Günümüzde HBYS sadece kurum içi süreçleri etkileyen ve bu süreçlerden etkilenen basit bir yapı olmaktan çıkıp diğer bilişim sistemleri ile de etkileşime sahip ve bu sistemlerle de karşılıklı veri alış verişi yapabilen kompleks sistemlere dönüşmüştür. Öyle ki, kurum veri tabanında bulunan tüm verilerin gerektiğinde kullanılmak, saklanmak, işlenmek üzere başka bir veri tabanına kurumca öngörülen içerik ve kapsamda aktarılması, ortak kullanılacak başkaca verilerin MHRS, KPS, ÇKYS, MEDULA ve ihtiyaç halinde diğer sistemlerden kurumun kullanmakta olduğu sisteme sanal ortamda aktarılması, cihaz ve sistem entegrasyonu, Sağlık Net uygulamaları, kurum içi planlama, organizasyon, karar destek ve iş akış süreçlerinin iyileştirilmesi, kaynak yönetimi ve tasarrufu sağlanması ile iş zekası ve kalite yönetimi gibi ihtiyaçlara da cevap vermektedir.

            Böylesine kompleks bir yapıda HBYS uygulama yazılımının temel gerekleri olarakta başta demonstrasyon olmak üzere, data aktarımı, eğitim, uygulama, kontrol ve muayene, bakım onarım ve teknik destek hizmetleri ile cihaz entegrasyonu karşımıza çıkmaktadır. Uygulamada istekli firmaların, kesinleşen ihale kararı sonrasında ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinden başlayarak demonstrasyona davet edildikleri bilinmektedir. Demonstrasyon, köken itibariyle fransızca bir sözcük olan “démonstration” sözcüğünden dilimize yerleşmiş olup, dilimizde “tanıtım gösterisi” anlamına gelmektedir.

            HBYS hizmet alım ihalelerininde bilgilendirme sunumu olarak adlandırabileceğimiz demontrasyonun uygulamada birtakım açmazlar ile birlikte anıldığı görülmektedir. Açmazlardan ilki, kimi kurum yöneticilerinin halihazırda kuruma hizmet sunmakta olan HBYS firmasını bildikleri ve bu programı kullandıkları gerekçesiyle demonstrasyonda programın Teknik Şartnameyi karşılayıp karşılamadığını tespit etmekten ziyade şahsi program istek ve taleplerini dile getirdikleri bir platform olarak kullanmasıdır. Oysa ki, demonstrasyon halihazırda kurumda hizmet sunmakta olan firmanın sektördeki hızlı değişmeye ne denli uyum sağlayıp sağlamadığını belirleyecek en güzel ölçüttür. Örneğin dün masaüstü yazılımlar tercih edilirken günümüzde web tabanlı mimariye sahip yazılımlar tercih edilmektedir.

            İkinci açmaz, demonstrasyonu kurum adına genellikle tek bir kişinin yönlendirmesi ve demonstrasyona katılan kişilerin ihale komisyonu üyelerinden ziyade kurumda çalışan diğer personeller olmasıdır. Katılımcıların yönlendirici üyenin direktifleri ile hareket etmeleri çoğu zaman şahsi değerlendirmelerini yapmaktan kaçınmaları ve maalesef demonstrasyonun yönlendirici üyenin beklentileri ve kanaati ile şekillenmesi ile sonuçlanmaktadır. Demonstrasyonun, makul ve anlaşılabilir bir tutum ile yönetilmesi, soruların HBYS programının açığını bulmaya değil, onu tanımaya, ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını tespit etmeye, eleştirel değil yapıcı sorgulamalar içermeye, elbette HBYS sektörünün ilerlemesine ve kurumlarımızın daha iyi hizmet almasına aracılık etmesi beklenmektedir.

