Çözüm Telefonla Randevu sistemi; Hastane, Dispanser, Sağlık İstasyonları, Poliklinikler için geliştirilmiştir. Çözüm Hasta Takip ve Çözüm İnternetten randevu sistemi ile entegre çalışabililir. Sistem muayene için başvuran hastaların hastaneye gelmeden telefon aracılığıyla randevularını almalarını sağlar.

      Özellikler;

     Randevu programı kullanıcıların seçimine bırakılmış bir çok özellikler içermektedir. Bu özellikler Parametreler bölümünden açılıp kapanır.

      En son randevu verilen günden bir sonraki güne geçiş yapılacak saat kullanıcı tarafından belirlenebilir. Saat: 08:00:00 girdiğiniz zaman sistem her sabah bu saatte otomatik olarak kendisi bir sonraki güne geçer.

      Eğer randevu saatlerinin başvuru sahiplerine 09:36 yerine 09:30,09:35 gibi küsuratsız rakamlar söylenmesi isteniyorsa bu parametreye istenilen değeri (5,10 gibi) girilebilir.

     Hasta randevu alacağı zaman sicil veya Çözüm Hastane Otomasyonu ile entegre kullanılıyorsa dosya numarasını tuşlaması için sistemin kaç saniye bekleyeceğini belirlemek kullanıcıya bırakılmıştır Başvuru sahibi sicil veya dosya numarasını girdikten sonra * (yıldız) tuşuna basarak da işlemine devam edebilir. Tanımlanan süreyi beklemek zorunda değildir.

     Çözüm Hastane otomasyonu ile entegre kullanılmadığında kişinin girdiği sicil numarasının yanlış tuşlanabilme durumuna karşı arayan hastaya tuşlanan sicil numarasının okunup doğruluğu kontrol ettirilebilir.

      Çözüm Hastane Otomasyonu ile entegre çalışmaktadır. Entegre kullanıldığında Sistem hastanın Çözüm Hastane Otomasyon Sisteminde kayıtlı dosya numarasına göre randevu verir. Eğer kişinin tuşladığı Bilgisayar Dosya Numarası sistemde kayıtlı değil ise randevu alamaz.

      Randevu alan hastaya randevu bilgilerinden hangilerinin söyleneceğini, kullanıcılar kendileri belirleyebilir. Örneğin; sadece randevu tarihinin söylenip sıra numarasının söylenmesi istenmiyor ise Parametreler bölümündeki Randevu Numarasını Söyle Parametresi devre dışı bırakılır. Yine aynı şekilde randevu günü Pazartesi, Salı gibi söylenmesi isteniyorsa Randevuda Tarih Söyleme özelliği kullanılır.

     Randevu zaman ayarları Sabah, Öğle, Akşam olmak üzere 3 dilimden oluşur. Her dilim içinde kendine göre saat ve süre ayarları yapabilir veya devre dışı bırakılabilir. Ayrıca Akşam diliminde bir çok hastane uzatılmış mesai olarak poliklinik yapmaktadır. Bu tip hastaneler Gönüllü çalışma parametresi ile arayan kişiye seçimli olarak uzatılmış mesai içinde randevu almasıı sağlanabilir.

      Çözüm Telefonla Randevu Sistemi sadece bir günlük randevu vermemektedir. Program içinde belirlenen randevu gün sayısına göre randevu verebilir.

     Uzun süreli resmi veya dini bayram tatillerinde her polikliniğin günlük ayarlarında kapatmak yerine sadece tatil tarih aralığını yazarak tatil boyunca gelen tüm çağrılar randevunun tatil bitişinden bir sonraki güne yönlendirilmesi sağlanabilir.

     Sistem aynı zamanda Cumartesi günleri de randevu verebilmektedir. Eğer hastane Cumartesi günleri poliklinik yapıyor ise bu özellik kullanılabilir.

      Randevusuna gelmeyen hastanın bunu süreklilik haline getirmelerini engellemek için hastanın randevusuna gelmediği sayı, belirtilen sınırı aşmış ise sistemin bu tür hastaları uyarması veya randevu vermemesi sağlanabilir.

      Aynı kişinin bir polikliniğe birden fazla randevu alması kontrol edilmektedir. Bu özelliği Çözüm Hastane Otomasyon Sistemi ile entegre kullanıldığında kullanılması önerilir. Sicil takipli randevularda sigortalının yakınları da aynı sicil numarasını taşıdığı için mağduriyetlerine yol açabilir.

      Randevu alan hastaların tekrar geri aranarak randevu onayı alınabilir. Eğer geri arama özelliği kullanılmak isteniyorsa Diğer parametreler bölümünden geri arama ayarlarının yapılması gerekir. Geri arama işlemi onay alınmadığı durumda kaç defa tekrarlanacağı, sistemin bulunduğu ilin alan kodu, geri aramada hangi hatların kullanılacağının belirtilmesi gerekir.

