son sistem cihazlarla donatılmış tam teşekküllü yoğun bakım ünitesi, Aktif 4 adet modern ameliyathane, her branşta ileri teknoloji ürünü cihazlar, bütün dış kapılarda hava perdeleri,  doktor toplantı salonunda wireless ADSL Sistemi, Spiral Tomografi ve EMR Cihazlı Görüntüleme Merkezi, Merkezi Sterilizasyon Sistemi, kan alma ünitesinde Sıramatik Sistemi ( devlet hastanelerinde bir ilk)

            İş akış alışkanlığını değiştiren sistemin, hastanenizdeki kullanıcı ya da hasta direnci açısından yansımaları neler oldu?

            HBYS’ ye geçiş aşamasında PC kullanıcılarının eğitiminde personelimizin bilgisayar okuryazarlık oranlarının çok yüksek olmaması nedeni ile bazı zorluklar yaşandı. Ama personelimizin ve Çözüm Bilgisayar Eğitim-Destek Uzmanlarının özverili çalışmaları sayesinde bu zorluklar kısa zamanda aşıldı. Eğitim sürecinin tamamlanmasından sonra tam otomasyonu tüm birimlerde aşama aşama hizmete geçirdik.

            Sistemin tüm birimlerimizde aktif olarak çalışmasından sonra hastanemizde büyük değişimler yaşadık; Hasta bilgilerinin elektronik ortamda tutulması konusunda Ekim 2005 tarihinde bütün polikliniklerde ve servislerde protokol defterlerini kaldırdık. (Türkiye’de 8. Hastane) Protokol defterlerinin kaldırılması personele oldukça kolaylık sağladı ve polikliniklerdeki zaman kayıplarını azalttı.

            Aralık 2005 tarihi itibariyle Çözüm Kiosk Sistemi’nin devreye alınması (Türkiye’de 5. hastane) hastaların daha kısa zamanda kayıtlarının tamamlanmasına oldukça katkıda bulundu. Hastalarımızın hastane içinde kalış sürelerini azaltırken, hizmet sürelerinin daha verimli kullanılmasına yol açarak, hizmet kalitesini artırdı. Muayene ve sıra alma işlemlerini tam bir düzen içinde gerçekleştirmelerini sağladı. Ayrıca Çözüm Kiosk Sistemi, “Hekim Seçme Hakkı”nı hastaya bıraktı. Çözüm Kiosk Sistemi, Provizyon (borç sorgulama) işlemlerini gerçek zamanlı (online) olarak yapmamızı sağladı. Randevu işlemlerinin Kiosk Sistemi’nden yapılmasının daha da yaygınlaşması ile birlikte işlerimizin daha da kolaylaşacağını düşünüyoruz.

            Mart 2005 tarihi itibariyle de Çözüm LBYS’ nin hastanemiz otomasyonuna katılması ile servislerimizde oldukça rahatlamalar oldu. Sisteme bağlı herhangi bir PC’den Laboratuar kayıtlarına ulaşılması oldukça kolaylaştı, iş akışında belirgin bir süratlenme oldu. Laboratuar isteklerinin ve sonuçlarının bilgisayar aracılığı ile izlenmesi zaman kazancına yol açarak, tetkiklerin eksiksiz yapılmasına katkı sağladı.

            Mayıs 2006 itibariyle,  LCD monitörlü sıramatiklerin bütün polikliniklerde hizmete konulması hastaların poliklinik önlerindeki birikmelerini de tamamen ortadan kaldırarak, büyük bir rahatlama ve konfor ortamı sağladı.

          Her türlü teknolojiyi kullanma konusunda oldukça iyi atılımlar yapan hastanemiz, teknolojiyi yakından takip etme konusunda oldukça kararlı ve güvenilir atılımlarına bundan sonra da devam edecektir.

            Elektronik dokümantasyonun mali yönden güvenilirliği, finansal bilginin kontrolü, maliyet azalması ve yatırımın geri dönüşü hakkında neler söyleyebilirsiniz?

            Elektronik dokümantasyonlarının depolanması, istenilen bilgiye anında ulaşılması, bunların muhafaza edilmesi oldukça kolaylaşmış ve maliyetleri en alt seviyelere çekmiştir. Bu anlamda protokol defterlerinin kaldırılması büyük bir atılım olmuştur. Ancak işlemlerin yeniden çıktılarının alınıp mühürlenip tasdik edilmesi bence bir adım geri atmadır. Bu konuda da çağın gerektirdiği depolama sistemlerine (DVD’ ye kayıt ya da yedek hard diskte muhafaza) geçileceğini ümit etmekteyiz.

