İlk kez olarak, Telefonla Randevu Sistemini de kullanan Çanakkale Devlet Hastanesi için geliştirilmeye başlanan sistem, 2 haftalık çalışmadan sonra, aynı hastanede uygulamaya alınmıştır.

 Amaç, kurumun sağlayacağı her hangi bir kiosk cihazı ile hastaların, her hangi bir görevliye ihtiyaç duymadan, istediği servisten sıra numarsı alarak muayeneye esas ön işlemlerinin hasta tarafından yapılmasının sağlanmasıdır.

Çözüm Kiosk Sistemi, Hasta Takip Programı içinde bir alt modül olması nedeni ile, Kiosk cihazına hasta takip programının kurulmuş olması şarttır.

Kiosk Kullanım Yeri

Kiosk programı, hastaların hastane bankoları yerine doğrudan kendilerinin her hangi bir hastane görevlisinin yardımına ihtiyacı olmaksızın, kiosk cihazı kullanarak istediği poliklinik ve doktordan sıra numarası almalarını sağlar. İşlem esnasında hastanın yapacağı işlemler arka planda saklanır. Eğer işlem başarı ile bitirilmiş ise, çalışılan tarih için, sıra numarası alan hastanın işlem kaydını ilgili tablolara yazar. Böylece, bankolar önündeki yığılmalar engellenir.

Kiosk sayesinde SSK ve BAĞ-KUR’lu (bir süre sonra Emekli Sandığı ve Yeşilkart) hastaların muayene kaydı yapılmadan önce provizyon işlemlerinin yapılması da sağlanır. Bu sayede Kiosk’tan provizyon sorgusu yaparak provizyon sonucu olumsuz olan hastalar, muayene için kayıt yaptıramayacaklarını anlamış olurlar. Eğer provizyon sonucu olumlu ise provizyon sonucunun müsbet olduğuna dair aldığı fiş ile bankolara (hasta kayıt kabul işlemleri birimi) yöneltilebilir. Bu işlem sayesinde tüm Ülkemizde uygulanması zorunlu olan provizyon işlemlerinin yapılması, insan emeği kullanılmadan yapılabilmiş olacaktır. Ayrıca hastanın primlerini ödemediği halde, bilgisayarda kayıt yapılması gibi kişisel inisiyatifler de ortadan kaldırılmış olacaktır.

Kiosk Cihaz Gerekleri

Kiosk cihazında Çözüm HBYS’nin alt modülü olan Çözüm Hasta Takip Modülü kullanılacağı için, kiosk cihazında kullanılan bilgisayar özelliklerinin en az Pentium 4 tabanlı bir makine olması gerekmektedir. Cihazda en az bir 20 GB HD, 256 MB RAM, WINDOWS 2000, XP işletim sistemi ve Oracle lisansına ihtiyaç duyulur.

Ayrıca, Kiosk cihazının ekranı dokunmatik olmalı, üzerinde ihtiyaca göre barkod okuyucu, manyetik okuyucu ya da smart kart okuyucu bulunmalıdır.  Hastanın işlemi bittiğinde sıra numarası alabilmesi için bir barkod yazıcının da yine kiosk cihazında yer alması zorunludur.

Kiosk Cihaz Tanımlamaları

Kiosk cihazının kullanılabilmesi için, öncelikle Destek / Sistem Tanımları / Genel Tanımlar mönüsünün Genel sekmesinin alt tarafında yer alan Kiosk Modülü Kullanılacak parametresi işaretli olmalıdır.

Daha sonra yeni bir kullanıcı tanımlanarak (ya da mevcut her hangi bir kullanıcı üzerinde gerekli değişiklik yapılarak) o kullanıcının yetkileri yalnızca kiosk kullanacak duruma getirilmeli ve bunun için gerekli ayarlamalar bir defalığına yapılmalıdır.

Bu işlem için, Destek / Sistem Tanımları / Kullanıcılar / Yeni Kullanıcı mönüsünden girilerek yeni bir kullanıcı tanımlanmaldıır. Kullanıcı kodu ve adı yazıldıktan sonra, Kiosk kullanabilemesi için gerekli tablo, alan ve mönü yetkileri tanımlanmalıdır.

Ayrıca, bu ekranda iken, Kullanıcı Parametrelerinden Cihaz sekmesindeki gerekli tanımlamalar da yapılmaldır. “Kiosk Kullanım Şekli” Girişte Otomatik çalıştır olarak seçilmeli ve yine kurumun ihtiyacına göre de “Kiosk Kullanım Şekli” belirlenmelidir. Program 3 ayrı kullanım şeklini desteklemesine karşın, uzun vadeli bir çözüm için Mernis No (Ulusal Kimlik tanımlayıcısı olarak kullanılan ve Nüfus idaresi tarafından verilen numara) tercih edilmelidir. Ayrıca, kimi kurumlar, yalnızca kendi hastalarına verdikleri dosya numarasını da kullanabilmektedirler.

Kiosk cihazından sıra numarası almak isteyen kurum hastalarının sistem tarafından otomatik olarak provizyon da alınması isteniyor ise, bu kurum türleri belirtilmelidir. Programda 4 ana tür için provizyon sorgusuna yönelik yapı hali hazırda vardır. Ancak, halen bağ-kur provizyon verirken, SSK provizyon verme işini 7. ayda, Emekli sandığı ve Yeşilkart ise Emekli Sandığının provizyon vermeye başlaması ile başlayacaktır. Bu nedenle, provizyon sorgusu yapılması istenen kurum hastalarında, sistem provizyon numarası alamaz ise, hastanın da poliklinik seçmesine ve provizyon almasına izin vermez.

