Bu yeni hükümet devrinde SSK: “Bize bir yıl zaman versinler ve yeterli parayı versinler biz bir sene içinde bu hastanelerin kalitesini yükseltiriz” diyorlardı. Hastanemiz Sağlık Bakanlığı'na devredildikten sonra anladım ki SSK'ya bir yıl değil on yıl daha verilse bu günkü durumu yakalaması mümkün değil. Kabul etmek lazım ki, sağlık işi Sağlık Bakanlığı tarafından yürütülmesi gereken bir hizmettir. Bu hükümetin yaptığı “Sağlıkta Dönüşüm Projesi” bence devrim niteliğinde bir proje. Bunca yıllık hekimliğim süresince edindiğim izlenim, vatandaşın sağlık hizmetine erişiminin bu derece rahat olduğu bir devir hiç bir zaman yaşanmadığıdır.

Daha önce SSK hastaneleri Sağlık Bakanlığı'na devredilmeden önce TAI diye bir firmayla çalışıyorduk. Hastanemizin otomasyon sisteminde çok büyük olumsuzluklar ve sıkıntılar yaşadık. TAI sistemindeki ve hizmetindeki olumsuzluğunu yalnız bize değil Türkiye'deki bütün SSK hastanelerine aktardı. Biz, Çözüm Bilgisayar'dan daha önceleri de haberdardık. Ancak SSK Genel Müdürlüğü’nün genelgesi başka firma ile çalışmamıza engel oluyordu. Genel müdürlük “yalnızca TAI yazılımını kullanacaksınız” diyordu. Devir işlemi ile birlikte engel de ortadan kalkınca Çözüm Bilgisayar’la bağlantıya geçtik. Kahramanmaraş Devlet Hastanesi'nde de Çözüm Bilgisayar'ın hizmet üretiyor olması bizim için ulaşılabilirlik ve destek kalitesi açısından çok iyi olur diye düşündük. Çözüm Bilgisayar'la çalışmaya karar verdik. Şimdiye kadar aldığımız hizmetten çok memnunuz. Çözüm Bilgisayar ekipleri dikkatle işlemlerimizi takip ediyor.  

Hastanenin fiziksel yapısı ve otomasyon sistemi ile ilgili olarak Hastane Müdürü Sururi Coşkun ile görüştük. 

HBYS’nin hastane yönetimi açısından hastanenize katkılarından söz edebilir misiniz?

Yenişehir Devlet Hastanesi (Eski SSK Kahramanmaraş Hastanesi) 1971 yılında dispanser olarak faaliyetini sürdürmekte iken, 1995 yılında yataklı tedavi kurumuna dönüştürülmüş. Yüzyirmi yataklı olarak hizmete açılan hastanemizin yatak sayısı daha sonra yüzelliye çıkarılmış. Bugün için hastanemizde günlük ortalama poliklinik sayımız yaklaşık binikiyüzdür.

Bu kadar hasta yoğunluğuna rağmen hastane otomasyonumuz sayesinde müracaat eden hastaların bekleme süresi yaklaşık olarak bir dakikaya inmiş durumdadır. Çünkü, müracaat eden hastalarımızı anında polikliniklere yönlendiriyoruz. Polikliniklerden ilgili doktorumuz istemiş olduğu tahlilleri bilgisayara girdiğinde laboratuvarda bu hizmetler anında görülüyor ve istediği tetkikleri en iyi şekilde yapılıyor.

Daha önceki dönemde Çözüm Bilgisayar’dan değil, başka firmalardan hizmet almaktaydık. Maaş mutemedinde karşılaştığımız büyük sorunlar vardı ve problem yaşadığımızda hızlı bir şekilde çözülemiyordu. Bu da birçok sıkıntılara yol açıyordu. Şu anda sorunlarımız Çözüm Bilgisayar tarafından hızlı şekilde gideriliyor. Hem zaman yönünden hem personelin etkin çalışabilmesi bakımından oldukça rahat ediyoruz. 

Tüm kayıtların otomasyona dahil edilmesiyle bütün izinleri, sicilleri, hastalık durumlarında vizite kağıtlarını, girişleri anında yapabiliyoruz. Faturalama işlemlerinde, bütün poliklinik birimlerinde, yatan hasta servislerinde, oluşturduğumuz tıbbi sekreterlikler aracılığı ile girişi yapılan hasta poliklinik muayenesi ve yataklı servislerde yapılan işlemler bilgisayar kayıtlarına girilebiliyor. Bu dosyaları tekrar kontrol amaçlı olarak faturalama birimindeki görevli personel bilgisayar ağına girerek hataları ya da eksiklikleri görüp düzeltebiliyor. Bunun bize hem zaman hem de gelir kaybının önlenmesi açısından çok faydası oluyor.

