Hastane ve sunduğu hizmetler hakkında bilgi almak için Başhekim Dr. Aydın Kelkit ile görüştük:

 HBYS'nin hastanenizin sunduğu hizmetlere katkıları nelerdir?

 Hastanemize yaklaşık olarak ayda seksen bin hastanın gelmesi nedeniyle en büyük sorunumuz hasta kuyruklarıydı. HBYS'den sonra bu sorun tamamen ortadan kalktı. Hastalarımıza HBYS sayesinde daha düzenli, daha kaliteli hizmet alırken, kurum olarak biz de ekonomik açıdan tasarruf sağladık. Sosyal Sigortalar Kurumu ile ortak kullanım projesinin ardından poliklinik sayımız yükseldi. Rekor poliklinik sayılarına ulaşmaya başladık. Sistem sayesinde günde dört bin hastaya poliklinik hizmetini kaliteli bir şekilde sunuyoruz.

 Tabi HBYS'nin etkinliğini daha da arttırmak, sağladığı kolaylıkları hızlandırmak için hastanenin fiziksel yapısında bazı düzenlemeler de yapmak gerekiyor. Talebe göre hizmetleri de arttırmak gerekiyor. Bu nedenle eski Kadın Doğum Hastanemizi poliklinik binası olarak düzenleyeceğiz. Her doktora bir poliklinik, her polikliniğe de bir sekreter vereceğiz. Hastalar yeni polikliniklerimize geldiğinde, müracaatını yapacak, muayene olacak, tetkiklerini gönderecek ve yine tetkiklerinin sonuçlarını ilgili bölümden alacaklar. Bütün bunlar sunduğumuz hizmetlerin kalitesini arttıracağı gibi bizim, daha da önemlisi hastalarımızın işlerini kolaylaştıracak.

            HBYS seçiminde hizmet ile ilgili hangi özellikleri ön plana çıkardınız?

 Tam otomasyon sistemine geçilmeden önce de Çözüm Bilgisayar'dan hizmet almış ve memnun kalmıştık. Bilgi İşlem Sorumlumuz Dr. İrfan Yılmaz'ın da tecrübelerine dayalı olarak HBYS'nin nasıl olması gerektiği yönünde tavsiyesi oldu. Bizler de deneyimlerimiz sonucunda bu tür sistemlerde satış sonrası hizmetin çok önemli olduğunu gördük. Satış sonrasında da sürekli destek sağlayacak bir firmanın ve sistemin arayışına giriştik. Çözüm HBYS’de karar kıldık. Beraberce iyi bir çalışma ortamı sağladık. HBYS gibi önemli bir projede ihtiyaç duyulduğunda bürokrasiye takılmadan problemlerin çözülmesi hastane yönetimini gerçekten rahatlatıyor. Yine deneyimlerimizle sabittir ki, Çözüm Bilgisayar'ın elemanları yıllarca adeta bizim elemanlarımız gibi çalışıp hizmet verdiler, hala da veriyorlar. Teşekkürlerimizi sunmayı bir borç biliriz. Tüm isteklerimiz eksiksiz ve sorunsuz olarak yerine getiriliyor. Bu da hastanemizin işleyişini çok olumlu etkiliyor. Hastanemiz otomasyon konusunda çevre hastanelere örnek teşkil ediyor. Bu hastanelerden gelip, hastanemizde hangi sistemi kullandığımızı merak edip soruyorlar.

 HBYS ile ilgili görüşlerini almak için Başhekim Yardımcısı Dr. Levent Sağlam ile görüştük.

 Hastanenizde HBYS'ye neden gereksinim duydunuz?

 Modern, çağdaş bir hizmet anlayışı içinde, hızlı, etkin ve güvenilir bir kayıt sistemi ve iletişim sistemine ihtiyacımız vardı. Çözüm HBYS'nin bu yöndeki beklentilerimizi karşılayacağına inandık. Bu sebeplerle bu sisteme geçtik. Bu işi elimizden geldiğince iyi yapmaya çalıştık. Çözüm Bilgisayar'ın desteğiyle güzel bir şekilde sonuçlandırdık. 

            HBYS’nin en büyük katkısı, kaçakları önlemek konusunda oldu. Maliyet ve verimlilik konusunda çok kazanç sağladık. Daha çok işi, daha az elemanla, daha kısa sürede yapma imkanı bulduk. Ayrıca hastanemizdeki hasta kuyrukları azaldı. Hastaların sonuçlara ulaşma süreleri kısaldı. Bu anlamda hem hastanemiz, hem de hastalarımızın işleri çok daha kolaylaşmış oldu.

HBYS'yi hangi servislerde kullanıyorsunuz?

Laboratuvar, vezneler, poliklinikler, faturalandırma başta olmak üzere hemen her serviste kullanıyoruz.

