1 Eylül 2005 SSK Muayene Provizyon İşlemleri (Güncellendi)

            Sosyal Sigortalar Kurumu, 1 Eylül 2005 tarihinden itibaren, hastanelerde Muayene Provizyon işlemlerini başlatacaktır. Bu kapsamda, hastanelerde kullanılan otomasyon yazılımlarının Muayene Provizyon yapısına uygun olarak güncellenmesi gerekmektedir. Çözüm Bilgisayar Hastane Otomasyonu (Çözüm HBYS), SSK'ya ilk başvurumuzda hem Müstehaklık Provizyonu hem de Muayene provizyonu için SSK tarafından onaylanmıştı (Akredite edilmişti).

            Müstehaklık provizyon sisteminde, başvuran SSK lı hak sahipliği için SSK web sitesi üzerinden müstehaklık sorgulaması yapılmakta ve geriye dönen Provizyon Numarası faturada kullanılmakta idi. Müstehaklık işlemlerinde Kurumların sadece provizyon sorgulaması yapması yeterli iken Muayene provizyon işlemleri biraz daha karmaşıktır.

            Muayene provizyon işlemlerinin ilk bölümü 3 (üç) aşamadan oluşmaktadır.

            1 - Başvuran SSK lı hak sahibi için Muayenenin Başlatılması (Muayene Başlat işlemi). Şu an uygulama da olan Müstehaklık Provizyon sorgusuna karşılık gelmektedir. SSK, provizyon numarasına ek olarak Muayene Numarası döndürmektedir. Muayene işlem ve Muayene Bitir işlemlerinde bu muayene numarası kullanılmaktadır. Faturalarda hem provizyon numarası hem de muayene numarası bulunacaktır. (Her iki dizayn için de : Faturada muayene numarası için #MUAYENENO# kullanılmalıdır).

            2 – Hak sahibinin kurumdan hizmet aldığı sürece, yapılan işlemlerin SSK ya bildirilmesi (Muayene İşlem İşlemi)

            3 – Hak sahibinin kurumdan ayrılması ile birlikte Muayene İşleminin Tamamlanması (Muayene Bitir İşlemi)

            Hak sahibi bir önceki hastanede aynı servis için muayene olmuş ise ve Muayene Bitir işlemi yapılmamış ise, yeni başvurduğu hastanede, SSK web servisleri izin vermeyeceği için muayene işlemi başlatılamayacaktır. Dolayısıyla işlemi biten hastaların Muayene Bitir işlemleri mutlaka yapılmalıdır, diğer türlü hastanın aynı poliklinik için hastaneye yeni başvurusu kabul edilmeyecek ve mağdur olacaktır.

            Muayene işlemini yapan doktorun uzmanlığı ile işlemin yapıldığı servisin uzmanlığının uyuşması gerekmektedir. Diğer türlü SSK web servisi muayene başlat işlemini kabul etmeyecektir.

            1 Eylül 2005 tarihinden önce, muayene servisini kullanacak hastanelerin, provizyon işlemi yapacak kullanıcıları ve hastanede çalışan doktorları SSK web sitesi üzerinden tanıtmaları gerekmektedir.

            Uygulama ile ilgili Çözüm Hasta Takip programında yapılması gereken işlemler ve detayları aşağıda açıklanmıştır.

1 – Muayene Başlat, Muayene İşlem veya Muayene Bitir işlemlerini yapacak kullanıcılar için, SSK web sitesinde kullanıcı bilgileri tanımlanmalıdır. (Bu işlem Hastane ile SSK arasındaki bir işlem olması nedeni ile, bu işlemler yazılım üreticilerinin –dolayısı ile firmamızın- bilgisi dışındadır. SSK Yönetici modülüne girmek için http://www.ssk.gov.tr  adresinden, e-saglik giriş tuşuna basılmalı, ekrana gelecek web uygulama listesinden, yönetici satırının sağındaki linke tıklanmalıdır. SSK Tarafından verilen yönetici kullanıcı adı ve şifresi girilerek ilgili tanımlamalar yapılmalıdır). 

SSK tarafından verilen kullanıcı kodları otomasyon içinde uygun yere kayıt edilmelidir. Bunun için Destek\Sistem Kontrol\Kullanıcılar\Eski Kullanıcı menüsünden girilerek doğru kullanıcı kartı bulunmalıdır. Kullanıcı parametreleri tuşuna tıklanır. Cihaz sayfasına geçilir. SSK Provizyon Kullanıcı Kodu alanına ilgili kod yazılır.

