Kahramanmaraş Devlet Hastanesi

           Sistemin, döner sermaye hesaplama bakımından da çok büyük faydaları oldu. Biz bu konuda Türkiye'de bizim büyüklüğümüzdeki hastaneler içinde ilk sıralardayız. Normalde döner sermayenin verilme süresi ayın yirmisine kadardır. Biz ayın onu gibi döner sermaye veriyoruz. Personel bu uygulamadan oldukça memnun. Hemen hemen tüm personelimiz ücretini tavandan alıyor.

Tabi otomasyon, hastalarımızın mağduriyetlerini önleme ve zaman açısından da fayda sağladı. Zaman kaybının önlenmesi de mali açıdan bize bir artı olarak eklendi.

 Daha önce hasta geldiğinde, bir muayene olacağı yere kaydını yaptırıyor, bir de poliklinikte ayrıca sıraya giriyordu. Bu da problemlere, sıra karışıklığına yol açtığı gibi, zaman kaybına da sebep oluyordu. Bu defterlerin ortadan kalkmasıyla hasta doğrudan barkod numarasından çağırıldığı için problem çözülmüş oldu. Bir kez sıraya girip sıra numarasını aldıktan sonra hızla işlemine devam edecek duruma geldi. Artık hastalarımız sıra numarasını poliklinik kapı üstlerinden ya da bekleme alanına yerleştirdiğimiz dijital panomuzdan izleyerek kargaşaya ve zaman kaybına uğramadan muayenesini olabiliyor. 

Hastanemizde mekan yetersizliğimiz çok fazla. Acilen bir ek bina yaptırmak istiyoruz. Onun da projesi çizildi parası hazır. İhaleye çıkmak üzereyiz. Mekan yetersizliği hizmeti iyi bir şekilde verebilmemizi engelleyen en büyük faktör. Mekan sorunumuzu da çözdükten sonra, hastane olarak Çözüm HBYS’den daha fazla yararlanabileceğimizi tahmin ediyorum.

  
             Otomasyondan Sorumlu Başhekim Yardımcısı Uz. Dr. Şemi Atilla’dan otomasyonun kuruluş öyküsünü dinledik.

 Hastane bilgi yönetim sisteminizin kuruluş öyküsünden bahseder misiniz? Neden böyle bir sisteme ihtiyaç duydunuz?

HBYS'nin hastanemizde kullanımı eski yıllara dayanıyor. İlk olarak, 1993 yılında Çözüm Bilgisayar'ın faturalama, Eczane ve Hasta Takip programını kullanarak başladık. 2005 yılında Sağlık Bakanlığı'nın isteğiyle tam otomasyon sistemine girilecek olması bizi bu sistemi kurma yolunda bir arayışa itti. Bu konuda kapsamlı araştırmalara girdik. Sonuçta yine Çözüm HBYS’de karar kıldık. Diğer modülleri de sisteme ekleyerek tam otomasyona geçtik.

Tam otomasyona geçmemizle birlikte tüm işlemlerimiz neredeyse evraksız şekilde yürümeye başladı. Laboratuvar cihazlarını da sisteme entegre etmemizle Çözüm LBYS (Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi) de devreye girdi. Artık laboratuvar sonuçlarını da sistemden alabiliyoruz. Sistemi kullandıkça daha da tecrübe kazanıyor ve bu verilerden çok tecrübe kazanıyor ve bu verilerden çok daha kısa sürede sonuçlar alıyoruz. Artık işletme olarak hastanenin ilgili birimlerinde ne düzeyde işler yapıldığını takip edebiliyoruz. Kolayca takip edilebilir ve yönetim kademesinde ulaşılabilir, yorumlanabilir veriye dönüşmesi bizim için önemli bir ihtiyacı karşılıyor.

 HBYS’nin kullanılması ile birlikte hasta trafiğinde bir azalma söz konusu oldu mu? Sayısal bir veri verebilir misiniz?

            SSK hastalarının da devlet hastanelerinden yararlanabilmesini sağlayan kanunun yürürlüğe girmesinden sonra hasta sayımız oldukça arttı. Yeşil Kartlı hastaların dışarıdan ilaç alabilme hakkı yürürlüğe girince onlarda bu yoğunluğa eklendi. Bu artış sadece bizde değil, tüm Türkiye’deki hastanelerde oldu. Hasta sayımızda artış olmasına rağmen kuyrukların önemli ölçüde azaldığını söyleyebiliriz. Otomasyon sistemi ile hastalarımız kuyruklarda harcadıkları zamanı geri kazandılar. 