Hastane işleyişinde manuel kayıtlar ne kadar sağlıklı tutulursa tutulsun zaman kaybına, iş kaybına ve mali yönden kayıplara ve aksaklıklara sebep oluyor. Çözüm Bilgisayar'la koordineli olarak çalışmamızın bizim eksikliklerimizi tamamlamamız açısından çok önemli olduğunu düşünüyorum. Şu anda hastanemizde sunulan hizmetlerden son derece memnunuz. İsteklerimiz günü gününe yerine getiriliyor ve sistem her geçen gün daha da geliştiriliyor. Hastalarımızın girişinden çıkışına kadar tüm işlemlerinin tam otomasyona dahil olmasının gururunu yaşıyoruz. 

Otomasyon hakkında daha ayrıntılı bilgi almak amacıyla Müdür Yardımcısı Nilgün Elbistan ile görüştük.  

Hastanenizdeki otomasyon sisteminin kuruluş ve işleyiş öyküsünden söz eder misiniz?

Hastanemizde daha önce Çözüm HBYS’den başka bir bilgi yönetim sistemi kullandık. Fakat bu sistemlerin hepsi de idari kısma çözüm üretmenin  ötesine geçemiyordu. İdari kısım bizim asıl hizmetimiz olmadığı için kalite yönetim sistemini, sağlık hizmetlerindeki uygulamaları da içeren bir sistemin ihtiyacını duyuyorduk. Çözüm HBYS’ ye 19 Şubat 2005'te bilgisayarla yeni tanışan kırk kişilik bir ekiple başladık. Öncelikle hasta müracaat birimine yöneldik. Biliyorsunuz bir zamanlar SSK'nın kuyruğu “S” çizdi diye bir takım haberler yer almıştı basında. Önce bu sorunu çözmek istedik. Temelde en çok hedeflediğimiz şey, hastayı bir an önce polikliniğe ulaştırmaktı. Ona yönelik olarak önce, iki olan banko sayımızı sekize çıkardık. Yoğunluğu olan birimleri iki üç banko arttırarak, daha az olan birimleri birleştirerek bu müracaat kısmını geliştirdik. Böylece doksan dakikaya kadar bekleyen insanların bekleme süreleri bir dakikaya inmiş oldu.

Çözüm HBYS'nin bu başarımızdaki katkısını takdir etmek lazım. Çözüm HBYS’nin katkılarıyla  kiosk hizmetini başlattık. Çözüm Kiosk Sistemi'nde sıra bekleme sorunu olmadığı gibi hasta, doktorunu seçme özgürlüğüne sahip. Herhangi bir soru ya da bariyerle karşılaşmadan istediği doktoru seçebiliyor.

Hastanemizde Çözüm Akıllı Kart Sistemi de var. İnsanları kartlı sistemle tanıştırmak, sadece hastanenin değil, halkında gelişmesini sağlıyor. “Böyle şeyler bizede verilebiliyormuş, biz de buna dahil olabiliyormuşuz” şeklinde düşünmelerini sağlıyor.

Çözüm HBYS’nin Personel Modül’ü çok güzel. İzin kağıtlarının ortadan kalkması, personelin giriş ve çıkışını saatli olarak göstermesi şimdilik yeterli oluyor. Ayrıca amirin bir imza föyünü inceleme süresini minimuma indiriyor. Tek tuşla personelin ay boyunca ne zaman gelip gelmediğini takip edebiliyoruz. Kullandığımız akıllı kartların yanma, çalınma, kaybolma riski yok. İnsanların suistimalini önleyen güvenli  bir sistem. Bundan dolayı sistemi biz çok benimsedik. Bu sistemin tamamını Çözüm Bilgisayar'dan bir bütün olarak aldık. Sistemin önemli katkıları sayesinde çok kısa bir sürede hastane olarak güçlü aşamalar kaydettik. İkinci aşamada ayniyat, satın alma, hasta takip, tıbbi sekreterlik, muhasebe, personel, arşiv, bu tip destek birimlerin entegrasyonuyla çok yakında tam otomasyona geçmiş olacağız.  

HBYS'nin hastanenize verdiği katkılardan söz ettiniz. Mali açıdan katkıları ne kadardır?

Kar zarar hesabını, ISO belgesini yeni aldığımız için, bir yılın sonunda daha detaylı göreceğiz. Ama daha önce bizim kırtasiye giderlerimiz makro düzeydeydi. O kadar yüksek bir orandaydı ki hastanemizin ilaç, sıhhi sarf malzemelerine denk bir gider söz konusu oluyordu. Mesela poliklinik defteri dilekçe için kağıt, polikliniğe gidecek her türlü evrak için istem kağıtları, bunları zimmetlemek için harcanan kırtasiye malzemeleri oldukça yüksek bir meblağ oluşturuyordu. Bugün kullandığımız sistemle tüm kırtasiye giderlerimizi minimuma indirmiş durumdayız. Devlet arşiv yönetmeliği de bizi destekler nitelikte. Bu yönetmeliğe göre, kağıt evraktan ve bürokrasiden bir an önce kurtulmak ve arşivi daha uzun yıllar saklanabilir, ulaşılabilir hale getirmek gerekiyor.