            Provizyon sistemini kullanacak tüm kullanıcılar, SSK web sitesinde tanımlanmalı ve alınan kodlar otomasyon programına girilmelidir. Aksi taktirde ilgili kullanıcı provizyon işlemlerini yapamayacaktır.

2 – Kurumda görevli tüm doktorların SSK internet sitesinden kayıtları yapılmalıdır. (SSK Yönetici modülüne girmek için http://www.ssk.gov.tr  adresinden, e-saglik giriş tuşuna basılmalı, ekrana gelecek web uygulama listesinden, yönetici satırının sağındaki linke tıklanmalıdır. SSK Tarafından verilen yönetici kullanıcı adı ve şifresi girilerek ilgili tanımlamalar yapılmalıdır). Bu sayede doktorlar SSK web servisine tanıtılmış olacaktır. Ayrıca, Destek\Kart Tanımları\Personel Tanımları\Personel Tanımları\Eski Personel menüsünden her bir doktorun kartı açılır ve Kimlik No alanı doldurulur.

3 – Halihazırda Müstahaklık provizyon işlemleri devam etmektedir. Muayene provizyonuna geçilmesi için Destek\Program Tanımları\Provizyon sayfasında “Muayene Provizyon Sistemi Kullanılsın” parametresi işaretlenmelidir. Sisteme yeni bağlanan terminallerde Provizyon sorgulamasında Muayene Provizyon ara yüzü görüntülenecektir. (Ancak, mevcut sistem 30.08.2005 tarihine kadar geçerli olacağı için, bu işlemin 01.09.2005 tarihinden itibaren yapılması gerekmektedir. Bu nedenle, Muayene Provizyon Sistemi Kullanılsın parametresi 01.09.2005 (1 Eylül 2005) tarihi itibarı ile işaretlenmelidir.)

4 – SSK’nın provizyon işlemlerinde kullandığı tanımların Hasta Takip içerisine alınması için Destek\Kart Tanımları\Provizyon Tanımları\SSK Provizyon Parametreleri menüsüne girilir. Tür alanında SSK Servislerinin kullandığı parametre türleri listelenmektedir. Her bir tür içeriği SSK dan ayrı alınabileceği gibi, tüm tür içeriği F5 – Tümünü Sorgula tuşu ile topluca sırası ile alınabilir. SSK’dan içerik alma işleminde, önce SSK ile web servisleri üzerinden bağlantı kurulur. Tür içeriği alınır ve hastanedeki Oracle veritabanına kayıt edilir.

            Tür içeriklerini sırası ile almak için, Tür alanından uygun olanı seçilir ve F2 - Sorgula tuşuna basılır. Örneğin “İl” ele alındığı varsayılsın. Bu aşamada SSK Sitesinden İl içeriği sorgulanır, alınan bilgiler ekranda görüntülenir. Sırası ile diğer türler için de aynı işlem uygulanır.

            Sözleşme alanı, Tür alanında Sözleşme İşlemleri seçili olduğunda aktif olmaktadır. Default (varsayılan) Tüm seçilidir. Bu durumda F2 tuşuna basıldığında, tüm sözleşme maddeleri için sorgulama yapılır. Eğer sözleşme maddeleri için ayrı sorgulama yapılacak ise, ilgili sözleşme kalemi seçilir ve F2 tuşuna basılır.

            Sözleşme işlemleri ve tanı listesi, kayıt sayısının fazla olmasından dolayı zaman almaktadır.

5 – Destek\Kart Tanımları\Servis Tanımları\Servisler\Eski Servis menüsünden, muayene işlemi yapılan tüm servis kartlarına sırası ile girilir. Takipli İşlemler sayfasındaki Uzmanlık Kodu alanı, SSK parametreleri ara yüzünde bulunan Uzmanlık Kodlarından uygun olanları ile doldurulur.

Muayene Provizyon Ara Yüzü

1 – Bilgi [239] : provizyon.dll bulunamadı hatası görüntüleniyor ise, çalışan terminalde system32 dizini içerisine bu dosyanın kopyalanması gerekmektedir. (Normal güncellemede program bu dosyayı otomatik olarak ilgili dizine kendisi kopyalamaktadır).

2 – Ara yüz açıldığında, Muayene başlatılmamış ise, işlemin başlatılması için otomatik sorgulama yapılır. Muayene başlatma işlemi, SSK hak sahiplerinin her başvurusu için yalnız bir kez yapılır. İşlem başarısız ise ve tekrar sorgulama yapılmak istenirse F2 – Muayene Başlat tuşu kullanılır. İşlem başarılı ise, SSK tarafından verilen Provizyon Numarası ve Muayene Numarası sol üst köşede görüntülenir.