 Otomasyon sisteminizin Personel Modülü’nün idari açıdan yönetime ne gibi katkıları oldu?

Otomasyon işinde sadece yazılım üretelerin değil, bunu kullanan insanlarında işini ciddiye alıp iyi yapması çok önemli. Otomasyon sistemi entegre bir sistem. Bu nedenle zincirin tüm halkaları sağlam olduğunda tam bir verim alabilmek mümkün oluyor.

Biz personelin zaman zaman çok büyük direnci ile karşılaştık. Çalıştığımız doktor ve hemşirelerin çoğunun bilgisayar okur-yazarlık seviyesi çok yüksek değildi. Bilgisayarı kendi çabalarıyla öğrendiler. Çalışanlarımız alıştıkları şekilde devam etmek istediler. Yeni sistemde daha çok hata yapma riski olduğunu düşündüler. Ama tam tersi bir durum söz konusuydu. İşlemleri daha az hata ile sonuçlandırmaya başlayınca sistemi bırakamayacak duruma geldiler. Sistem çalışmaya başladıktan sonra, kolaylıkları gördükçe personel programa sahip çıktı. Tabi bu da belli bir süreç aldı.  Manuel sistemi terk etmek her zaman kolay olmuyor. Bazen her türlü yeniliğe hayır diyor  insanlar.

Otomasyon konusunda bizim gibi taşrada hizmet veren bir hastanede sistemde bozukluklar olduğunda çok büyük problemler yaşıyoruz. Uzaktan müdahaleler her zaman sorunu çözemiyor. Hızlı müdahale bu alanda çok önemli.

 Sistemin mali yönden hastanenize katkıları ile ilgili istatistiksel verileriniz var mıdır?

Böyle bir rakam verebilmek için, önceden ne durumda olduğumuzu bilmemiz gerekiyor. Bunu bilmediğimiz için rakamsal ya da yüzde olarak ne kadar fark ettiğini şu an için söyleyemiyoruz. Daha önce istatistiksel bir çalışma yapmadık. Sistemimiz tam otomasyon değildi. Eksik modüllerimiz vardı.  Ancak mali kayıpların önlenmesi açısından belirgin bir artış olduğu yadsınamaz bir gerçek.

Şu anda biz hastanemizde tetkik kağıtlarını kaldırmış durumdayız. İstenen birimden doğrudan uç birimde hizmet veren birime evrak göndermek yerine bilgisayardan görebiliyoruz. İşlemlerin mali kayıtlara geçip geçmediğini kontrol edebiliyoruz. Hastanemizde 70'e yakın sözleşmeli personel çalışıyor. Bu kişileri her an kontrol etmek mümkün olmuyor. Otomasyon kullanmadan önce işlemler yukarıda bir kağıda yazılıyordu. Aşağıdaki başka bir görevlimiz bilgi işlem bankolarından işlem görmüştür diye kaşesini basabiliyordu ve bunun daha sonraki aşamada kontrolü mümkün değildi. Tam otomasyonda herşey kontrol altına alındı. Ufak bir yanlışlık anında görülebiliyor. Böyle bir suistimali ya da kaçağı tek aşamada önlemiş oluyoruz. 

  
           Hastanenizde Çözüm Kamera Sistemi’ni uygulamayı düşünüyor musunuz?Bu sistemi kullanmanın fiziksel düzenlemelerimizi yaptıktan sonra yararlı olacağını düşünüyorum. Fakat hastanemiz hep ek binalar şeklinde oluştuğu için kamera sistemi için çok sağlıklı bir fiziksel yapıya sahip değil. Hastanemizin çok sayıda girişi var. Bunların devamlı takibi gerekiyor.

 Çözüm Kiosk Sistemi’ni uygulamaya geçirmeyi düşünüyor musunuz?

Bu yönde de bir ön çalışmamız oldu. Kiosk Sistemi’nin sıra numarası almada poliklinik seçimlerinde avantaj sağladığını düşünüyorum. En azından bir tane koymayı düşündük. Kiosk uygulaması da yine mekan sıkıntısı yüzünden gerçekleştiremediğimiz bir uygulama. Ama bir şekilde devreye sokmayı düşünüyoruz.  