Hala bürokrasiye takılıp poliklinik defterine, yataklı servislerde yatış defterine bağımlı kalan hastanelerimiz var. Biz bunlardan tamamıyla kurtulduk. Ayniyatta demirbaşa ait kayıtlar, iaşeye ait kayıtlar, sıhhi sarf malzemesine ait kayıtların tutulduğu defterleri hala kullanan hastaneler var.  Yıllardır bizim polikliniğimizde de bu defterler, tutuluyordu. Yaklaşık bir polikliniğe müracaat eden hasta sayısı seksen-doksanı buluyordu. Kayıt yapan memurlarımız daktiloyla on parmak bile yazsa ne kadar anlamlı veriyi dökebilir? Ne kadar sağlıklı veri alabilir? Çok zor bence.

Biz Çözüm HBYS’de ICD 10 Hastalık Tanı Kodunu da kullanıyoruz. Bilgisayardaki poliklinik kayıtlarında, hastanın kodu, geldiği saat, kimlik bilgileri, sosyal güvencesine ait bilgilerle birlikte istediğimiz anda ulaşabileceğimiz her şeye sahibiz. Hasta bakım hizmeti olarak  Çözüm Bilgisayar bizi çok iyi bir noktada yakaladı ve çok şey kattı. ISO belgesini almamızda Çözüm HBYS'nin çok önemli bir rolü oldu. Ben İSO denetimine geldikleri zaman İstatistik biriminin menülerinden faydalandım. Bu mönüde istatistiki veriler pasta dilimi şeklinde veriliyor ve renkli olarak sunulabiliyordu. Yetkililere onları gösterdiğim zaman şaşırdılar, ”Siz bu verileri alabiliyor musunuz?” dediler. Ameliyat sayımız, poliklinik sayımız, doluluk oranımız yorumlanmış olarak önlerine geldiği için çok memnun oldular.

Çok kısa bir sürede otomasyon süreci olarak idareyi bitirdik, eczaneyi, depoları, bundan sonra da yapmak istediğimiz, tedavi defterlerini kaldırmak ve tamamen bunları bilgisayara işlemek, dolayısıyla eczane çıkışıyla servisteki uygulamayı örtüştürmek, hastanın girişinden çıkışına kadar, hatta eline vereceğimiz evraka kadar bilgi işlemi sonuçlandırmış olmak. 

Hasta yoğunluğunu daha da azaltma yönünde Çözüm Randevu Sistemleri’ni kullanmayı düşünüyor musunuz?

Çözüm Telefonla Randevu Sistemi’ne çok sıcak bakıyoruz. Telefonla randevu alma sisteminin işlerliğine çok inanıyoruz. Fakat bunun için öncelikle alt yapımızı tamamlamamız, doktor sayımızı ve poliklinik sayımızı yeterli sayıya getirmemiz gerekiyor.  Bir de, halkın telefonla randevu sistemi konusunda bilinçlenmesi gerekiyor. Onun için de, reklam tanıtım çalışmalarına gireceğiz. Çözüm Kiosk Sistemi’ni ve Çözüm Telefonla Randevu Sistemini tanıtacağız. Yeni Sistemleri detaylı anlatmadığımız sürece halk bunları öğrenemiyor. İyi bir tanıtım kampanyasının ardından bu çağdaş sistemi de hayata  geçireceğiz. İnsanlar bu kadar hızlı değişime hazır değiller.

Web sitemiz yakında devreye girecek. Hasta kartlarının altına web adresimizi yazdık. Hastalara vereceğimiz numaralarla WEB sayfamızdan işlem yapabilecekler. İnternet üzerinden Çözüm Hasta Takibi kullanabileceğiz. 

Şu anda Çözüm Sıramatik Sistemi çok düzgün bir şekilde işliyor. Hastane personelimizin bile başı döndü. Poliklinik defterini kaldırırken bile “Olur mu, kaldırıyoruz ama sonra ne olacak?” diye tedirgin oldular. Fakat daha sonra kırtasiye yükü olmaması çok hoşlarına gitti. Çözüm HBYS’nin hastanemize prestij açısından da katkıları oldu. Diğer HBYS kullanan hastaneler bizim geldiğimiz bazı aşamaları garipsediler: “Bizim hastanemizde de otomasyon var ama sizinki gibi değil, bize artılar kattınız. Önümüzdeki ihalelerde bu özellikleri de isteyeceğiz” dediler. Bunlar da bizim için çok sevindirici oldu. Çözüm Bilgisayar'la beraber böyle bir ortak çalışma yapmanın ve başarının meyvelerini bu şekilde alıyor olmaktan  dolayı  çok memnunuz.  

HBYS kullanarak provizyon almada sıkıntılarınız var mıdır?