Bir buçuk ay içinde yeni poliklinik hizmet binalarına geçeceğiz. Orada da her polikliniğe bir bilgisayar ve bir sekreter koyarak, hem tahlilleri bilgi işlem aracılığıyla gönderip, hem de sonuçlarına bilgisayar aracılığıyla ulaşma imkanına kavuşacağız. Orada vereceğimiz hizmet sanıyorum Türkiye'de, devlet hastaneleri ölçeğinde bir ilk olacak.

İyi bir sisteme sahip olmak önemli fakat tek başına yeterli değil. O sistemin sürdürülebilirliği daha da önemli. Her sistemde bir takım arızalar çıkabilir,  aksaklıklar olabilir.  İnsanların zaman zaman hastalanmaları gibi sistemlerde de aksaklıklar, sorunlar çıkabilir. Bu sorunların kontrol edilip, tamir edilip etkin bir şekilde tekrar sisteme dönmesi gerekir. Bunun da hem içeriden, hem de hizmetin satın alındığı firmadan hızlı ve etkin bir şekilde temin edilmesi gerekiyor. Bu konuda sizlerle iş birliği yaptığımız için sizlere de büyük görevler düşüyor.

 Otomasyon sisteminin tahakkuk servisine kazandırdıklarıyla ilgili olarak, Başhekim Yardımcısı Dr. Mehmet Bahadır Seçkin ile görüştük.

 HBYS tahakkuk servisinize neler kazandırdı?

             HBYS'yi kesilen faturalar, personelin performansının günlük, haftalık, aylık, yıllık takibi, Maliye Bakanlığı'nın ve Sağlık Bakanlığı'nın istediği istatistikleri çıkarmak, senet ve tahsilatla ilgili yapılan işlemler ve borcunu ödemeyen hastaların takibinde yoğun olarak kullanıyoruz. Programın bütün bu işlemlerin hızlı ve hatasız yapılmasında çok faydalı olduğunu ve bizi son derece rahatlattığını düşünüyorum. Yazılımla ilgili bugüne kadar ciddi bir sorunla karşılaşmadık. Karşılaştığımız sorunlar kullanıcı hatalarından kaynaklanan sorunlardı.

Zaten bilgi işlem sorumlularımız Dr. İrfan Gazi Yılmaz ve Keramettin Çelik programa son derece hakimler. Genelde onların aşamayacağı derecede önemli sorunlar yaşanmıyor. Küçük çapta karşılaştığımız sorunları da arkadaşlarımız online olarak Çözüm Bilgisayar teknik personeline danışıyorlar ve sorunlarımız kısa süre içinde çözülüyor.

Yıllardır bilgisayar kullanan biri olarak internetten de yoğun olarak yararlanıyorum. Çözüm Bilgisayar'ın geliştirdiği Çözüm Network Sistemi’nde bulunan “Güncel” bölümü çok faydalı oluyor. Geçmiş dönemde SSK işlemleri ile ilgili bazı sıkıntılarımız vardı. Faturalar en ufak bir eksiklikte geri gönderiliyordu. Yeni geliştirilen sistemlerle bu sorunlar tamamen ortadan kalktı. Ayrıca ICD 10 uluslararası hastalık sınıflamasının son şekli ve SSK'nın istediği her branşın ayrı ayrı faturalandırılması konularında yapılan hızlı manipülasyonlar çok faydalı oldu.  

 Hastane hakkındaki genel bilgiyi Hastane Müdürü Muhittin Musaoğlu'ndan aldık:

 Hastaneniz hakkında bize kısaca bilgi verir misiniz?

            Hastanemiz dokuz yüz yataklı bir devlet hastanesi olarak bölgenin en büyük devlet hastanesi. Günlük poliklinik sayımız yaklaşık dört bin civarında. Hastanemiz yakın bir zamanda Sivas Devlet Hastanesi'yle (Eski SSK Sivas Hastanesi) birleşecek ve o hastanedeki Kadın Hastalıkları ve Doğum ve Çocuk Hastalıkları birimi hariç tüm birimler buraya gelecek. Sivas Devlet Hastanesi de Kadın Doğum ve Çocuk Hastanesi olarak hizmetine devam edecek. Bu birleşmeden sonra hastanemiz, daha geniş bir kadroyla hastaların ihtiyaçlarına cevap verecek.

 Hastanenin otomasyon sistemi ile bilgi almak amacıyla Başhekim Yardımcısı Dr. İrfan Gazi Yılmaz ile görüştük:

 Hastanenizde HBYS'nin kullanım öyküsünü anlatır mısınız?

İlk olarak 1993 yılında, eski başhekimlerimizden Dr. Aziz Dağgez zamanında otomasyon sistemine geçilmesi planlanmış. Onun gayretleriyle 1995 yılında Çözüm Bilgisayar'la çalışılmaya başlanmış.