            HBYS ile hastanedeki bütün gelir ve giderler kayıt altına alınarak kaçaklar minimale indirilmekte, bu da bütçeye katkı sağlamaktadır.

            Hasta bakımı açısından bir hekim olarak Çözüm HBYS'nin (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) size sağladığı destekler nelerdir?

            Çözüm HBYS, öncelikle hastanın kayıt zamanını oldukça kısaltmış olup (özellikle Kiosk Sistemi’nde anında provizyon alınması ve kayıt yapılabilmesi) hastanın hekime ulaşım süresini minimale indirmiştir. Bu hasta tarafından memnuniyet verici bir durumdur ve hastaya moral olarak geri dönmektedir. Hekim hastası hakkında daha önceki bilgilerine anında ulaşabilecek, önceki tetkiklerini gözden geçirebilecek, gereksiz tetkiklerin yapılmasına engel olunacak, hastanın gerekli kontrolü ya da tedavisi yapılabilecek. Bütün bunlar hekim açısından büyük kolaylık ve destek anlamındadır.

Sistemin bize sağladığı ana yarar; hastalarımızın hastanede geçirdikleri süreyi kısaltmak, işlemleri hızlandırmaktır. Bunun iki yönlü yararı söz konusudur; hizmeti alanın ve hizmet sunucusunun memnuniyeti. Biz de kullandığımız otomasyon sistemi gibi hastalarımızı daha az süre hastane ortamında tutmak amaçlı bir çalışma da yürütüyoruz; Internet sitemiz aracılığı ile de hastalarımıza gerekli olan birçok konuda bilgiyi (hastanemizin tanıtımını, haberlerini, ihale duyurularını)  internet www.palandokendh.gov.tr adresimizden yayınlıyoruz. Bu sayede hastalarımız hastaneye gelmeden, telefon açmadan istedikleri bilgilere anında ulaşabiliyorlar.

         Hastane Müdürü Oktay Çapan ile hastanenin bilgi işlem ve diğer üniteleri hakkında bilgi almak amacıyla konuştuk;

            Bilindiği üzere SSK hastaneleri Sağlık Bakanlığı’na devredildi ve biz de diğer SSK hastaneleri gibi bir adaptasyon dönemi yaşadık. Devirden önce yaptığımız tüm işlemler, masraflar, faturaya, belgeye bağlı olarak yapılmıyordu. Devirden sonra hastanemizde Döner Sermaye Uygulaması söz konusu oldu. Artık yaptığımız her masrafı hemen fatura edip,  karşılığında hizmet sunmamız gerekiyordu. Bu nedenle yapacağımız tüm işlemleri hızlı, doğru biçimde kayıt etmek ve güvenli bir şekilde saklamak için verimli bir sisteme ihtiyacımız vardı. Çözüm Bilgisayar’ın yazılımlarında karar kıldık. Daha önce kullandığımız bilgi sistemleri ihtiyacımıza cevap vermiyordu. Kısmi eczane programımız ve tahakkuk işlemlerimizi yaptığımız yetersiz bir yazılıma sahiptik. Bugün için ise tüm servislerimiz  (Eczane, ayniyat, evrak kayıt, bilgi işlem, laboratuar, tahakkuk, satınalma, sağlık kurulu, karantina, faturalama vb.) Çözüm Bilgisayar sayesinde tam otomasyona geçti. Şu anda Çözüm Bilgisayar’ın büyük katkıları sonucunda doğunun en iyi hastanelerden birisi durumuna geldik. 

            Poliklinik defterlerini ve manüel yaptığımız tüm işlemleri bilgisayarla takip ediyoruz. Kırtasiye masraflarımız oldukça azaldı. Kayıtta ve bazı birimlerde çalışan insan sayımızı azalttık. Zamanı ve insan kaynağımızı yerinde ve tasarruflu kullanmaya başladık. Buna mecburduk çünkü biz bir sağlık kuruluşuyuz, idari kuruluş değiliz. İşlemlerden artıracağımız zamanı hastalarımızla birebir ve daha uzun süre ilgilenmek (birim hastaya harcadığımız hizmet süresini ve kalitesini artırmak) amacı ile kullanabilecek durumdayız.