3 – Muayene İşlem: Hastalara verilen hizmetler ve yapılan tetkiklerin SSK ya gönderilmesi işlemidir. Muayene Bitir işleminden önce yapılmalıdır. Bu işlem günlük yapılabileceği gibi, Muayene Bitir işleminden önceki herhangi bir zamanda da yapılabilir. Hastaya verilen hizmetler ve tetkikler ekranın orta bölümünde listelenmektedir. F5 – Muayene İşlem tuşuna tıklandığında, sırası ile tüm hizmetler SSK ya gönderilecektir. Başarılı gönderilen satırların sonuç sütununda “0” yazacaktır. Başarısız olanlar için bu değer sıfırdan farklı olacaktır. Açıklama sütununda gönderilememe nedeni yazılacaktır (Resmi hizmet kodu farklı girilmiş, SSK tarafından kabul edilmemiş –bir tahlil ancak bir günde bir kez yapılmaya uygun ve kurum aynı tahlili aynı günde 2 kez yapmış- olabilir). Gerekli düzenlemeler yapılarak tekrar gönder yapılmalıdır (İkinci kez gönder işleminde, önceki defa gönderilmiş olanlar dışındakiler (henüz SSK’ya gönderilmemiş olanlar) gönderilecektir.

            İşlemlerin Resmi hizmet kodları ile birlikte SSK sözleşme kodları da gönderilmektedir. Dolayısıyla SSK Provizyon parametrelerinin, bu işlemden önce mutlaka hastane veritabanına yüklenmesi gerekmektedir.

            İşlemler topluca gönderilebileceği gibi, işlem üzerinde sağ tuşa basılarak açılan menüden SSK’ya gönder seçilerek tek gönderilebilir. Yine buradan, gönderilen bir işlem İptal Et menüsü ile iptal edilebilir.

            Bir işlem için doktor tarafından rapor düzenlenmiş ise, Muayene işlemlerinin Rapor sütununda Yazıldı ifadesi ile diğerlerinden ayrılmaktadır. İşlemler için yazılan raporlar da SSK ya gönderilmektedir.

4 – Muayene Bitir: Muayene İşlem aşamasından sonra uygulanır. Hastaya en az bir adet ICD 10 teşhisi girilmiş olmalıdır. Hekim veya heyet raporu düzenlenmiş ise, bu bilgiler de SSK’ ya gönderileceği için sisteme kayıtlı edilmesi gerekir.

            Tek hekim raporu doktor tarafından doktor işlemleri menüsünden girilerek düzenlenebilir. İstirahat gün sayısı 1-10 arasında olmalıdır. Daha fazlası için heyet raporu gerekmektedir.

            Heyet raporu için Sağlık Kurulu raporu kullanılabilir. Sağlık Kurulu rapor tanımında Rapor Tipi alanında “İzin İstirahat” seçilmiş olmalıdır.

            İşlem F8 – Muayene Bitir tuşu ile yapılır. Sonuç başarılı ise, sağ üst bölümde bilgiler görüntülenir. SSK tanıları 2 düzeyli olup, hastane doktoru 3 düzeyli teşhis belirlediğinde, SSK’nın kabul etmesi için bu teşhis 2 düzeyli hale getirilerek gönderilmektedir. Başarılı Muayene bitirme işlemi sonucunda, SSK sonuç raporu göndermektedir. F6 – Sonuç Rapor tuşu ile SSK’nın gönderdiği rapor görüntülenip, yazdırılabilir.

Provizyon Sorguları

            Günlük Muayenesi yapılan hastalar, yapılan/yapılmayan provizyon sorguları, başarılı/başarısız sonuçlar vb. bilgilerin alındığı rapor ekranıdır. Raporlar\Faaliyet Raporları\Provizyon sorguları menüsünden girilir.

            Önceki kriter parametrelerine ek olarak, SSK Muayene kriteri eklenmiştir.  Tümü, Bitti, Bitmedi seçenekleri mevcuttur. Bitti seçildiğinde, Muayene Bitir yapılanlar, Bitmedi seçildiğinde Muayene Bitir yapılmayanlar listelenir.

            Sağ üst bölümdeki grid üzerinde sağ tuşla açılan menüde Provizyon Sorgula seçildiğinde, SSK hastaları için Muayene Provizyon ekranı görüntülenir.