 Hastanenin fiziksel yapısı ve otomasyon sisteminin hastane yönetimine katkıları hakkında bilgi almak için Hastane Müdürü Mehmet Yılmaz ile görüştük.

 Çözüm HBYS’nin hastanenize yönetsel olarak sağladığı katkılar nelerdir? Kısaca özetler misiniz?

Biz devlet hastanesi olarak bölge hastanesi statüsünde bir hastaneyiz. Yatak işgal oranımız yüzde seksen bir. Hasta biliyor ki Kahramanmaraş Devlet Hastanesi’nde her şey var. Bu nedenle hastanemize ilgi oldukça fazla. Tabi hasta sayımızla orantılı olarak doktorlarımızın ameliyat sayıları çok arttı. Hastanemizde günlük 45-50 ameliyat yapılabiliyor. Her ameliyat karşılığı sonuçta hastane de para kazanmış oluyor. Tabi ki hastanın hastanemize gelmesindeki en önemli etkenlerden biri de doktor oluyor.

Hastane bilgi yönetim sistemi bize mali açıdan çok şey kazandırdı. Gelir seviyemizi aylık 1 trilyondan 3 trilyona çıkardık. Yani hemen hemen Üç kat artış gerçekleştirdik. Döner sermayemizi Sağlık Bakanlığı’nın belirlediği katsayılar oranında paylaştırabiliyoruz. Birim birim herkes hakkı olan parayı tavandan alıyor. Personel de tavanı yakaladığı zaman hastaneye itirazı kalmıyor. Ödeme yönünden de hastanemiz düzenli olarak döner sermaye ödüyor. Bu hesaplama işleminde, Çözüm HBYS’nin hastanemize katkısı çok büyük. Geriye dönük hiç borcumuz yok. Zamanında ve doğru hesaplanan döner sermayeden çalışanlarımız çok memnun.

Provizyon Sistemi’ni kullanıyoruz. Bu sistem sayesinde insanlar pirimlerini mecburen yatırmak zorunda kalıyorlar. Çünkü tedaviye başlamadan hak sahibi olup olmadığını sorguluyoruz. Sağlık Bakanlığı’mızın hastaları mağdur etmemek yönünde yayımladığı bir genelge var. Borcu olsa dahi biz öncelikle hastayı uyarıyoruz.

Vezneden polikliniğe sevkiyatta hastanın sıra numarası alması çok iyi bir uygulama. Adalet duygusunu burada gerçekleştirmiş oluyoruz. Herkes sırasını biliyor, itiraz etmiyor. Hastalarımız zaten hasta psikolojisi altındayken bir de uzun sıraları bekleyip strese kapılmıyorlar.

Ayrıca defter kayıtlarının ortadan kalkması israfı önledi. Yılda 150-200 bin YTL’ye yakın sadece istem formundan kaynaklanan kaybımız vardı bunu önlemiş olduk. Yani çözüm HBYS bize 600-700 bin YTL’ye yakın tasarruf sağladı.

Ayrıca istihdam konusunda da katkıları oldu. Hastanemizde yetmiş işçi çalıştırarak istihdam sağlamış ve yaklaşık üç yüz kişinin geçimini sağlamış olduk.

Hemşirelerimizin iş yükü çok azaldı. Artık hastalarımızın bakımına daha fazla zaman ayırabiliyorlar. Manuel işlemler onlarında çok  zamanını alıyor, bu da hizmet kalitesine ister istemez yansıyordu.

Ayniyat ambar takibiyle istemi yapılacak malzemelerin miktarını daha kolay takip etme imkanı bulduk. Stoklarımızda ne var? Hangi malzemeden ne kadar almamız gerekiyor? Bunlara artık çok kolay erişiyoruz.

SSK, Bağkur, Yeşil Kart alacaklarının takibini kolayca yapabiliyoruz. Otomasyondan önce bir laboratuvarda otuz teknisyen çalışıyordu. Bir hasta girişini üç kişi yapıyordu, şimdi poliklinikten kat sekreteri girişi yapıyor. Arkadaşlar sadece bandrolü okutuyor.

Otomasyon sisteminin hastanemize yüzde yüzün üzerinde katkısı var. Çözüm Bilgisayar’a verdiği katkılardan dolayı çok teşekkür ederiz.