Hastanemizde Hasta Takip, Eczane, Personel, Ayniyat, Satın Alma ve Muhasebe modüllerini kullanıyoruz. En aktif kullandığımız Hasta Takip modülü. Bu modülün de: Hasta Kabul, Müracaat, Yatan Hasta, Fatura, Faturaların Muhasebeleştirilmesi, Kurumların Takibi, Alacak/ Borç Takibi gibi alt birimler var. Ayrıca sistemden hastaların ayrıntılı klinik takibini yapıyoruz. Hastaya yazılan reçetelerden, verilen ilaçlardan, yapılan laboratuvar tetkiklerinin sonuçlarının sistemden alınmasına kadar her türlü işlemi Hasta Takip Modülü'nden yapıyoruz. Çözüm HBYS’nin modüler yapıda olması ve modüllerin entegre bir şekilde çalışması bize çok avantaj sağlıyor.

 HBYS'nin maliyet olarak hastanenize katkıları neler oldu?  

Sistemin maliyeti hem çok düşük hem de hastanemize katkısı çok fazla oldu. HBYS öncelikle zaman ve personel kazandırdı. Hastanemiz büyüklüğünde bir kurumu yoğun hasta trafiği nedeniyle manuel olarak yönetmek mümkün değil zaten. Mali açıdan otomasyon olmadan hastane yönetmek büyük risk.

Hastanemizde internet bağlantısı olan yüz elliye yakın bilgisayar var. İnternet tüm işlemlerimizi çok kolaylaştırıyor. İnterneti Çözüm Bilgisayar'dan online teknik destek almak amacıyla ve özellikle provizyon sistemiyle ilgili olarak kullanıyoruz. İstediğimiz anda Çözüm Bilgisayar'ın teknik elemanları sistemimize bağlanıp gerekli müdahaleleri ve yardımları yapabiliyorlar. Bu anlamda internetten verdiğiniz hizmeti ve internetin sunduğu kolaylıkları çok etkin şekilde kullanıyoruz.

           Hastanemizde çağdaş uygulamalardan Çözüm Sıramatik ve Çözüm Kamera Sistemi'ni kullanıyoruz. Kullanıcı sayımızda artış sağladığımızda Çözüm Kiosk Sistemi’ne de geçmeyi düşünüyoruz. Fakat hastanemiz şu anda fiziki yapı olarak bazı yeni uygulamaları hayata geçirmek için çok uygun değil. Birkaç ay içinde yeni hastane binasına taşınacağız. O zaman Kiosk sisteminin daha verimli olarak çalışabileceğini düşünüyoruz.

 Hastanenizde HBYS ile  ilgili yapılan çalışmalar hakkında bilgi alabilir miyiz?

Sivas Sultan 1. İzzettin Keykavus Devlet Hastanesi, 2004 yılının Ocak ayında daha önce kullanmakta olduğu Çözüm DOS tabanlı yazılımı bırakıp Çözüm WINDOWS tabanlı yazılıma geçti. Kullanıcıların programa yabancı olmaması ve Windows yazılımlarının esnek ve kolay kullanılabilen bir yapıda olması nedeniyle bu geçiş aşamasında çok büyük problemler yaşanmadı. Yeni sistem hastane personeline sürekli verilen eğitimler sayesinde çok kısa zamanda yerleşti. 

Çözüm Bilgisayar'ın HBYS ve diğer modüllerinin ara yüzünün sade ve kolay anlaşılır olması sayesinde kullanıcılar, sistemi çok hızlı ve sorunsuz bir şekilde yürütüyorlar.

Sağlık Bakanlığı'nın yeni bir yönergeyle çıkarmış olduğu Provizyon Sistemi'ne uyum sağlamak için programda gerekli güncellemeler yapıldı. Hastanede provizyon işlemi sağlıklı bir şekilde sorgulanabiliyor. Ayrıca, sağlık kurulu raporları hastanenin istediği şekilde, kendi formlarına uygun olarak dizayn edildi.

SSK Sivas Hastanesi'nden gelecek olan birçok polikliniğin Sivas Sultan 1. İzzettin Keykavus Devlet Hastanesi bünyesine katılacak olmasından dolayı hastane, çalışma sistemini rahatlatmak için gerekli alt yapı çalışmalarını sürdürmektedir.

 Hastanenin Bilgi İşlem Sorumlusu Keramettin Çelik de sistem hakkında şunları söyledi:

 HBYS’nin işleyişi  hakkındaki düşüncelerinizi alabilir miyiz?

            Çözüm yazılımlarının en güzel özelliklerinden biri kullanıcı dostu bir arayüze sahip olması. Ayrıca sistem yöneticileri için de çok güzel özellikleri var. Sistem yöneticileri işlemi kolayca denetleyebiliyor yetkilendirme dahilinde çalışması verimlilik ve güvenlik açısından avantaj sağlıyor. Tüm modellerin birbiriyle entegre çalışması da yazılımın en güzel özelliklerinden biri. Sistemi etkin şekilde kullanıyoruz ve Tam Otomasyon olarak kullandığımız için en yüksek oranda verim alıyoruz.