Kiosk cihazı bir yazıcıya sahip ise (diğer bir deyişle sıra numarası almak isteyene etiket basılarak verilecek ise), “Kiosk Cihazında Termal Yazıcı Kullanılacak” parametresi işaretlenmelidir. Bu alan işaretsiz ise etiket verilmez, işaretli ise sıra numarası etikete yazdırılır.

Yeni kullanıcı tanımları bitirildikten sonra, programa yeni tanımlanan kullanıcı ile girilerek, ana mönüdeki, yardım alt mönüsünde yer alan başlangıçta çalıştır işaretlenmelidir. Önce, “Windows Başlatıldığında Bu Program Otomatik Çalıştırılacak ?” ve ardından, “Kullanıcı Kodu ve Şifresi Hatırlansın mı ? (Evet Seçilir İse, Kullanıcı Giriş Ekranı Görüntülenmez. Programa Doğrudan Girilir.)” sorularına Evet cevabı verilmelidir.

Böylelikle kiosk ilk kez çalıştırıldığında (bilgisayarın ilk açılışında) windows’un ilk açılışını takiben program çalıştırılacak ve kiosk kullanıcı olarak tanımlı kullanıcı kod ve şifresi ile programa otomatik olarak girilecektir. Ayrıca, Kullanıcı tanımlarında sözü edilen tanımlar eşliğinde program otomatik olarak kiosk ekranını açarak, veri giriş için bekleyecektir.

Muayene olunabilecek polikliniklerin Kiosktaki poliklinik seçim listesinde gözükmesi gerekmektedir. Bu amaçla Destek / Kart Tanımları / Servis Tanımları / Servisler / Eski Servis Kartları mönüsüne girilerek, Harici Cihaz sekmesinde yer alan “Kioskta Göster” parametresi işaretli olmalıdır.

Yine aynı sekmede yer alan, “Kiosk Cihazından Günlük Verilebilecek En Yüksek Sıra Numarası” parametresi kiosktan alınacak en yüksek numarayı sınırlamak için kullanılabilir. Örneğin günlük 50 hasta muayenesi ile sınırlandırılmış bir poliklinik, 25. kişiden sonraya sıra vermemesi isteniyor ise, bu parametre 25 yapılarak, en son 25. sıra numarasının verilebilmesi sağlanır. Eğer o gün için o ana kadar alınan sıra numarası 25 ya da daha yüksek ise, ilgili poliklinik seçim listesinde bu poliklinik pasif olarak gözükür. Dolayısı ile hasta buradan sıra numarası alamaz. Böyle durumlarda sıra almak isteyen hasta, yalnızca banko olarak adlandırılan kayıt kısmından sıra numarası alabilir.

 Yine Servis tanımlarının Günlük Hasta ve Doktor Tanımları sekmesinde yer alan Haftalık Poliklinik Doktorları işlenir ise, her gün ilgili poliklinik listesi hazırlanırken, doktorun adı da hastanın poliklinik seçim ekranında gözükür. Böylelikle hasta, poliklinik seçerken, doktorunu da seçmiş olur.

Aynı sekmede yer alan Günlük hasta sayıları da sınırlandırılabilir. Örneğin bir günde ilgili poliklinik yalnızca 50 hastayı muayene etmesi istenir ise, ilgili gün alanına 50 yazılır. Böyle bir durumda, program 51. hastanın sıra no almasına izin vermeyecektir.

Her kurum için kiosk cihazına yönelik uyarı ve bilgilendirme amaçlı kurum uyarı tanımlamaları yapılabilir. Bu tanımlar için kurum tanımlarından uyarı konmak istenen kurum kartına girilip, “Kiosk Ekranında Görüntülenecek Uyarılar” olarak yazılır. Eğer, Kurum için yapılan uyarı ve bilgilendirmeler var ise (örneğin muayene öncesi ... evraklarınızı hazırlayın gibi), sıra numarası verilen son ekranda bu uyarılar hastaya gösterilecektir.

Yine, her bir servis için kiosk cihazına yönelik uyarı ve bilgilendirme amaçlı servis uyarı tanımlamalar yapılabilir. Bu tanımlar için servis tanımlarından uyarı konmak istenen servis kartına girilip, “Kiosk Ekranında Görüntülenecek Uyarılar” olarak yazılır. Eğer, Servis için yapılan uyarı ve bilgilendirmeler var ise (örneğin muayene olacağınız servis x katında y numaradadır gibi), sıra numarası verilen son ekranda bu uyarılar hastaya gösterilecektir.

Kiosk Kullanımı

Kiosk Modülü, Cihaz kullanımı tamamen hastaların başkalarına ihtiyaç duymaksızın kendi başlarına ve istedikleri servise kayıtlarını yaparak, sıra numarası almasını sağlar. Yaygın kullanım, hastanın sağlık karnesine yapıştırılan barkodun, barkod okuyucu tarafından okutulması esasına göre çalışır. Barkod üzerinde hastanın mernis no (vatandaşlık numarası) veya dosya numarası yer alır. Ayrıca, eğer kiosk üzerinde barkod okuyucu yok ya da hasta yanında barkodunu okutacağı bir belge yok ise ekranın sağ alt köşesinde yer alan tuş takımını kullanarak işlemi başlatmasını sağlar.

İlk ekran dışındaki, işlem adımlarını içeren tüm sayfalarda zamanlayıcı vardır. Bu 20 saniyelik bir süre olup, ilk 5 saniyesinden sonra, kalan zaman da ekranda gösterilir. Kiosk kullanıcısı ilk giriş sayfası dışı, her hangi bir aşamada seçimde ya da cevapta bu süreyi aşar ise, sistem otomatik olarak yapılan işlemleri iptal ederek ilk giriş ekranına döner.