            HBYS Demonstrasyonlarında karşılaştığımız üçüncü açmaz ise, ihale komisyonu üyelerince demonstrasyon safahatine uyulmaması ve sonrasında gerçekleşen muhtemel sorunlarla ilgilidir. Demonstrasyonun amacının HBYS programının Teknik Şartnameye uygunluğunun test edilmesi ve teklif edilen programın tanınması olduğu düşünüldüğünde kurumda yapılan demonstrasyonun bir safahatinin olması gerekliliği karşımıza çıkmaktadır. Demonstrasyonun safahati diyerek kastettiğimiz husus, kurumca hazırlanan Teknik Şartname nasıl kendi içerisinde bir düzen ve hiyerarşi barındırıyorsa aynı düzen ve hiyerarşinin demonstrasyon içinde geçerli olmasıdır. Demonstrasyona programı tanımakla başlanmalıdır. Uygulamada, hasta kayıt/ kabül modülü yerine ilk olarak hemşire modülünden başlanmasının talep edildiğine bizzat tanık olunmuştur. Sıralamanın bozulması durumunda programın bir bütün halinde tanınmasında ciddi güçlükler çekilecektir. Hasta kayıt kabul işlemi gösterilmeden hasta çıkış işleminin gösterilemeyeceği, vezne modülü gösterilmeden fatura modülünün gösterilemeyeceği bilinmelidir.

            Bir diğer açmaz ise, HBYS gibi spesifik bir yazılımın demonstrasyonunda teknik bilirkişi desteği almak yerine genellikle kurumda çalışan bilgi işlem sorumlusundan istifade edilmesidir. HBYS' nin yetkinliğinin test edilmesinin ancak ve ancak bu konuda eğitim almış kişilerce yapılabileceği, buna ihale mevzuatınında işaret ettiği gözetilmeksizin kimi zaman kurum içinde çalışan bilgi işlem sorumlusunun kimi zaman kurumun bulunduğu ildeki, ilçedeki bilgisayar öğretmenlerinin, eğitimcilerin teknik bilirkişi olarak atanmaları gerek görevlendirilme amaçlarına gerekse de ister istemez uzmanı olmadıkları bir konuda değerlendirmede bulunmalarına sebebiyet vermektedir. Kamu İhale Kurumu'da vermiş olduğu kararlarda teknik bilirkişi olarak görevlendirilen kişilerin o işin uzmanı olduklarını belgelemeleri gerektiğine işaret edip, aksi halde bu kişilerin teknik bilirkişi olarak görevlendirilemeyeceğini karar altına almaktadır.

            Sıklıkla karşılaştığımız son ve beşinci açmazımız ise, demonstrasyon sonrasında tutulması gereken tutanağın sunum sonrasında huzurda karşılıklı imzalar atılmak ve var ise muhalefet şerhi eklenmek suretiyle hazırlanması gerekirken bunun yapılmayıp, kurum yetkililerince sonradan tanzim edilmesi ve demonstrasyona ilişkin yapılacak itirazların belkide bu şekilde bertaraf edilmesidir. Oysa ki, 2010/61 Sayılı Sağlık Bilgi Sistemleri konulu Genelge'nin eki HBYS Alım Kılavuzunun 2.1.10.7 Maddesi, demonstrasyon sonrasında karşılıklı imzaların olduğu demonstrasyon tutanağının huzurda tutulmasını ve varsa muhalefet şerhini barındırmasını zorunlu kılmaktadır.

            Neticeten yukarıda saydığımız açmazlara aklıselim bir şekilde yaklaşan sağlık profesyonellerimizden demonstrasyon sürecinde herhangi bir kamusal zarara sebebiyet vermemek ve istekli firmaların hak kaybı yaşamalarını engellemek adına, usulüne uygun demonstrasyon istemelerini, demonstrasyonda yazılımın teknik şartnameye uygunluğunu test etmelerini, demonstrasyonu tek bir yönlendirici üyeden ziyade komisyon üyelerinin tamamının katılımı ile gerçekleştirmelerini, demonstrasyon safahatine uymalarını, teknik bilirkişi üyeyi özenle seçmelerini ve son olarak demonstrasyon sonrasında tutulan tutanağı huzurda ve karşılıklı imzalar atılmak suretiyle ve varsa muhalefet şerhi eklenmek sureti ile düzenlemelerini önemle hatırlatıyoruz.

            Yılların birikimi neticesinde milyonlarca koda sahip kompleks bir yapıya bürünen, sağlık kurumlarının neredeyse tüm bilişim ihtiyaçlarını karşılayan, üstün mühendislik teknolojileri ile donatılmış HBYS yazılımlarının yerine geçebilecek başkaca bir ikame aracının mümkün olmaması nedeniyle, siz değerli sağlık profesyonellerinin yukarıda işaret edilen demonstrasyon açmazlarına sizlerden beklenen dikkat ve ihtimamı göstereceğinizi samimiyetle umuyorum.

            İyi dileklerimle.