     Aynı branşa ait olan birden fazla alt poliklinik tek başlık altında toplanarak bunlar bir birleriyle ilişkilendirilebilinir. (Örneğin Dahiliye 4 tane olup hep sine ayrı ayrı randevu veriliyor ise) Ayrıca bu poliklinikleri ilişkilendirmek için bir tane ana poliklinik tanımlanması gerekir. Bu sayede aynı branşdaki polikliniklere hastaların eşit dağıtılması sağlanır.

     Sistemin en büyük özelliklerinden birisi de Sağlık Kurulu' dur. Sağlık Kurulu olduğu günlerde kişilerin randevu alırken otomatik tanımlanan polikliniklere göre randevu alması sağlanır. Sistemi arayan hak sahibi bu polikliniği tuşladığı zaman yapılan tanımlara göre gerekli polikliniklerden sırasını kendisi alır. Yalnız bu servis de sadece Rezerve yerler üzerinde işlem yapar. Sağlık Kurulu olan polikliniklerin hangi saatler arası Sağlık Kurulu yapacaksa o saatlerin randevu da Rezerve olarak ayarlanması gerekir. Servis Arası Sıra Atlama Aralığı ne verilmiş ise arayanın durumuna göre tanımlanmış polikliniklerin hepsinde sırayı otomatik kendisi alır. Hastanın her poliklinik için ayrı ayrı almasına gerek kalmaz. Hepsi aynı saate yakın zaman dilimi içindedir. Bu şekilde hastaların da zaman kaybını engelleenmiş olur.

     Program ile ilgili herhangi ayar veya sistem bakım işlemi yapılıyor ise, sistem askıya alınmalıdır. Sistem askıya alındığında bağlı bulunan mevcut çağrıları kapatmaz, hatların kapanmasını bekler.

     Hatlar kapandıktan sonra gelen çağrılara ise “Sistemimiz geçici olarak devre dışıdır. Lütfen daha sonra Tekrar arayınız.” mesajı okunur. Ayrıca kullanıcı isterse bu mesajı kendisi de değiştirip istediği mesajı yerleştirebilir. Sistem askıya almadan ve hatların kapatmasını beklemeden programdan çıkılmaz.

      Anında tarihe göre randevu verilen poliklinikleri görebilir. Bu polikliniklerin randevu verildiği hasta sayıları, takip edilebilir.

      Randevu verilen polikliniklere göre gün sonunda gelen hasta sayıları işlenerek daha sonra randevu gelme oranları ile ilgili bilgileri alınabilir.

      Çözüm Hastane Otomasyonu ile entegre kullanıldığında işlenmesine gerek yoktur. Sistem Hasta Takipden otomatik alır.

     Randevu dosyalarını verilen tarih aralığına göre toplu oluşturabilir veya bir önceki aya ait günlük randevu çizelgeleri bir sonraki aya otomatik aktarılır.

     Telefonla randevu sisteminin Mesaj dosyaları dikkat edilmesi gereken bir konudur. Çünkü başvuru sahipler bu mesajlarla yönlendirilmektedir. Bu mesajların yüksek sesli ve anlaşılır olması gerekir. Tüm mesaj dosyalarını kullanıcılar kendilerine göre değiştirebilir.

     CLIP (Calling Line Identification Presentation - Arayan Numaranın Görülmesi), arayan abonenin telefon numarasının aranan abonenin telefon makinesiı ekranında görülmesi özelliğidir. Bu özelliği Çözüm Telefonla Randevu sistemi de desteklemektedir. Eğer arayan kişinin bağlı bulunduğu santralin CLIP özelliği var ise ve kullanılan Dialogic kartın CALLER ID özelliği mevcut ise sistemi arayan kişilerin numarası otomatik saklanır. Bu sayede sistemi sürekli meşgul eden kişilerin numaralarını da tespit edebilirsiniz.

     ENTEGRASYON

     Telefonla randevu sistemi Çözüm Hasta Takip yazılımı ve İnternet'ten randevu ile entegre çalışmaktadır. Hasta takip programında Destek/Program Tanımları/ Randevu sekmesinde Randevu Dosyalarının Bulunduğu Klasör parametresinin değer [ORACLE] olması gerekmektedir Bu sayede Hasta Takipte verilecek yeni sıralar randevuda kalındığı yerden devam etmektedir. Telefonla randevu sistemini Hasta takip ile entegre çalıştırmak kuruluşa çok büyük kolaylıklar getirmektedir.

      Alınan randevuları, doktorlar artık listeden değil bilgisayardan da takip edebilmektedir.

      SSK Hastaneleri için randevu alanların termal yazıcılar aracılığıyla toplu etiketlerinin hazırlanarak polikliniklere listeler ile birlikte gönderilip protokol defteri ve reçetelere yapıştırılır. Barkod etiketli reçeteler sayesinde Eczanede Reçete hazırlama süresinin daha da düşürülerek reçete kuyruklarının yok olması sağlanır. Çözüm İnternet'ten randevu Entegrasyonu içinde Oracle'ın aynı kullanıcıya kurulur.

     Çözüm Telefonla Randevu programının Referans Listesi yer almaktadır. Hastane adı karşısındaki rakamlar hat sayılarını göstermektedir.