Sıkça Sorulan Sorular

1 – 1 Eylül 2005 tarihi olmasına rağmen SSK için halen eski provizyon ekranı gelmektedir. Yeni provizyon ekranı nasıl görüntülenecek?

Cevap: Muayene provizyonuna geçilmesi için Destek\Program Tanımları\Provizyon sayfasında “Muayene Provizyon Sistemi Kullanılsın” parametresi işaretlenmelidir. Sisteme yeni bağlanan terminallerde Provizyon sorgulamasında Muayene Provizyon ara yüzü görüntülenecektir.

2 – Yeni provizyon ekranı açılırken “Bilgi [239] : provizyon.dll bulunamadı” hatası görüntülenmektedir. Ne yapmalıyım?

Cevap: provizyon.dll dosyası sisteminizde yüklü değildir veya yüklenirken hata oluşmuştur. Hasta Takip programının yeni sürümünün ilk yüklendiği terminalde Windows\system32 dizini içerisinde çalışan sürümü bulunmaktadır. İlgili dosya, çalışmayan terminalde Windows\sytem32 dizinine kopyalandığında sorun giderilmiş olur.

3 – 1 Eylül 2005 ten itibaren yeni sisteme geçmek zorunda mıyız?

Cevap: Sağlık Bakanlığınca belirlenerek SSK’ya bildirilen hastaneler bulunmaktadır. Hem Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı hem de SSK’dan alınan bilgiler eşliğinde 11 ayrı hastane, pilot uygulama olarak seçilmiştir. Ayrıca, HBYS üzerine çalışan ve içinde firmamızın da bulunduğu 6 firma, bu hastanelerde pilot çalışma yapacaktır. Firmamız, Çözüm HBYS’yi kullanan Adana Çukurova Devlet Hastanesinde bu çalışmayı yapacaktır. Ayrıca, Firmamız SSK ve Sağlık Bakanlığı ile sürekli iletişim halindedir. Gelişme oldukça www.cozumbil.com.tr internet sayfamızda gelişmeler yayınlanacaktır.

4 – Yeni sistemin diğer sigorta kuruluşları (Bağ-Kur, Emekli Sandığı ve Yeşilkart) ile ilgisi var mıdır?

Cevap: Hayır. Diğer kuruluşların provizyon işlemleri aynı şekilde devam edecektir.

5 – SSK’nın şu anki provizyon sisteminde terminallere Kök Sertifika yüklenmesi gerekiyordu. Yeni sistemde buna gerek var mıdır?

Cevap: Evet. Güvenlik uygulaması aynı şekildedir. Yeni terminaller için kök sertifikanın yüklenmesi gerekmektedir.

6 – Muayene İşlem aşaması yapılmasa sorun olur mu?

Cevap: SSK’nın bu işlemle amacı, hastaya verilen hizmetlerin, yapılan tetkiklerin SSK Ankara merkezinde toplanmasıdır. Şu an için herhangi bir yaptırımı SSK tarafından açıklanmamıştır. İleriki zamanlarda Fatura kontrol aşamasında kullanılacağı, SSK’nın firmalarla yaptığı ilk toplantıda dile getirilmiştir.

7 – Muayene Bitir aşaması zorunlu mudur?

Cevap: Hastanın çıkışı yapıldıktan sonra, muayene bitir aşaması uygulanmaz ise, hasta aynı servis için başka bir hastaneye gittiğinde, SSK tarafından provizyon verilmeyecektir. Hastanın diğer hastanelerde mağdur olmaması için bu aşama mutlaka uygulanmalıdır. Aynı şekilde hastanın başvurduğu önceki hastanede muayene bitir aşaması uygulanmamış ise, hastaneye aynı servis için başvurduğunda SSK tarafından provizyon verilmeyecektir. Bu durumda önceki hastanenin öncelikle muayene bitir işlemini uygulaması gerekmektedir.

8 – Doktorlar, uzmanlıkları haricindeki konularda muayene işlemi yapabilecek midir?

Cevap: Hayır. Hastanın başvurusu aşamasında, Muayene Başlat işlemi ile başvuru servisi ve doktor bilgisi SSK merkezine gönderilmektedir. Merkezde bu bilgiler kontrol edilmekte ve uzmanlık dışı muayene istekleri geri çevrilmektedir. Bu yüzden servislerin uzmanlık kodlarının ve doktor tanımlarının hatasız yapılması gerekir.

9 – Hatalı muayene işlemleri için alınan provizyonlar nasıl düzeltilebilir?

Cevap: Muayene işlemi iptal edilebilir. Bu işlem için Provizyon ara yüzünde F3 tuşu kullanılır.