            Sistemin devreye girmesi ile birlikte hastalarımız daha rahat hizmet almaya başladılar. Memnuniyet dereceleri oldukça arttı, şikâyetleri oldukça azaldı. Artık hastanemiz hakkında görsel ve yazılı basına aksi bir takım haberler yansımıyor. Hastalarımızdan hep pozitif mesaj almak biz yöneticileri sevindiriyor.

            Çağdaş bir uygulama olan Çözüm Kiosk Sistemi’ni hastanemiz bünyesine kazandırmamız bize çok büyük yararlar sağladı. Müracaattaki yoğunluğumuz büyük ölçüde azaldı. Kiosk cihazının kullanımına yönelik ilginin biraz daha artması durumunda sıra alma işleminin büyük bölümünü kiosk cihazından gerçekleştirebileceğimizi düşünüyoruz.

            Ayrıca LCD ekranlarla desteklenen Çözüm Monitör Sistemi, hastalarımızın sıra kargaşası yaşamamasına sıra konusunda olabilecek iltimasların ortadan kaldırılmasına yol açması bakımından oldukça yarar sağladı.  Belirli bir sıra düzeni sağladı. Okuryazar olmayanlar dahi yanındaki insanlardan istifade ederek sırasını bulabiliyor.

            En son teknolojinin hastalarımızın hizmetine sunulması, hızlı ve verimli hizmet verilmesi, hastanemizi Erzurum’da ve bölgemizde ilgi odağı haline getiriyor. SSK döneminde (potansiyel müşterimiz hazır olmasına rağmen) 1000 civarında vizit yaparken, bugün 3000 civarında vizit yapıyoruz. Bu rakamlar %100 müşteri memnuniyetini gösteriyor. Internet sayfamızda hastanemiz hizmetlerine yönelik anketler yapıyoruz. Bu anketlerde %80-85’e çıkan memnuniyet mesajları alıyoruz. Bizim hastalarımızın çoğu buranın yerli insanı olduğu için şikâyetlerini de memnuniyetlerini de doğrudan yapmayı tercih ediyorlar. En son söyleyeceklerini en başta söyleyip çıkıyorlar. Beni bizzat ziyaret edip memnuniyetlerini bildiren hastalarımızın sayısının da hızla artması bizi mutlu ediyor.

            Tüm bunları sağlamak için hastane yönetimi, çalışanları olarak oldukça fazla çaba gösterdik. Tabi bu çalışma temposunda Çözüm Bilgisayar’ın katkısını saymamak mümkün değil. Bu konuda Çözüm Bilgisayar’ın katkıları yarı yarıyadır. Her şey para ile çözülmüyor. Sistemin bedelini ödeyip alıyorsunuz. Ancak eğer satış sonrasında da teknik destek alabilirseniz sistem sürekli bir hale gelebiliyor.

            Türkiye ve bölgemizin ekonomik şartlarını göz önüne alarak verdiğiniz paranızın karşılığın tamamının almanızı gerekiyor.

            Çözüm Bilgisayar’ı biz burada ne kadar övsek yeridir. Desteklerini hiçbir konuda esirgemediler. Sonu antlaşma ile biten ortak bir çözümü mutlaka sağladık. Özellikle destek konusunda büyük sıkıntılar yaşamamış olmak bizleri çok rahatlattı. Merkeze yaptığımız program istekleri zamanında ve istediğimiz şekilde gerçekleşti.

            Bazı hastanelerden duyuyoruz; çok sayıda çözüm bekleyen problemleri var, muhatap bulamıyorlar, sorunları zamanında ve istenilen biçimde giderilmiyor. Bizim bu şekildeki bir yazılıma verecek bir kuruşumuz olamaz. Eğer teknik destek alamazsanız kullanamayacağınız atıl bir yazılımla karşı karşıya kalıyorsunuz. Bu da daha kaliteli hizmet sağlamak için, işlemleri kolaylaştırmak için aldığınız bilgi sistemine boşa para ödediğiniz anlamına geliyor. Bizim de zaman zaman program isteklerimiz ya da teknik olarak problemlerimiz oluyor. Ancak bunlar kısa zaman içinde gideriliyor. Hizmetin sürekliliği bizde güven duygusu uyandırıyor.